Можно ли уменьшать срок хранения, указанный в Перечне?

Рассмотрим вопрос в позитивном аспекте. Срок хранения конкретных документов в организации устанавливается в результате комплексной интеллектуально-аналитической работы, которая называется экспертизой ценности. Она проводится на основе:

• действующего законодательства и нормативных правовых актов министерств и ведомств, в которых одновременно с регламентацией какого-либо конкретного процесса могут устанавливаться особенности его документирования, формы представления документов и сроки их хранения;
• типовых, ведомственных и иных перечней документов с указанием сроков их хранения, а также типовых и примерных номенклатур дел (разработка примерных номенклатур дел, в которых установленный срок хранения является обязательным для однотипных организаций, – лучшая практика уполномоченных архивных органов в субъектах Российской Федерации).

То есть в процессе экспертизы ценности документов должны одинаково учитываться и правильно применяться все действующие нормативные основы для определения сроков хранения конкретных документов конкретной организации. Если в нескольких источниках сроки хранения отличаются, то лучше выбрать максимальный из них. Если он крайне вам не выгоден, то выбирайте срок хранения, фигурирующий в нормативном документе более высокого уровня. Для решения таких задач и создается экспертная комиссия как совещательный коллегиальный орган при первом руководителе организации, ответственном за документальный фонд.

Любая организация должна обеспечивать архивное хранение документов (ст. 17 Федерального закона от 22.10.2004 № 125-ФЗ «Об архивном деле в Российской Федерации»). Единая методическая основа обеспечения сохранности архивных документов закреплена в настоящее время Правилами организации хранения, комплектования, учета и использования документов Архивного фонда Российской Федерации и других архивных документов в органах государственной власти, органах местного самоуправления и организациях (утв. приказом Минкультуры России от 31.03.2015 № 526). На сайте Росархива опубликованы и дополнительно изданы в виде брошюры Методические рекомендации по применению данных Правил (М.: ВНИИДАД, 2018), в которых рекомендуем обратить внимание на п. 1.1.1.5 «Определение сроков хранения дел». Данный пункт еще раз подтверждает, что в процессе экспертизы ценности «сроки хранения дел определяются по перечням (типовому, ведомственному или иному) с указанием сроков хранения, по законодательным или иным нормативным правовым актам, по типовой или примерной номенклатуре дел... Установленные сроки хранения документов переносятся в номенклатуру дел без изменений».

Таким образом, нельзя уменьшать даже 5-летний срок хранения видов и категорий документов, если этот срок прямо закреплен в действующем законе, другом нормативном правовом акте или в одном из перечней документов со сроками хранения. А вот увеличивать сроки хранения по сравнению с перечнем возможно, если это увеличение обусловлено значимостью документов для деятельности организации, подтверждено экспертной комиссией и закреплено в протоколе ее заседания.

Что касается правил применения перечней, то обычно они содержатся в указаниях по применению и оформляются как своеобразное введение конкретного перечня. Например, так было сделано в Перечне типовых управленческих документов, образующихся в деятельности организаций, с указанием сроков хранения (утв. руководителем Росархива 06.10.2000), там содержалась запретительная норма (п. 2.11): «снижение сроков хранения, установленных настоящим Перечнем, запрещается».

В следующем, актуальном Перечне 2010 г.¹ указания по применению и, соответственно, какие-либо разрешительные или запретительные нормы не сформулированы. Подразумевается, что профессионально подготовленные сотрудники служб делопроизводства и архивов умеют правильно применять статьи данного Перечня в процессе определения сроков хранения своих документов.

Давно ожидаемый новый типовой Перечень управленческих архивных документов в соответствии с планом работы Росархива должен быть утвержден в текущем 2019 году, а к нему уже будет разработана инструкция по применению.