Вопрос задан в общей форме, поэтому ответ будет схематичным.
Объединенный архив организации (объединенный ведомственный), действительно, должен хранить документы нескольких учреждений, входящих в структуру одной организации (одного холдинга), которые связаны между собой или какой-либо соподчиненностью, или профилем деятельности, или особенностями корпоративного управления. Предположим, что объединенный архив хранит объединенный архивный фонд, т.е. фонд, сформированный из архивных документов 19 учреждений (самостоятельных юридических лиц?) и 1 управления (статус неизвестен).
В любом случае необходимо следовать Правилам работы архивов организаций. Документы, вошедшие в состав объединенного архивного фонда, должны быть систематизированы по значимости фондообразователей (п. 2.12). Объединенные архивные фонды учитываются на общих основаниях (п. 3.8), объединенный архив всей организации ведет необходимые учетные документы и, прежде всего, относящиеся к основному составу научно-справочного аппарата архива (п. 3.5).
Обратите внимание и на п. 5.5 Правил работы архивов организаций. По видам описей в объединенный архив должны передаваться по каждому учреждению раздельно описи дел, документов:
- постоянного срока хранения;
- временных (свыше 10 лет) сроков хранения (могут и отсутствовать, т.к. такой срок хранения имеют в основном документы по личному составу, которые вносятся в самостоятельную опись);
- по личному составу;
- специальных, характерных для деятельности данной организации (научные отчеты по темам, научно-техническая документация по проектам и стадиям разработки изделий или объектов, судебные дела и т.п.).
На практике должны передаваться при их наличии отдельные описи:
- электронных дел, документов постоянного хранения;
- электронных дел, документов временных (свыше 10 лет) сроков хранения;
- электронных копий документов постоянного хранения фонда пользования;
- электронных копий документов по личному составу фонда пользования.
Каждый из этих видов описей должен быть подписан руководителем учреждения, передающего архивные документы (по примеру Приложения № 23 к Правилам работы архивов организаций).
На основании годовых разделов соответствующих видов описей, полученных от учреждений (один экземпляр – обязательно в электронной форме), объединенный архив составляет годовые разделы сводных описей, в которых названиями разделов являются наименования учреждений – источников комплектования.
Таким образом, на заседание ЭК организации (если не образована ЦЭК, не созданы ЭК в учреждениях, этапы и порядок проведения экспертизы ценности специально не регламентированы в организации) объединенный архив представляет:
- годовые разделы сводных описей дел постоянного срока хранения;
- годовые разделы сводных описей дел временного (свыше 10 лет) срока хранения (при их наличии);
- годовые разделы сводных описей дел по личному составу;
- годовые разделы сводных описей специальных дел в соответствии с профилем деятельности организации (при их наличии).
Правила работы архивов организаций ничего не говорят о необходимости согласовывать с ЭК описи электронных документов и дел и описи электронных копий документов фондов пользования, но представляется, что они также должны согласовываться с ЭК организации, которая заинтересована в обеспечении максимально эффективного использования документов за счет формирования фонда пользования как части объединенного архивного фонда.
На заседание ЭК объединенный архив может также представлять переработанные и аннотированные описи дел, документов, уже находящихся на архивном хранении, а также акты о выделении к уничтожению архивных документов в связи с истечением сроков их хранения.
Рекомендуем также прочесть Положение о вашем объединенном архиве и на его основании проверить, какие виды описей и актов архив должен представлять на рассмотрение (согласование или утверждение) ЭК организации. А заодно и проверьте, актуализировалось ли положение об ЭК на основании Примерного положения об экспертной комиссии организации, утв. приказом Росархива от 11.04.2018 № 43.
