Хочется задать встречные вопросы и уточнить период или время, обозначенное «ранее». Ведь если «ранее» не было ни описей, ни номенклатуры дел, то как вы оформили другие графы акта? Процесс физического уничтожения документов был организован на основе акта и после его утверждения первым руководителем организации? Документы уничтожаются после утверждения описей дел постоянного хранения, по личному составу и дел временных (свыше 10 лет) сроков хранения? Акт оформлен как сводный на основании тех актов, которые составили ответственные за делопроизводство в структурных подразделениях и подписали руководители подразделений?
Наши наводящие вопросы уже очерчивают тот порядок работы и тот минимальный состав документов, который должна иметь каждая организация для уничтожения дел.
Надеемся также, что процесс уничтожения документов по акту, который составлен на основании Перечня 2010 г.1 (и, возможно, какого-либо ведомственного перечня), был завершен до 18.02.2020. Потому что с 18.02.2020 вступил в силу новый типовой Перечень, утвержденный приказом Росархива от 20.12.2019 № 236, а Перечень 2010 г. признан утратившим силу (приказ Минкультуры России от 17.12.2019 № 1964). И все акты о выделении к уничтожению документов, по которым оно физически не успело состояться до 18.02.2020, должны содержать ссылки на новый Перечень 2019 г. (как основание) и на исправленные сроки хранения документов и номера статей по этому новому Перечню.
Правила работы архивов организаций2 и Методические рекомендации по их применению (М., ВНИИДАД, 2018) содержат и алгоритм формирования архивного фонда на основе документального фонда организации, и правила разработки номенклатуры дел, и взаимосвязь номенклатуры дел с описями дел, и порядок оформления описей и актов о выделении к уничтожению (в т.ч. формы, по которым они должны составляться).
В п. 3.6 Правил работы архивов организаций установлен обязательный перечень учетных документов архива (или архивного фонда, если архив как отдельное подразделение не создается):
Кроме того, хорошо бы сформировать дело фонда – папку, в которую вы вложите историческую справку и тот самый акт о выделении документов и дел к уничтожению, о котором идет речь в вопросе.
Желаем успеха!
Для того, чтобы оставить комментарий, необходимо авторизоваться
Организация не является источником комплектования государственного архива. В Перечне 2019 года установлено, что такие организации могут не хранить постоянно документы, для которых Перечнем 2019 года установлен срок хранения «постоянно». Как оформить это в номенклатуре дел?
Многие организации хранят свои документы в одном помещении, куда год за годом стихийно переносят коробки и папки, а то и просто пачки файлов, которые уже не помещаются в кабинетах. Порядка в таких помещениях нет. Рано или поздно кому-то предстоит разобрать эти завалы и начать движение к системе архивного хранения документов компании. Автор статьи неоднократно справлялась с этой задачей на практике и делится своей оптимальной методикой: порядок действий, ценные тонкости, таблица для систематизации.
Разберемся со сроками хранения приказов на отпуск, в т.ч.: на отпуск по беременности и родам, на дополнительный отпуск за ненормированный рабочий день, на дополнительный социальный отпуск по коллективному договору (на бракосочетание, смерть родственника и т.д.), на дополнительные дни отдыха в связи со сдачей крови или за работу в районах Крайнего Севера. Поводом стал вопрос читателя, который не нашел соответствующих статей в действующем типовом Перечне 2019 года. Объясняем, как определять сроки хранения таким документам: сейчас (отталкиваясь от формулировок Перечня 2019 года) и потом (исходя из проекта нового варианта этого Перечня, утверждения которого мы ждем в 2025 году).
В номенклатуру дел какого подразделения необходимо включить паспорт транспортного средства: – бухгалтерии, т.к. это имущество предприятия, – транспортного отдела, т.к. он осуществляет контроль эксплуатации транспортного средства, или< – подразделения менеджера продаж, который использует ТС по назначению?
В конце года необходимо составить (или актуализировать имеющуюся) номенклатуру дел на следующий год. Если в вашей организации ее еще нет, то эта статья поможет исправить данную ошибку. Ведь без номенклатуры дел невозможно систематизировать имеющиеся документы и наладить соблюдение сроков их хранения. Мы объяснили, какие документы необходимо включить в номенклатуру дел, как сформировать заголовки дел (которые потом будут переноситься на их обложки), как их проиндексировать, как установить сроки хранения, какую структуру номенклатуры выбрать, чем отличается номенклатура дел организации от номенклатуры структурного подразделения, как оформить, подписать, согласовать и утвердить документ, что заполняется перед началом делопроизводственного года и что — по его окончании.
В каком порядке в структурных подразделениях выявляются документы для уничтожения? Как описать в акте черновики, проекты и лишние экземпляры? Как составить сводный акт по организации о выделении к уничтожению документов, не подлежащих хранению? Какие графы таблицы и реквизиты в утвержденной форме акта не нужно заполнять, если ваша организация не является источником комплектования государственного или муниципального архива, а также если к уничтожению выделяются документы подразделений, еще не сданные в архив организации? Факт уничтожения нужно документировать отдельно. Какие варианты оформления при этом возможны?
Где можно найти сроки хранения договоров. Какая специфика есть у акционерных обществ. Сроки хранения договоров, соглашений, контрактов, разбросанные по всему Перечню управленческих документов 2020 г., мы собрали в таблицу. Прокомментировали, как изменились сроки в действующем Перечне по сравнению с предыдущим 2010 г. Как определить срок хранения, если нужного вам договора в действующих Перечнях не нашлось. Примеры определения сроков хранения у договоров «двойного назначения». Когда договор считается законченным делопроизводством, чтобы со следующего года можно было начать исчислять его срок хранения. Эти аспекты мы рассмотрели в 1-й части очень подробной статьи, которую публикуем в этом номере журнала.
Росархив утвердил новые «Правила организации хранения, комплектования, учета и использования документов...», которые вступили в силу 17 сентября 2023 г. Разработчики новых Правил объясняют, чем они отличаются от аналогичных Правил 2015 года – что изменилось в регламентировании порядка работы с аудиовизуальными документами, документами ограниченного распространения (в т.ч. по оформлению итогов рассекречивания архивных документов с гостайной), с электронными документами, в учете архивных документов (какие новые формы утверждены и др.), раскрываются особенности работы с гибридными делами.
Раздел не найден.
Оформить подписку на журнал
«Делопроизводство и документооборот на предприятии»
можно в любом отделении почты:
