Top.Mail.Ru

Кого в небольшом ООО назначить председателем экспертной комиссии, если у директора нет заместителей?

Вопрос
Кого в небольшом ООО назначить председателем экспертной комиссии, если у директора нет заместителей? В состав экспертной комиссии включили бухгалтера и сотрудника отдела кадров, секретарем ЭК назначили секретаря, директор этот приказ будет подписывать. А кто же должен быть председателем ЭК?
Отвечает

Основные правила работы архивов организаций (одобрены решением коллеги Росархива от 06.02.2002) устанавливают, что председателем экспертной комиссии (далее – ЭК) организации должен быть назначен один из руководящих работников организации, курирующий вопросы делопроизводства и архива (п. 2.2.3), т.е. совсем необязательно – заместитель директора. Это может быть один из наиболее квалифицированных работников, который организует и понимает специфику и содержание основных видов деятельности организации, особенно тех, которые ­приносят прибыль.

Но в данной ситуации самый главный вопрос не в том, кто будет подписывать приказ об образовании экспертной комиссии в небольшой организации, а в том, кто будет утверждать результаты ее работы ­(протоколы заседаний) и таким образом нести ответственность:

  • за правильность систематизации документального и архивного фондов (ведь ЭК рассматривает номенклатуры и описи дел),
  • за возможность всегда иметь в распоряжении те документы, с помощью которых подтверждается законность всех видов деятельности ­организации и правильность принятых управленческих решений,
  • за соблюдение сроков хранения документов, установленных в соответствии с требованиями действующего законодательства и на основании перечней документов со сроками хранения.

Обратите внимание на методологию ГОСТа Р ИСО 15489-1-2007 «Система стандартов по информации, библиотечному и издательскому делу. Управление документами. Общие требования», согласно которому все решения по управлению документами принимаются на высшем уровне управления организацией.

Не претендуя на участие учредителей и собственников ООО в проведении экспертизы ценности, считаем возможным, чтобы:

  • ее единоличный исполнительный орган (т.е. директор) был председателем ЭК (причем по должности)
  • и решения ЭК вступали в силу после их подписания председателем ЭК, т.е. директором, который несет фактическую ответственность и за документальный, и за архивный фонды, и за наличие документов, и за сроки их хранения.

Оформить это решение можно в приказе следующим образом (если организация не является источником комплектования государственного или муниципального архива и не должна согласовывать с ним приказ об образовании ЭК и положение об ЭК):

Пример 1. Приказ об образовании экспертной комиссии в небольшой организации

В процессе разработки положения об экспертной комиссии в настоящее время можно использовать Основные правила работы архивов организаций (одобрены решением коллеги Росархива от 06.02.2002), пока действующие до их предполагаемой отмены в 2015 году.

Оценить вопрос
s
В избранное
20% скидки на 2 полугодие 2021 г. на электронную версию журнала только в апреле + 10% по промокоду на любой тип подписки (бумажная, электронная, комплект с доступом к базе знаний) = 30%

Для того, чтобы оставить комментарий, необходимо авторизоваться

Комментарии 0

20% скидки на 2 полугодие 2021 г. на электронную версию журнала только в апреле + 10% по промокоду на любой тип подписки (бумажная, электронная, комплект с доступом к базе знаний) = 30%

Рекомендовано для вас

Как вывести дела долговременного хранения из описи постоянного хранения № 1

Прошу помощи экспертов в разъяснении ситуации в области архивного хранения документов на предприятии, которое не является источником комплектования госархива. До 2018 года в сводную опись постоянного срока хранения включали дела долговременного срока. Подскажите, пожалуйста, как грамотно перевести номера дел долговременного срока из описи постоянного срока № 1. Учитывая, что номера дел начнутся, видимо, уже в новой описи дел долговременного срока № 3.

Надо ли хранить копии входящих писем в бумажном виде? Откуда это требование?

Есть ли требования / указания на хранение копий входящих писем в бумажном виде? В каком нормативном документе можно найти подтверждение этому, сроки? По оригиналам входящих писем вопросов не возникает, но сейчас распечатываем и копии входящих (которые поступают по электронной почте, оригиналы не поступают) и храним, хотя при этом они есть в СЭД. Есть ли смысл их дополнительно печатать и хранить в бумаге? Ведь увеличивается объем текущего бумажного архива.

Как уничтожить копии в СЭД ранее уничтоженных бумажных оригиналов

Документы на бумажном носителе были уничтожены (по всем правилам), аналогичные же документы в СЭД остались. Как отразить в акте о выделении к уничтожению электронные копии документов в СЭД, если они не сформированы в дела и в номенклатуре не числятся?

Номер и дата на исходящем письме

Является ли обязательным (какой документ-основание) проставление от руки номера и даты исходящего письма? В ГОСТ Р 7.0.97-2016 отсутствуют прямые указания к написанию номера и даты именно от руки.

Когда названия документов писать с большой буквы и брать ли в кавычки?

Когда в преамбуле и по тексту договора стоит писать названия видов документов («Договор», «Устав», «Доверенность») с большой буквы? Так многие делают, почему? Когда наименования видов документов стоит оформлять с большой буквы и когда с маленькой, например, «Инструкция по делопроизводству» или «инструкция по делопроизводству», «Положение о…» или «положение о…»? Когда их брать в кавычки, а когда нет? Есть какая-то логика или можно писать как угодно?

Каков срок рассмотрения обращений граждан? А если его окончание придется на Новогодние каникулы?

Каков срок рассмотрения обращений граждан? Когда продление срока законно: – до его истечения (первых 30 дней с момента регистрации обращения) или – после его истечения, но не позже вторых 30 дней? В каких днях он исчисляется – в календарных или рабочих? И что делать, если его окончание придется на Новогодние каникулы?

Подскажите, пожалуйста, как правильно в деловой переписке сокращать двойные имена и двойные отчества адресата, написанные через дефис, например, Хож-Ахмед Султанович, Халимат Абрек-Зауровна?

Можно ли печатать документ на обеих сторонах листа? С договорами так часто поступают. А как быть с письмами, актами и др.? Как при этом правильно нумеровать страницы? Чем все это регулируется сейчас? Или только правилами делового оборота?

Можно ли печатать документ на обеих сторонах листа? С договорами так часто поступают. А как быть с письмами, актами и др.? Как при этом правильно нумеровать страницы? Чем все это регулируется сейчас? Или только правилами делового оборота?