Приказы заведущего хозяйственной частью обязательно подшивать отдельно от приказов директора?

Вопрос
При разработке инструкции по делопроизводству в нашей организации возникли вопросы. Можно ли к приказам по основной деятельности отнести приказы, которые издаются заведующим хозяйственной частью (как это у нас практикуется)? Или достаточно будет просто в инструкции по делопроизводству сделать отметку-примечание, что приказы по основной деятельности, связанные с хозяйственными вопросами, хранятся 5 лет? Или необходимо все же вести отдельные дела (папки) для приказов, издаваемых директором, и для приказов, которые подписывает заведущий хозяйственной частью? Есть ли какая-то ответственность, если не заведены такие отдельные папки (дела)?
Отвечает

В инструкцию по делопроизводству рекомендуем сразу после определения приказа как вида документа включить классификацию приказов:

  • на основе значимости документируемых вопросов и
  • в соответствии со сроками их хранения.

Приказы являются правовыми актами, которые руководитель издает на основе принципа единоначалия и по основным, и по оперативным вопросам деятельности организации. Право издавать приказы по конкретным направлениям и вопросам деятельности организации (включая решение административно-организационных и хозяйственных вопросов, которые относятся, как правило, к оперативным вопросам) первый руководитель может делегировать своим заместителям или руководителям структурных подразделений. Таким образом, заведующий хозяйственной частью может получить право издавать / подписывать приказы организации по административным и хозяйственным вопросам.

Приказы организации классифицируются по значимости регулируемых в них вопросов и в зависимости от нее имеют разные сроки хранения, которые установлены действующим в настоящее время Перечнем типовых управленческих архивных документов, образующихся в процессе деятельности государственных органов, органов местного само­управления и организаций, с указанием сроков хранения (утв. приказом Минкультуры России от 25.08.2010 № 558; далее – ПТУД):

  • приказы по основной (профильной) деятельности с постоянным сроком хранения – по ст. 19 а) ПТУД;
  • приказы по административно-хозяйственным вопросам с 5-летним сроком хранения – по ст. 19 в) ПТУД;
  • приказы по личному составу о приеме, переводе, увольнении работников, аттестации, поощрениях, оплате труда и премировании в большинстве коммерческих организаций (по ст. 19 б) ПТУД и по ст. 22.1 Федерального закона от 22.10.2004 № 125-ФЗ «Об архивном деле в Российской Федерации»):
    • со сроком хранения 50 лет, если они созданы начиная с 1 января 2003 года;
    • со сроком хранения 75 лет, если они созданы до 2003 года;
  • приказы по личному составу о дисциплинарных взысканиях, отпусках, дежурствах и краткосрочных командировках с 5-летним сроком хранения – по ст. 19 б) ПТУД.

Заголовки дел (папок) с соответствующими приказами включаются в номенклатуру дел организации раздельно с учетом именно такой их классификации.

Если вы в процессе систематизации приказов нарушите эту классификацию и все приказы будете формировать в 1 дело без учета сроков их хранения, то никакой ответственности за это формально не наступит. Такой подход будет свидетельствовать только о том, что в организации не соблюдается порядок систематизации документального фонда, установленный Правилами делопроизводства в федеральных органах исполнительной власти (утв. постановлением Правительства РФ от 15.06.2009 № 477). А в процессе подготовки дела с приказами к архивному хранению придется потратить много времени на его полистный просмотр и выделение из дела как минимум приказов с 5-летним сроком хранения, которые не подлежат архивному хранению.

Но вот если из-за неправильного формирования дела с приказами произойдет их утрата или несанкционированное уничтожение, то руководитель организации рискует подвергнуться административному взысканию за необеспечение сохранности архивных документов организации, тем более что приказы по административно-хозяйственным вопросам часто служат основаниями для проведения хозяйственных операций и составления первичных учетных документов, которые отражаются в бухгалтерском учете.

Оценить вопрос
s
В избранное

Для того, чтобы оставить комментарий, необходимо авторизоваться

Комментарии 0

Рекомендовано для вас

Приказы о назначении ответственных

Необходимо ли ежегодно переиздавать приказы о назначении ответственных (например, за пожарную безопасность)? И уточнение: как сформулировать приказ о первичном назначении ответственных так, чтобы этим ежегодно не заниматься? Либо в ежегодном переиздании таких приказов все-таки есть свои плюсы?

Где и сколько хранить заявления (основания приказов), если личные дела не ведутся, при вахтовой работе?

Очень прошу ответить на следующий вопрос. Как правильно формировать документы по личному составу, указанные в ст. 434 Перечня 2019 г. – приказы, распоряжения по личному составу; документы (докладные записки, справки, заявления) к ним. Должны ли быть заявления приложены к приказам или могут формироваться в самостоятельное дело и храниться 50 лет согласно ст. 434. Личные дела у нас не ведутся. В связи с вахтовым режимом работы к оригиналу заявления дополнительно приложены визовые экземпляры заявлений, т.е. на одного работника может быть 2-3 экземпляра заявлений.

Если контролирующее исполнение ЛНА лицо уволилось, то надо ли переиздавать приказ?

Приказом мы утверждаем и вводим в действие внутренний нормативный документ и в последнем пункте приказа указываем должностное лицо, которое контролирует исполнение приказа. После его увольнения должны ли мы переподписывать приказ на новое должностное лицо, чтобы оно контролировало исполнение?

Можно ли изымать пустые графы при заполнении форм документов, утвержденных нормативными правовыми актами?

Архивные Правила 2015 года являются нормативным правовым актом (НПА). Из форм, предусмотренных НПА, можно изымать графы из таблицы, как советует автор статьи? В сноске графы 4 (номер описи) акта о выделении к уничтожению архивных документов, не подлежащих хранению, сказано следующее: «При выделении к уничтожению документов при подготовке дел к передаче в архив организации графы 4, 5 не заполняются», но не изымаются, как советует автор. Если делать сводный акт так, как советует автор статьи, он уже не будет соответствовать установленной Правилами форме. Тогда на чем основывает свои рекомендации автор статьи?

Когда названия документов писать с большой буквы и брать ли в кавычки?

Когда в преамбуле и по тексту договора стоит писать названия видов документов («Договор», «Устав», «Доверенность») с большой буквы? Так многие делают, почему? Когда наименования видов документов стоит оформлять с большой буквы и когда с маленькой, например, «Инструкция по делопроизводству» или «инструкция по делопроизводству», «Положение о…» или «положение о…»? Когда их брать в кавычки, а когда нет? Есть какая-то логика или можно писать как угодно?

Каков срок рассмотрения обращений граждан? А если его окончание придется на Новогодние каникулы?

Каков срок рассмотрения обращений граждан? Когда продление срока законно: – до его истечения (первых 30 дней с момента регистрации обращения) или – после его истечения, но не позже вторых 30 дней? В каких днях он исчисляется – в календарных или рабочих? И что делать, если его окончание придется на Новогодние каникулы?

Подскажите, пожалуйста, как правильно в деловой переписке сокращать двойные имена и двойные отчества адресата, написанные через дефис, например, Хож-Ахмед Султанович, Халимат Абрек-Зауровна?

Можно ли печатать документ на обеих сторонах листа? С договорами так часто поступают. А как быть с письмами, актами и др.? Как при этом правильно нумеровать страницы? Чем все это регулируется сейчас? Или только правилами делового оборота?

Можно ли печатать документ на обеих сторонах листа? С договорами так часто поступают. А как быть с письмами, актами и др.? Как при этом правильно нумеровать страницы? Чем все это регулируется сейчас? Или только правилами делового оборота?