Как правильно сделать запись в журнале регистрации приказов по основной деятельности об ошибочно созданном и уже зарегистрированном приказе?

Приказ по основной деятельности – это правовой акт, в котором руководитель организации, действующий на основе единоначалия (единоличный исполнительный орган), устанавливает правовые нормы или обязательные правила поведения в той или иной области деятельности организации. Два идентификационных реквизита приказа – дата и регистрационный номер – оформляются сначала путем заполнения соответствующих граф журнала регистрации, а потом (за счет «переноса» присвоенных даты и индекса из журнала) на самом приказе для придания ему юридической силы.

Если нормы и правила в изданном приказе дублируют нормы уже существующих в организации локальных нормативных актов и ранее изданных приказов по определенным вопросам деятельности, а также если они подлежат регулированию иными правовыми актами организации (например, издаваемыми вышестоящими органами управления: правлением как коллегиальным исполнительным органом или советом директоров как коллегиальным органом управления в рамках их компетенции, установленной уставом организации), то необходимо «ошибочно ­созданный приказ» признать утратившим силу.

Для этого издается приказ, который будет иметь отчасти «технический» характер. В его констатирующей части необходимо кратко сформулировать причины отмены или как минимум оформить ссылку на тот пункт устава организации, в котором закрепляется право руководителя на издание приказов. А в распорядительной части – использовать стандартную речевую формулу о признании документа утратившим силу. Дата данного приказа будет датой утраты юридической силы ранее ­изданного документа, т.е. фактической датой его «отмены». См. Пример 1.

И только после издания подобного приказа в графе «Примечание» журнала регистрации приказов генерального директора по основной деятельности делается отметка о том, что ранее изданный приказ утратил силу. См. Пример 2.

Кстати, срок хранения журнала регистрации приказов генерального директора по основной деятельности должен быть таким же, как у самих приказов, которые регистрируются в данном журнале, т.е. постоянный по ст. 19 а) Перечня типовых управленческих архивных документов, образующихся в деятельности государственных органов, органов местного самоуправления и организаций, с указанием сроков хранения (утв. приказом Минкультуры России от 25.08.2010 № 558), т.к. журнал («переходящее» дело) передается в архив организации как научно-справочный аппарат к делам с приказами по основной деятельности.