Первый вопрос связан с оформлением грифа утверждения. Здесь необходимо учитывать следующую управленческую ситуацию. Управляющий отделением осуществляет распорядительную деятельность на основе единоначалия, поэтому утверждение документов может оформляться следующими 2 способами:
1) приказом управляющего отделением с оформлением в грифе утверждения сведений о дате и номере приказа (Пример 1);
2) личной подписью управляющего в грифе утверждения, оформленном на самом документе, и датой (Пример 2).
Если речь идет об оформлении грифа на документе (например, на локальном нормативном акте), который утверждается приказом управляющего отделением, то оптимальным является следующий способ:
Пример 1. Гриф утверждения документа приказом управляющего отделением дополняется отметкой о приложении (отмечена «!»)
Если документ непосредственно утверждается управляющим без издания приказа, то оптимальным способом оформления грифа утверждения на самом документе будет следующий:
Пример 2. Гриф утверждения документа личной подписью управляющего отделением
Но при этом необходимо строго контролировать, что приказ как основной документ (при 1 способе) и утверждаемый документ (при 2 способе) оформлены на бланках (бланк приказа и общий бланк), на которых указаны полное наименование организации-автора с организационно-правовой формой и наименование отделения. Только тогда эти сведения можно не помещать в гриф утверждения.
Некоторые примеры оформления грифа утверждения, приведенные в заданном вопросе, соответствуют требованиям п. 5.16 ГОСТ Р 7.0.97-2016. Но в стандарте невозможно отразить все возможные управленческие ситуации, в частности систему делегирования права издания распорядительных документов заместителям руководителя и руководителям структурных подразделений. А в этом случае в грифе утверждения необходимо указывать наименование должностного лица1, чтобы можно было проверить его полномочия на дату издания или утверждения документа.
Пример 3. Гриф утверждения документа распорядительным документом не руководителя организации
Пример 4. Гриф утверждения документа личной подписью не руководителя организации
Второй вопрос относится к упоминанию утвержденного документа в тексте другого документа. Когда документ издается или составляется «во исполнение» нормативного правового акта, приказа, протокола и т.п., ссылка на него оформляется в соответствии с требованиями ГОСТ Р 7.0.97-2016. Последовательность оформления реквизитов ранее изданных распорядительных документов в тексте новых (своеобразные схемы описания) вы можете найти во втором абзаце п. 5.18 данного стандарта:
ГОСТ Р 7.0.97-2016 «Система стандартов по информации, библиотечному и издательскому делу. Организационно-распорядительная документация. Требования к оформлению документов»
5.18. ...В тексте документа, подготовленном на основании законодательных или иных нормативных правовых актов, ранее изданных распорядительных документов, указываются их реквизиты:
Первый вариант применяется, когда оформляется ссылка на ранее изданный документ, не имеющий грифа утверждения (см. Примеры 5 и 6). Но и из этого правила есть исключения – см. Пример 7.
Пример 5. Ссылка в тексте на документ, не требующий утверждения
Во исполнение Федерального закона от 27.07.2006 № 152-ФЗ «О персональных данных»...
Пример 6. Ссылка в тексте на документ, не требующий утверждения
В соответствии с приказом Федерального архивного агентства от 11.04.2018 № 42 «Об утверждении Примерного положения об архиве организации»...
Пример 7. Ссылка в тексте на документ, не требующий утверждения, который не имеет регистрационного номера
В соответствии с Рекомендациями Роскомнадзора от 31.07.2017 «По составлению документа, определяющего политику оператора в отношении обработки персональных данных, в порядке, установленном Федеральным законом от 27.07.2006 № 152-ФЗ “О персональных данных”».
Второй вариант в цитате из ГОСТ Р 7.0.97-2016, очевидно, должен применяться, когда документ утвержден подписью руководителя в грифе утверждения. Но таких видов документов на практике осталось совсем немного, в основном это: положение о подразделении, должностная инструкция, штатное расписание, схема оргструктуры и т.п., а из других систем документации – ежедневно издаваемые документы оперативного характера (тарифы, калькуляции, меню, прейскуранты, наряды на выполнение работ и т.п.).
