Какие-либо строгие нормативные сроки рассмотрения документов специально для руководителей не устанавливаются. Службе делопроизводства необходимо напоминать о сроках, о документе, об ожиданиях исполнителей и контрагентов и договариваться с руководителем. При каждом удобном случае в служебно-товарищеской форме можно отмечать, что исполнительская дисциплина сотрудников определяется его решениями и во многом зависит от его резолюций (назначенных сроков, конкретности формулировок поручений).
Когда поступивший документ направляется на рассмотрение руководителю и вовремя не возвращается в приемную, то, скорее всего, руководитель не просто «держит» документ у себя, а разрабатывает конкретное решение (вопрос в документе может быть сложным, требующим проведения консультаций с заместителями или даже оперативного совещания). Если же руководитель занят другими более важными делами, то простое напоминание сможет ему напомнить о задержанном документе. Ведь так или иначе резолюция на нем должна быть проставлена.
В советское время (основываясь на ЕГСД 1973 года) руководители организации и структурных подразделений вместе со своими секретариатами и службой делопроизводства рассматривались в качестве «точек маршрутизации документооборота». А дата получения документа, дата регистрации, дата рассмотрения документа руководителем и резолюции должна была быть одной и той же. И в этот же день регистрации документ следовало передать исполнителю в соответствии с резолюцией.
Но посмотрим, что у нас есть в современной нормативной базе. Примерная инструкция по делопроизводству в государственных организациях (утв. приказом Росархива от 11.04.2018 № 44) устанавливает (п. 5.30), что «рассмотрение документов руководителем осуществляется в день передачи документов руководителю или на следующий рабочий день, если документы переданы руководству в конце рабочего дня. Документы, требующие срочного рассмотрения, а также телеграммы и телефонограммы рассматриваются руководителем незамедлительно». На рассмотрение руководителю организации служба делопроизводства (после операции предварительного рассмотрения) передает документы, поступившие из органов государственной власти и органов местного самоуправления, документы по наиболее важным и принципиальным вопросам деятельности (п. 5.28), документы о серьезных нарушениях в деятельности организации, склонению к коррупционным действиям, заявления и жалобы граждан (если в организации не назначено иное уполномоченное лицо) и т.п.
Именно такую технологию необходимо закрепить в конкретной Инструкции по делопроизводству, если ваша организация является государственной. А если она относится к обычным коммерческим и некоммерческим структурам, то очень удобно использовать упомянутую Примерную инструкцию в качестве образца, чтобы закрепить ее положения у себя, дабы «не изобретать велосипедов». Когда вы будете представлять актуализированную Инструкцию по делопроизводству на утверждение руководителю, обратите его внимание на сроки рассмотрения документов, обсудите с ним оптимальное взаимодействие в этом вопросе.
