Top.Mail.Ru

Когда сдавать в архив локальные нормативные акты?

Вопрос
До 2016 года в нашей организации локальные нормативные акты (ЛНА) хранились отдельно от распорядительных документов и не в канцелярии. С 2016 года канцелярия начала хранить ЛНА вместе с приказами об их утверждении, и подразделение, ранее хранившее ЛНА, готовит их к передаче в архив. Руководитель того подразделения не хочет сдавать в архив ЛНА, которые еще актуальны. У него сотрудник все подготовил, сложил в хронологическом порядке, пронумеровал листы, подготовил внутренние описи, обложки и т.п. И вдруг – актуальные ЛНА сдаваться не будут! Разве так можно? Надо ли: – сейчас сдать половину ЛНА (только утратившие силу); – а затем ждать, когда утратят силу действующие ЛНА, и потом их сдать или подшить утратившие силу ЛНА в те дела, которые уже сданы в архив?
Отвечает

Руководитель подразделения прав. Если локальный нормативный акт организации продолжает действовать, его нельзя относить к «законченным в делопроизводстве» документам и готовить к передаче в архив с оформлением соответствующих сдаточных описей структурного подразделения. Включать в 1 дело для сдачи в архив действующие и утратившие силу документы недопустимо.

В процессе ведения нормативной базы организации подразделение и его руководитель должны были в плановом порядке ежегодно, постепенно, по графику, составленному архивом, готовить дела с прекратившими свое действие ЛНА, у которых срок хранения не истек, к передаче на архивное хранение. Одновременно должны были быть выделены к уничтожению утратившие силу ЛНА, у которых предписанный им срок хранения уже истек. Организация экспертизы ценности и систематизация ЛНА по срокам хранения находится в зоне ответственности руководителя подразделения-«хранителя».

Если в 2016 году ответственность за хранение действующих ЛНА перетекла из другого подразделения в канцелярию, то передачу таких документов надо оформить актом приема-передачи дел. Это не поздно сделать и сейчас, особенно если ответственным сотрудником они уже как-то упорядочены, надеюсь, что данных документов не очень много. А вот утратившие силу ЛНА, подлежащие архивному хранению, должно передать в архив прежнее подразделение-«хранитель» по сдаточным описям, подписанным руководителем того структурного подразделения. Одновременно с описями подразделению необходимо подготовить и проект акта о выделении к уничтожению ЛНА с истекшими сроками хранения.

Ответственность за хранение документов системы ЛНА организации и переданные вам действующие ЛНА рекомендуем отразить в номенклатуре дел канцелярии на 2018 год, сформулировав конкретные заголовки дел в соответствии с предметно-вопросным признаком и сроками хранения. При необходимости можно внести изменения в Положение о канцелярии, включив в раздел «Функции» пункт об осуществлении централизованного хранения ЛНА организации. Начальнику канцелярии рекомендуем подготовить внесение необходимых изменений в Инструкцию по делопроизводству, чтобы предотвратить ситуации, подобные возникшей.

Оценить вопрос
s
В избранное
20% скидки на 2 полугодие 2021 г. на электронную версию журнала только в апреле + 10% по промокоду на любой тип подписки (бумажная, электронная, комплект с доступом к базе знаний) = 30%

Для того, чтобы оставить комментарий, необходимо авторизоваться

Комментарии 0

20% скидки на 2 полугодие 2021 г. на электронную версию журнала только в апреле + 10% по промокоду на любой тип подписки (бумажная, электронная, комплект с доступом к базе знаний) = 30%

Рекомендовано для вас

Как вывести дела долговременного хранения из описи постоянного хранения № 1

Прошу помощи экспертов в разъяснении ситуации в области архивного хранения документов на предприятии, которое не является источником комплектования госархива. До 2018 года в сводную опись постоянного срока хранения включали дела долговременного срока. Подскажите, пожалуйста, как грамотно перевести номера дел долговременного срока из описи постоянного срока № 1. Учитывая, что номера дел начнутся, видимо, уже в новой описи дел долговременного срока № 3.

Надо ли хранить копии входящих писем в бумажном виде? Откуда это требование?

Есть ли требования / указания на хранение копий входящих писем в бумажном виде? В каком нормативном документе можно найти подтверждение этому, сроки? По оригиналам входящих писем вопросов не возникает, но сейчас распечатываем и копии входящих (которые поступают по электронной почте, оригиналы не поступают) и храним, хотя при этом они есть в СЭД. Есть ли смысл их дополнительно печатать и хранить в бумаге? Ведь увеличивается объем текущего бумажного архива.

Как уничтожить копии в СЭД ранее уничтоженных бумажных оригиналов

Документы на бумажном носителе были уничтожены (по всем правилам), аналогичные же документы в СЭД остались. Как отразить в акте о выделении к уничтожению электронные копии документов в СЭД, если они не сформированы в дела и в номенклатуре не числятся?

Номер и дата на исходящем письме

Является ли обязательным (какой документ-основание) проставление от руки номера и даты исходящего письма? В ГОСТ Р 7.0.97-2016 отсутствуют прямые указания к написанию номера и даты именно от руки.

Когда названия документов писать с большой буквы и брать ли в кавычки?

Когда в преамбуле и по тексту договора стоит писать названия видов документов («Договор», «Устав», «Доверенность») с большой буквы? Так многие делают, почему? Когда наименования видов документов стоит оформлять с большой буквы и когда с маленькой, например, «Инструкция по делопроизводству» или «инструкция по делопроизводству», «Положение о…» или «положение о…»? Когда их брать в кавычки, а когда нет? Есть какая-то логика или можно писать как угодно?

Каков срок рассмотрения обращений граждан? А если его окончание придется на Новогодние каникулы?

Каков срок рассмотрения обращений граждан? Когда продление срока законно: – до его истечения (первых 30 дней с момента регистрации обращения) или – после его истечения, но не позже вторых 30 дней? В каких днях он исчисляется – в календарных или рабочих? И что делать, если его окончание придется на Новогодние каникулы?

Подскажите, пожалуйста, как правильно в деловой переписке сокращать двойные имена и двойные отчества адресата, написанные через дефис, например, Хож-Ахмед Султанович, Халимат Абрек-Зауровна?

Можно ли печатать документ на обеих сторонах листа? С договорами так часто поступают. А как быть с письмами, актами и др.? Как при этом правильно нумеровать страницы? Чем все это регулируется сейчас? Или только правилами делового оборота?

Можно ли печатать документ на обеих сторонах листа? С договорами так часто поступают. А как быть с письмами, актами и др.? Как при этом правильно нумеровать страницы? Чем все это регулируется сейчас? Или только правилами делового оборота?