Какие описи объединенного архива согласовываются с экспертной комиссией организации? Всего 20 источников комплектования

Вопрос
В организации имеется объединенный архив. Какие описи архива согласовываются с экспертной комиссией организации? Всего 20 источников комплектования, в них входит 19 учреждений и управление.
Отвечает

Вопрос задан в общей форме, поэтому ответ будет схематичным.

Объединенный архив организации (объединенный ведомственный), действительно, должен хранить документы нескольких учреждений, входящих в структуру одной организации (одного холдинга), которые связаны между собой или какой-либо соподчиненностью, или профилем деятельности, или особенностями корпоративного управления. Предположим, что объединенный архив хранит объединенный архивный фонд, т.е. фонд, сформированный из архивных документов 19 учреждений (самостоятельных юридических лиц?) и 1 управления (статус неизвестен).

В любом случае необходимо следовать Правилам работы архивов организаций1. Документы, вошедшие в состав объединенного архивного фонда, должны быть систематизированы по значимости фондообразователей (п. 2.12). Объединенные архивные фонды учитываются на общих основаниях (п. 3.8), объединенный архив всей организации ведет необходимые учетные документы и, прежде всего, относящиеся к основному составу научно-справочного аппарата архива (п. 3.5).

Обратите внимание и на п. 5.5 Правил работы архивов организаций. По видам описей в объединенный архив должны передаваться по каждому учреждению раздельно описи дел, документов:

  • постоянного срока хранения;
  • временных (свыше 10 лет) сроков хранения (могут и отсутствовать, т.к. такой срок хранения имеют в основном документы по личному составу, которые вносятся в самостоятельную опись);
  • по личному составу;
  • специальных, характерных для деятельности данной организации (научные отчеты по темам, научно-техническая документация по проектам и стадиям разработки изделий или объектов, судебные дела и т.п.).

На практике должны передаваться при их наличии отдельные описи:

  • электронных дел, документов постоянного хранения;
  • электронных дел, документов временных (свыше 10 лет) сроков хранения;
  • электронных копий документов постоянного хранения фонда пользования;
  • электронных копий документов по личному составу фонда пользования.

Каждый из этих видов описей должен быть подписан руководителем учреждения, передающего архивные документы (по примеру Приложения № 23 к Правилам работы архивов организаций).

На основании годовых разделов соответствующих видов описей, полученных от учреждений (один экземпляр – обязательно в электронной форме), объединенный архив составляет годовые разделы сводных описей, в которых названиями разделов являются наименования учреждений – источников комплектования.

Таким образом, на заседание ЭК организации (если не образована ЦЭК, не созданы ЭК в учреждениях, этапы и порядок проведения экспертизы ценности специально не регламентированы в организации) объединенный архив представляет:

  • годовые разделы сводных описей дел постоянного срока хранения;
  • годовые разделы сводных описей дел временного (свыше 10 лет) срока хранения (при их наличии);
  • годовые разделы сводных описей дел по личному составу;
  • годовые разделы сводных описей специальных дел в соответствии с профилем деятельности организации (при их наличии).

Правила работы архивов организаций ничего не говорят о необходимости согласовывать с ЭК описи электронных документов и дел и описи электронных копий документов фондов пользования, но представляется, что они также должны согласовываться с ЭК организации, которая заинтересована в обеспечении максимально эффективного использования документов за счет формирования фонда пользования как части объединенного архивного фонда.

На заседание ЭК объединенный архив может также представлять переработанные и аннотированные описи дел, документов, уже находящихся на архивном хранении, а также акты о выделении к уничтожению архивных документов в связи с истечением сроков их хранения.

Рекомендуем также прочесть Положение о вашем объединенном архиве и на его основании проверить, какие виды описей и актов архив должен представлять на рассмотрение (согласование или утверждение) ЭК организации. А заодно и проверьте, актуализировалось ли положение об ЭК на основании Примерного положения об экспертной комиссии организации, утв. приказом Росархива от 11.04.2018 № 43.

