Top.Mail.Ru

Приказы заведущего хозяйственной частью обязательно подшивать отдельно от приказов директора?

Вопрос
При разработке инструкции по делопроизводству в нашей организации возникли вопросы. Можно ли к приказам по основной деятельности отнести приказы, которые издаются заведующим хозяйственной частью (как это у нас практикуется)? Или достаточно будет просто в инструкции по делопроизводству сделать отметку-примечание, что приказы по основной деятельности, связанные с хозяйственными вопросами, хранятся 5 лет? Или необходимо все же вести отдельные дела (папки) для приказов, издаваемых директором, и для приказов, которые подписывает заведущий хозяйственной частью? Есть ли какая-то ответственность, если не заведены такие отдельные папки (дела)?
Отвечает

В инструкцию по делопроизводству рекомендуем сразу после определения приказа как вида документа включить классификацию приказов:

  • на основе значимости документируемых вопросов и
  • в соответствии со сроками их хранения.

Приказы являются правовыми актами, которые руководитель издает на основе принципа единоначалия и по основным, и по оперативным вопросам деятельности организации. Право издавать приказы по конкретным направлениям и вопросам деятельности организации (включая решение административно-организационных и хозяйственных вопросов, которые относятся, как правило, к оперативным вопросам) первый руководитель может делегировать своим заместителям или руководителям структурных подразделений. Таким образом, заведующий хозяйственной частью может получить право издавать / подписывать приказы организации по административным и хозяйственным вопросам.

Приказы организации классифицируются по значимости регулируемых в них вопросов и в зависимости от нее имеют разные сроки хранения, которые установлены действующим в настоящее время Перечнем типовых управленческих архивных документов, образующихся в процессе деятельности государственных органов, органов местного само­управления и организаций, с указанием сроков хранения (утв. приказом Минкультуры России от 25.08.2010 № 558; далее – ПТУД):

  • приказы по основной (профильной) деятельности с постоянным сроком хранения – по ст. 19 а) ПТУД;
  • приказы по административно-хозяйственным вопросам с 5-летним сроком хранения – по ст. 19 в) ПТУД;
  • приказы по личному составу о приеме, переводе, увольнении работников, аттестации, поощрениях, оплате труда и премировании в большинстве коммерческих организаций (по ст. 19 б) ПТУД и по ст. 22.1 Федерального закона от 22.10.2004 № 125-ФЗ «Об архивном деле в Российской Федерации»):
    • со сроком хранения 50 лет, если они созданы начиная с 1 января 2003 года;
    • со сроком хранения 75 лет, если они созданы до 2003 года;
  • приказы по личному составу о дисциплинарных взысканиях, отпусках, дежурствах и краткосрочных командировках с 5-летним сроком хранения – по ст. 19 б) ПТУД.

Заголовки дел (папок) с соответствующими приказами включаются в номенклатуру дел организации раздельно с учетом именно такой их классификации.

Если вы в процессе систематизации приказов нарушите эту классификацию и все приказы будете формировать в 1 дело без учета сроков их хранения, то никакой ответственности за это формально не наступит. Такой подход будет свидетельствовать только о том, что в организации не соблюдается порядок систематизации документального фонда, установленный Правилами делопроизводства в федеральных органах исполнительной власти (утв. постановлением Правительства РФ от 15.06.2009 № 477). А в процессе подготовки дела с приказами к архивному хранению придется потратить много времени на его полистный просмотр и выделение из дела как минимум приказов с 5-летним сроком хранения, которые не подлежат архивному хранению.

Но вот если из-за неправильного формирования дела с приказами произойдет их утрата или несанкционированное уничтожение, то руководитель организации рискует подвергнуться административному взысканию за необеспечение сохранности архивных документов организации, тем более что приказы по административно-хозяйственным вопросам часто служат основаниями для проведения хозяйственных операций и составления первичных учетных документов, которые отражаются в бухгалтерском учете.

Оценить вопрос
s
В избранное

Для того, чтобы оставить комментарий, необходимо авторизоваться

Комментарии 0

Рекомендовано для вас

Как прошить документы

Чем можно руководствоваться при прошивке документов? На сколько отверстий должен прошиваться документ? И какое расстояние должно быть между ними?

Что располагать выше: гриф утверждения или вид документа?

В ГОСТ Р 7.0.97-2016 в приложении с Титульным листом (Приложение А) сначала идет гриф утверждения, а под ним – наименование вида документа. В том же ГОСТ Р 7.0.97-2016 в приложении со Схемой продольного бланка (Рисунок Б.2) наименование вида документа располагается над грифом утверждения. В чем разница? Как правильно оформлять реквизиты?

Когда должность «Генеральный директор» надо писать с большой буквы

Согласно правилам русского языка наименования должностей оформляются строчными буквами, но при составлении документов мы должны ориентироваться на штатное расписание и Устав организации. В Уставе нашей организации наименование должности «Генеральный директор» оформлено с прописной буквы. В штатном расписании все наименования должностей также оформлены с прописной буквы, т.к. при наборе текста программа исправляет наименование на заглавную букву, и никто на это не обращает внимания. По текстам документов у нас эта заглавная буква «Г» как гвоздь торчит. При этом коллеги утверждают, что генеральный директор не должность, а орган управления. Спор идет много лет: можем ли мы отойти от этой заглавной буквы в середине предложения?

Ответственность за несдачу документов в госархив при ликвидации организации

Указан ли в каком-либо нормативном документе факт необходимости предоставления справки (либо иного документа), подтверждающей сдачу документов (документы постоянного хранения и по личному составу) в государственный архив при ликвидации организации? Может ли арбитражный суд (при банкротстве) или налоговая требовать необходимой передачи документов ликвидируемой организации в государственный (или муниципальный) архив? На что можно сослаться, кроме Закона № 125-ФЗ об архивном деле?

Когда названия документов писать с большой буквы и брать ли в кавычки?

Когда в преамбуле и по тексту договора стоит писать названия видов документов («Договор», «Устав», «Доверенность») с большой буквы? Так многие делают, почему? Когда наименования видов документов стоит оформлять с большой буквы и когда с маленькой, например, «Инструкция по делопроизводству» или «инструкция по делопроизводству», «Положение о…» или «положение о…»? Когда их брать в кавычки, а когда нет? Есть какая-то логика или можно писать как угодно?

Как оформить электронное приложение к бумажному документу? Как их переправить по почте?

Как оформить реквизит «Приложение» в случаях, когда: 1. Письмо и приложение к нему оформлены на бумажном носителе, но отправлены адресату будут только их скан-копии по электронной почте? 2. Письмо оформлено на бумажном носителе, а приложение к нему только в электронном виде, адресату письмо с приложением будет направлено по электронной почте? Что при этом написать на документе-приложении и в самом письме? Покажите, пожалуйста, как это грамотно оформить.

Как правильно в деловой переписке сокращать двойные имена и двойные отчества адресата, написанные через дефис?

Подскажите, пожалуйста, как правильно в деловой переписке сокращать двойные имена и двойные отчества адресата, написанные через дефис, например, Хож-Ахмед Султанович, Халимат Абрек-Зауровна?

Можно ли печатать документ на обеих сторонах листа? С договорами так часто поступают. А как быть с письмами, актами и др.? Как при этом правильно нумеровать страницы? Чем все это регулируется сейчас? Или только правилами делового оборота?

Можно ли печатать документ на обеих сторонах листа? С договорами так часто поступают. А как быть с письмами, актами и др.? Как при этом правильно нумеровать страницы? Чем все это регулируется сейчас? Или только правилами делового оборота?