Ссылки на них в тексте других документов оформляются не так часто. Вторую схему описания реквизитов в ГОСТ Р 7.0.97-2016 нельзя признать удачной, т.к. упоминание наименования вида (или разновидности) ранее изданного или утвержденного документа в ссылке на него все равно обязательно, а наименование должностного лица, скорее, факультативно (Примеры 8 и 9).
Пример 8. Ссылка в тексте на документ, утвержденный подписью должностного ли
На основании штатного расписания ООО «Овал» на 2019 год, утвержденного генеральным директором 29.12.2018, …
Пример 9. Ссылка в тексте на документ, утвержденный подписью должностного лица
На основании Положения о службе ДОУ, утвержденного заместителем директора по общим вопросам 20.12.2018, …
Текст (см. Примеры 5–7), гриф утверждения (Примеры 1–4) и отметка о приложении (в Примере 1 помечена «!») – это разные реквизиты. Оформляйте и располагайте их по тем основным правилам и примерам, которые закреплены ГОСТ Р 7.0.97-2016, но с учетом конкретных управленческих ситуаций вашей организации.
А общее правило в их оформлении – последовательность расположения идентификационных реквизитов (даты и номера) во всех случаях должна быть единообразной:
Это закреплено в формулярах-образцах (рисунки Б.1 и Б.2 справочного приложения Б к ГОСТ Р 7.0.97-2016) и в перечне реквизитов (раздел 4 данного стандарта). Требования к оформлению в тексте документа ссылки на ранее изданные нормативные правовые акты, когда первой всегда оформляется дата, сформулированы специально, чтобы исполнители, наконец, исправили «вечную» ошибку в порядке указания даты и номера документа, что допускается только в устном общении:
Для того, чтобы оставить комментарий, необходимо авторизоваться
Подскажите, пожалуйста, в каком месте в новом стандарте сказано, что теперь заголовок обязательно составлять для всех документов.
В организации имеется ряд локальных нормативных актов, которые более 10 лет не актуализировались. Можно ли приказом общества придать им статус «справочный / рекомендательный»?
К какому виду документов (локальных нормативных актов) относится Политика в области качества? Требуется ли обязательное издание приказа об утверждении и введении ее в действие? Каковы установленные требования к порядку ее оформления?
У нас возникают сложности с «уважаемой» бухгалтерией. Когда они готовят приказы, то бронируют у нас (в отделе делопроизводства) номер. Но потом не всегда эти документы издаются той датой, когда бронировался номер, и тогда может получиться так: № 30 от 01.06.2026, № 32 от 01.06.2026… и № 31 от 16.06.2026 (сюрприз от бухгалтерии) или вообще в этом месяце приказ так и не подпишут. Как лучше навести порядок? (при том, что диктовать главбуху мы не можем).
Когда в преамбуле и по тексту договора стоит писать названия видов документов («Договор», «Устав», «Доверенность») с большой буквы? Так многие делают, почему? Когда наименования видов документов стоит оформлять с большой буквы и когда с маленькой, например, «Инструкция по делопроизводству» или «инструкция по делопроизводству», «Положение о…» или «положение о…»? Когда их брать в кавычки, а когда нет? Есть какая-то логика или можно писать как угодно?
В какой последовательности необходимо указывать в организационно-правовых документах должность, ученую степень, ученое звание, фамилию и инициалы? Есть ли правила?
Можно ли у Вас получить пример оформления документов ДСП в соответствии с постановлением Правительства РФ от 26.11.2021 № 2052? В частности, несекретных сопроводительных писем с документами ДСП в приложении.
Как правильно писать: «представляем информацию» или «предоставляем информацию» по запросу; «представляем документы» или «предоставляем» их?
Раздел не найден.
Оформить подписку на журнал
«Делопроизводство и документооборот на предприятии»
можно в любом отделении почты:
