Приказы заведущего хозяйственной частью обязательно подшивать отдельно от приказов директора?

Журнал «Делопроизводство и документооборот на предприятии» № 02 / 2017

Вопрос

При разработке инструкции по делопроизводству в нашей организации возникли вопросы. Можно ли к приказам по основной деятельности отнести приказы, которые издаются заведующим хозяйственной частью (как это у нас практикуется)? Или достаточно будет просто в инструкции по делопроизводству сделать отметку-примечание, что приказы по основной деятельности, связанные с хозяйственными вопросами, хранятся 5 лет? Или необходимо все же вести отдельные дела (папки) для приказов, издаваемых директором, и для приказов, которые подписывает заведущий хозяйственной частью? Есть ли какая-то ответственность, если не заведены такие отдельные папки (дела)?

Отвечает

Вера Иритикова

профессиональный управляющий документами, документовед, приглашенный лектор Российской академии народного хозяйства и государственной службы при Президенте РФ

В инструкцию по делопроизводству рекомендуем сразу после определения приказа как вида документа включить классификацию приказов:

на основе значимости документируемых вопросов и
в соответствии со сроками их хранения.

Приказы являются правовыми актами, которые руководитель издает на основе принципа единоначалия и по основным, и по оперативным вопросам деятельности организации. Право издавать приказы по конкретным направлениям и вопросам деятельности организации (включая решение административно-организационных и хозяйственных вопросов, которые относятся, как правило, к оперативным вопросам) первый руководитель может делегировать своим заместителям или руководителям структурных подразделений. Таким образом, заведующий хозяйственной частью может получить право издавать / подписывать приказы организации по административным и хозяйственным вопросам.

Приказы организации классифицируются по значимости регулируемых в них вопросов и в зависимости от нее имеют разные сроки хранения, которые установлены действующим в настоящее время Перечнем типовых управленческих архивных документов, образующихся в процессе деятельности государственных органов, органов местного самоуправления и организаций, с указанием сроков хранения (утв. приказом Минкультуры России от 25.08.2010 № 558; далее – ПТУД):

приказы по основной (профильной) деятельности с постоянным сроком хранения – по ст. 19 а) ПТУД;
приказы по административно-хозяйственным вопросам с 5-летним сроком хранения – по ст. 19 в) ПТУД;
приказы по личному составу о приеме, переводе, увольнении работников, аттестации, поощрениях, оплате труда и премировании в большинстве коммерческих организаций (по ст. 19 б) ПТУД и по ст. 22.1 Федерального закона от 22.10.2004 № 125-ФЗ «Об архивном деле в Российской Федерации»):
- со сроком хранения 50 лет, если они созданы начиная с 1 января 2003 года;
- со сроком хранения 75 лет, если они созданы до 2003 года;
приказы по личному составу о дисциплинарных взысканиях, отпусках, дежурствах и краткосрочных командировках с 5-летним сроком хранения – по ст. 19 б) ПТУД.

Заголовки дел (папок) с соответствующими приказами включаются в номенклатуру дел организации раздельно с учетом именно такой их классификации.

Если вы в процессе систематизации приказов нарушите эту классификацию и все приказы будете формировать в 1 дело без учета сроков их хранения, то никакой ответственности за это формально не наступит. Такой подход будет свидетельствовать только о том, что в организации не соблюдается порядок систематизации документального фонда, установленный Правилами делопроизводства в федеральных органах исполнительной власти (утв. постановлением Правительства РФ от 15.06.2009 № 477). А в процессе подготовки дела с приказами к архивному хранению придется потратить много времени на его полистный просмотр и выделение из дела как минимум приказов с 5-летним сроком хранения, которые не подлежат архивному хранению.

Но вот если из-за неправильного формирования дела с приказами произойдет их утрата или несанкционированное уничтожение, то руководитель организации рискует подвергнуться административному взысканию за необеспечение сохранности архивных документов организации, тем более что приказы по административно-хозяйственным вопросам часто служат основаниями для проведения хозяйственных операций и составления первичных учетных документов, которые отражаются в бухгалтерском учете.