Кого в небольшом ООО назначить председателем экспертной комиссии, если у директора нет заместителей?

Вопрос
Кого в небольшом ООО назначить председателем экспертной комиссии, если у директора нет заместителей? В состав экспертной комиссии включили бухгалтера и сотрудника отдела кадров, секретарем ЭК назначили секретаря, директор этот приказ будет подписывать. А кто же должен быть председателем ЭК?
Отвечает

Основные правила работы архивов организаций (одобрены решением коллеги Росархива от 06.02.2002) устанавливают, что председателем экспертной комиссии (далее – ЭК) организации должен быть назначен один из руководящих работников организации, курирующий вопросы делопроизводства и архива (п. 2.2.3), т.е. совсем необязательно – заместитель директора. Это может быть один из наиболее квалифицированных работников, который организует и понимает специфику и содержание основных видов деятельности организации, особенно тех, которые ­приносят прибыль.

Но в данной ситуации самый главный вопрос не в том, кто будет подписывать приказ об образовании экспертной комиссии в небольшой организации, а в том, кто будет утверждать результаты ее работы ­(протоколы заседаний) и таким образом нести ответственность:

  • за правильность систематизации документального и архивного фондов (ведь ЭК рассматривает номенклатуры и описи дел),
  • за возможность всегда иметь в распоряжении те документы, с помощью которых подтверждается законность всех видов деятельности ­организации и правильность принятых управленческих решений,
  • за соблюдение сроков хранения документов, установленных в соответствии с требованиями действующего законодательства и на основании перечней документов со сроками хранения.

Обратите внимание на методологию ГОСТа Р ИСО 15489-1-2007 «Система стандартов по информации, библиотечному и издательскому делу. Управление документами. Общие требования», согласно которому все решения по управлению документами принимаются на высшем уровне управления организацией.

Не претендуя на участие учредителей и собственников ООО в проведении экспертизы ценности, считаем возможным, чтобы:

  • ее единоличный исполнительный орган (т.е. директор) был председателем ЭК (причем по должности)
  • и решения ЭК вступали в силу после их подписания председателем ЭК, т.е. директором, который несет фактическую ответственность и за документальный, и за архивный фонды, и за наличие документов, и за сроки их хранения.

Оформить это решение можно в приказе следующим образом (если организация не является источником комплектования государственного или муниципального архива и не должна согласовывать с ним приказ об образовании ЭК и положение об ЭК):

Пример 1. Приказ об образовании экспертной комиссии в небольшой организации

В процессе разработки положения об экспертной комиссии в настоящее время можно использовать Основные правила работы архивов организаций (одобрены решением коллеги Росархива от 06.02.2002), пока действующие до их предполагаемой отмены в 2015 году.

Оценить вопрос
s
В избранное
Внимание!
20% скидки на 2 полугодие 2021 г. на электронную версию журнала только в мае + 10% по промокоду на любой тип подписки (бумажная, электронная, комплект с доступом к базе знаний) = скидка от 30%

Для того, чтобы оставить комментарий, необходимо авторизоваться

Комментарии 0

Рекомендовано для вас

Как закрепить использование простой электронной подписи в СЭД

Наша компания состоит из нескольких юридических лиц, входящих в группу компаний, использующую единую внутреннюю СЭД. Руководство решило часть процессов (ознакомление с приказами, согласование документов) и документов (служебные записки, заявки, накладные на перемещение ТМЦ и др.) перевести в электронный вид с использованием простой электронной подписи (ПЭП). Какие наши действия, чтобы оформить все верно? 1. В группе компаний есть документ, который говорит, что документооборот в ней ведется в СЭД 1С. 2. Будет приказ об утверждении Положения об использовании ПЭП с указанием перечня документов, которые переходят в электронный вид, т.е. подписанные ПЭП. 3. Будет соглашение с каждым сотрудником, подписанное собственноручной подписью работника, о его согласии на использование ПЭП. Необходимо ли заключать соглашение об использовании ЭДО между нашими обществами, входящими в группу компаний, во внутреннем документообороте или достаточно вышеуказанных документов № 1–3?

Можно ли в тексте протокола сделать раздел «ОТМЕТИЛИ»?

Можно ли в тексте протокола заседания помимо разделов: «СЛУШАЛИ – ​РЕШИЛИ» выделить раздел «ОТМЕТИЛИ»? И таким образом структура текста протокола получится такой: – Председатель; – Секретарь; – Присутствовали; – Приглашённые; – Повестка дня; – Выступили (просто без текста выступления) указание Ф.И.О. и должности докладчика; – Отметили; – Решили; – Подписи председателя и секретаря.

Срок хранения заявлений на выплаты работникам на обустройство на новом месте

В нашей организации производят компенсационные выплаты на обустройство работников на новом месте жительства. Работник пишет заявление в жилищную комиссию, далее оформляется протокол жилищной комиссии и издается приказ о выплате компенсаций на обустройство на новом месте жительства. Срок хранения такого приказа – 50 лет по ст. 434 а) нового типового Перечня документов со сроками хранения 2019 года. Правильно ли срок хранения заявлений работников на ежемесячную жилищную надбавку определять по ст. 640 Перечня (заявления о предоставлении жилья, в т.ч. по договорам социального найма, и документы к ним – 10 лет)? Или они должны быть приложены к приказам по личному составу и храниться 50 лет, или приложены к протоколам жилищной комиссии и храниться постоянно?

Нужен гриф утверждения на протоколе экспертной комиссии?

Необходимо ли проставлять гриф утверждения на протоколе заседания экспертной комиссии? Дело в том, что в компании председатель комиссии – ​это директор, если оформлять гриф утверждения, тогда он будет и подписывать протокол, и утверждать его. Правильно ли это?

Когда названия документов писать с большой буквы и брать ли в кавычки?

Когда в преамбуле и по тексту договора стоит писать названия видов документов («Договор», «Устав», «Доверенность») с большой буквы? Так многие делают, почему? Когда наименования видов документов стоит оформлять с большой буквы и когда с маленькой, например, «Инструкция по делопроизводству» или «инструкция по делопроизводству», «Положение о…» или «положение о…»? Когда их брать в кавычки, а когда нет? Есть какая-то логика или можно писать как угодно?

Срок хранения заявлений на выплаты работникам на обустройство на новом месте

В нашей организации производят компенсационные выплаты на обустройство работников на новом месте жительства. Работник пишет заявление в жилищную комиссию, далее оформляется протокол жилищной комиссии и издается приказ о выплате компенсаций на обустройство на новом месте жительства. Срок хранения такого приказа – 50 лет по ст. 434 а) нового типового Перечня документов со сроками хранения 2019 года. Правильно ли срок хранения заявлений работников на ежемесячную жилищную надбавку определять по ст. 640 Перечня (заявления о предоставлении жилья, в т.ч. по договорам социального найма, и документы к ним – 10 лет)? Или они должны быть приложены к приказам по личному составу и храниться 50 лет, или приложены к протоколам жилищной комиссии и храниться постоянно?

Подскажите, пожалуйста, как правильно в деловой переписке сокращать двойные имена и двойные отчества адресата, написанные через дефис, например, Хож-Ахмед Султанович, Халимат Абрек-Зауровна?

Приказы о назначении ответственных

Необходимо ли ежегодно переиздавать приказы о назначении ответственных (например, за пожарную безопасность)? И уточнение: как сформулировать приказ о первичном назначении ответственных так, чтобы этим ежегодно не заниматься? Либо в ежегодном переиздании таких приказов все-таки есть свои плюсы?