Рекомендуем для понимания сути проводимых процедур сначала проконсультироваться с корпоративными юристами, выяснить форму реорганизации – все-таки о слиянии или о присоединении идет речь? Судя по формулировкам вопроса, можно предположить, что все активы, включая документальный и архивный фонд, перешли в собственность присоединившей организации, особенно если обе эти организации не являются источниками комплектования. С даты, зафиксированной в актах приема-передачи основных средств, дел и документов (во всех актах должна быть одна и та же дата), присоединившая организация получила в состав своего архивного фонда весь присоединенный архивный фонд, причем, видимо, в неупорядоченном и необработанном состоянии.
Далее необходимо изучить п. 2.6 Правил организации хранения, комплектования, учета и использования документов Архивного фонда Российской Федерации и других архивных документов в органах государственной власти, органах местного самоуправления и организациях (утв. приказом Минкультуры России от 31.03.2015 № 526; далее – Правила работы архивов организаций). Ранее созданные в присоединяемой организации архивные документы будут представлять собой ее отдельный архивный фонд, который в составе архивного фонда присоединившей организации фактически уже не будет пополняться. Для его обработки сотрудники архива присоединившей организации должны составить план, определить сроки, бюджет и возможности заключения договора с внешней компанией, предоставляющей архивные услуги. В архиве присоединившей организации необходимо внести соответствующие данные о сделке в историческую справку, включить новый архивный фонд в лист фонда (в заголовочную часть и раздел 1 «Учет неописанных документов»), в список фондов. В качестве названия фонда необходимо использовать наименование присоединенной организации с указанием ее организационно-правовой формы. В еще один основной учетный документ архива – книгу учета поступления и выбытия дел, документов – поступление нового отдельного архивного фонда присоединенной организации рекомендуем вносить после архивно-технической обработки всех дел и составления соответствующих описей.
Если после даты реорганизации присоединившая организация вынуждена обрабатывать полученный по акту архивный фонд как новую часть своего архивного фонда, то после правильного формирования дел и их архивно-технической обработки на обложках дел необходимо сначала указать полное наименование присоединившей организации, а под ним в скобках – наименование присоединенной организации, к архивному фонду которой относятся обработанные дела (как в Примере 1).
На практике к наименованию присоединенной организации часто добавляют дату прекращения ее деятельности (Пример 2).
Пример 1
Акционерное общество «Корпорация разработчиков технологий»
(Общество с ограниченной ответственностью «ИТ-ресурс»)
Пример 2
Акционерное общество «Корпорация разработчиков технологий»
(Общество с ограниченной ответственностью «ИТ-ресурс»
до 22 июля 2019 г.)
Если бы архивный фонд был упорядочен и дела приняты в обработанном состоянии, то тогда на обложках дел необходимо было бы дописать наименование присоединившей организации, а прежнее наименование организации заключить в скобки, как требуется в соответствии с п. 4.24 Правил работы архивов организаций (см. Пример 3).
Новое наименование присоединившей организации тоже может быть дополнено датой (Пример 4).
Пример 3
(Общество с ограниченной ответственностью «ИТ-ресурс»)
Акционерное общество «Корпорация разработчиков технологий»
Пример 4
(Общество с ограниченной ответственностью «ИТ-ресурс»)
Акционерное общество «Корпорация разработчиков технологий»
(с 23 июля 2019 г.)
