Во-первых, можно направить заказное письмо с уведомлением о вручении и описью вложений. Во всяком случае, в учетных документах отделений почтовой связи будут зафиксированы факт отправки письма с описанным содержимым и факт передачи уведомления адресату под расписку или, по крайней мере, доставки уведомления в почтовый ящик по почтовому адресу физического лица.
Во-вторых, специально созданная комиссия (состоящая минимум из 3 человек) или уполномоченные должностные лица (например, участковый инспектор полиции, представитель управляющей компании, ТСЖ и т.п.) в присутствии свидетелей (например, соседей по дому, лестничной клетке и т.п.) должны сначала ясно и четко предложить физическому лицу получить необходимый официальный документ. Если физическое лицо в присутствии свидетелей отказывается получить документ под расписку, то составляется соответствующий акт, в котором фиксируется данный факт. В подобных актах рекомендуется указывать адрес происходящего.
Акт составляется в 2 экземплярах, и 2-й экземпляр акта необходимо предложить физическому лицу для ознакомления и подписания. При отказе 2-й экземпляр акта остается у комиссии или уполномоченного должностного лица для предъявления при возможных проверках. Оба экземпляра акта подписываются личными подписями составителя и свидетелей, они имеют одинаковую юридическую силу. Номера у акта может и не быть (см. Пример).
Если должностные лица (сотрудники полиции) имеют полномочия составлять протоколы об административных нарушениях на основе единоначалия, при отказе физического лица подписать / получить / ознакомиться с ним, в протоколы установленной формы включаются сведения о составе присутствовавших / свидетелях, которые именно в этом статусе своими подписями подтверждают факт отказа физического лица.
Пример. Акт об отказе физического лица получить документ