Сноски 1

  1. Имеются в виду Правила организации хранения, комплектования, учета и использования документов Архивного фонда Российской Федерации и других архивных документов в органах государственной власти, органах местного самоуправления и организациях, утв. приказом Минкультуры России от 31.03.2015 № 526. Вернуться назад
Оценить вопрос
s
В избранное

Для того, чтобы оставить комментарий, необходимо авторизоваться

Комментарии 0

Рекомендовано для вас

Где взять форму журнала учета актов о выделении к уничтожению дел и документов

Подскажите, пожалуйста, где взять образец журнала учета актов о выделении к уничтожению дел и документов?

Как оформить передачу в архив документов со сроком хранения до 10 лет

Подскажите, пожалуйста, в случае приема архивом организации документов по личному составу временного (до 10 лет включительно) срока хранения, правильно ли такие дела указывать в описи дел временного срока хранения? Или все же нужно их помещать в описи дел по личному составу?

Документы к протоколам: правильное оформление и формирование в дела

Показываем, как формировать дела с протоколами, их приложениями (утвержденными коллегиальным органом документами) и др. документами к протоколам, которые детализируют ход обсуждения и аргументируют принятые решения (списками присутствующих, докладами, презентациями, справками, отчетами и т.п., а также черновиком протокола в бумажном виде или в форме аудиозаписи). Показываем, как делать взаимные ссылки между этими документами, чтобы увязать их с протоколом, оформить все необходимые идентификационные реквизиты и подписи для придания юридической силы. Объясняем, что, где и сколько надо хранить. Показываем примеры отражения соответствующих дел в номенклатуре дел и в описи на передачу в архив.

Как признать документы неисправимо поврежденными, чтобы снять с учета

Не секрет, что во многих организациях документы хранятся небрежно, в условиях, далеких от идеальных. Это ведет к их порче, а иногда и уничтожению. Мы рассказываем о том, чем отличаются поврежденные документы от неисправимо поврежденных, как правильно оформить обнаружение таких документов, чтобы их можно было снять с учета (в процедуре есть небольшие отличия для организаций, являющихся и не являющихся источниками комплектования государственных, муниципальных архивов).

К документам какого года применять новый Перечень со сроками хранения

18.02.2020 вступил в силу новый Перечень документов со сроками хранения. Что нужно сделать с номенклатурой дел на 2020 год до конца текущего года? По какому Перечню (новому или старому) определять сроки хранения документов, созданных до вступления в силу нового Перечня, но включаемых в опись на передачу в архив либо в акт о выделении к уничтожению сейчас – после 18.02.2020? Ответы на эти вопросы даны со ссылками на нормативные документы

Документы к протоколам: правильное оформление и формирование в дела

Показываем, как формировать дела с протоколами, их приложениями (утвержденными коллегиальным органом документами) и др. документами к протоколам, которые детализируют ход обсуждения и аргументируют принятые решения (списками присутствующих, докладами, презентациями, справками, отчетами и т.п., а также черновиком протокола в бумажном виде или в форме аудиозаписи). Показываем, как делать взаимные ссылки между этими документами, чтобы увязать их с протоколом, оформить все необходимые идентификационные реквизиты и подписи для придания юридической силы. Объясняем, что, где и сколько надо хранить. Показываем примеры отражения соответствующих дел в номенклатуре дел и в описи на передачу в архив.

Применение Перечня 2019 года со сроками хранения в вопросах и ответах

Ответы на вопросы читателей по применению нового Перечня документов со сроками хранения мы решили объединить в статью. Вопросы взаимосвязаны. Вы поймете, можно ли утвердить описи дел и акты о выделении к уничтожению задним числом, чтобы не пришлось переделывать в них сроки хранения по новому Перечню 2019 г. Надо ли что-то менять в учетных документах архива из-за существенного изменения сроков (когда документы меняют свою категорию, например, постоянный срок хранения заменен временным)? Можно ли использовать это изменение как повод возврата таких документов в подразделения?

Где взять форму журнала учета актов о выделении к уничтожению дел и документов

Подскажите, пожалуйста, где взять образец журнала учета актов о выделении к уничтожению дел и документов?