Где взять форму журнала учета актов о выделении к уничтожению дел и документов

Вопрос
Подскажите, пожалуйста, где взять образец журнала учета актов о выделении к уничтожению дел и документов?
Отвечает

Вопрос закономерен, поскольку в формах актов, которые являются приложениями к Правилам работы архивов организаций1, и в Методических рекомендациях по их применению (М.: ВНИИДАД, 2018) выделены в заголовочных частях площади для оформления даты составления акта и его индекса. А какие-либо регистрационные формы для учета актов и их образцы или примеры в Правилах работы архивов организаций и в Методических рекомендациях не упоминаются.

Рассмотрим ситуацию, которая все-таки регламентируется Правилами работы архивов организаций (п. 4.11). В процессе экспертизы ценности документов, которая проводится ежегодно, на дела с истекшими сроками хранения в структурных подразделениях организации составляются предложения к акту о выделении к уничтожению документов, не подлежащих хранению, т.е. фактически – акты структурных подразделений, которые должны подписывать руководители подразделений и передавать в службу делопроизводства. А служба делопроизводства на основе этих предложений составляет акт для всей организации о выделении к уничтожению документов, не подлежащих хранению, т.е. сводный акт. И вот для учета данных актов целесообразно вести журнал их регистрации, и даже можно принимать под подпись акты от ответственных за делопроизводство в структурных подразделениях. Форму журнала регистрации актов о выделении к уничтожению документов, не подлежащих хранению, можно спроектировать самостоятельно для отражения данной ситуации:

Пример 1. Журнал регистрации актов о выделении к уничтожению документов, не подлежащих хранению

На полученных экземплярах актов и на тех экземплярах (или копиях), которые будут возвращены в подразделения, в службе делопроизводства обычно проставляют соответствующие регистрационные номера из графы: «№ п/п», т.е. на акте (предложениях) финансового отдела – № 15, а на акте (предложениях) отдела кадров – № 16 (см. Пример 1). В структурных подразделениях эти документы могут храниться в течение 3 лет, так же как и экземпляры описей дел структурных подразделений, которые переданы в службу делопроизводства для составления годовых разделов соответствующих сводных описей дел (ст. 172 с примечанием 1 Перечня документов со сроками хранения, который вступил в силу 18 февраля 2020 г.2).

А вот сводный акт, который служба делопроизводства формирует на основе актов структурных подразделений, оформляется по Правилам работы архивов организаций (Приложение № 21), согласовывается с экспертной комиссией и утверждается первым руководителем организации после утверждения всех видов описей. Сводный акт о выделении к уничтожению документов, не подлежащих хранению, можно хранить:

  • в отдельном деле в службе делопроизводства;
  • но гораздо проще следовать Методическим рекомендациям по применению Правил работы архивов организаций (подраздел 3.7) и формировать сводный акт в дело фонда, в которое включаются по мере составления документы, отражающие проведение всех работ не только с архивным, но и с документальным фондом организации. Все документы в деле фонда (может состоять из нескольких томов) учитываются во внутренней описи документов дела в хронологической последовательности (Пример 2).
    Порядковый номер из внутренней описи может быть использован в качестве регистрационного номера (индекса) на сводном акте (№ 37 в Примере 2), составленном как службой делопроизводства, так и на акте, который составляется в архиве в связи с истечением срока хранения документов, уже находящихся на архивном хранении. Листы акта нумеруются в валовом порядке среди листов дела фонда (номера 68–84 в Примере 2).

Пример 2. Внутренняя опись документов дела фонда ООО «Виртуоз»

Сноски 2

  1. Имеются в виду Правила организации хранения, комплектования, учета и использования документов Архивного фонда Российской Федерации и других архивных документов в органах государственной власти, органах местного самоуправления и организациях (утв. приказом Минкультуры России от 31.03.2015 № 526). Вернуться назад
  2. Перечень типовых управленческих архивных документов, образующихся в процессе деятельности государственных органов, органов местного самоуправления и организаций, с указанием сроков хранения (утв. приказом Росархива от 20.12.2019 № 236). Вернуться назад
Оценить вопрос
s
В избранное
Внимание!
20% скидки на 2 полугодие 2021 г. на электронную версию журнала только в мае + 10% по промокоду на любой тип подписки (бумажная, электронная, комплект с доступом к базе знаний) = скидка от 30%

Для того, чтобы оставить комментарий, необходимо авторизоваться

Комментарии 2

Симонова Ольга Васильевна
26.03.2021, 10:58

То есть готовой формы нигде нет и разрабатывать ее придется самостоятельно?

Редакция журнала

Добрый день!
Да.

Рекомендовано для вас

Осмысление судьбы профессии архивиста

Стоит ли разделять 2 специальности: историк-архивист и ИТ-архивист? Стоит ли разделять специалистов ДОУ и архивистов? Какие ИТ-технологии и в каком объеме пора осваивать, чтобы остаться на плаву? Глубокие ответы со знанием реалий дает эксперт с 40-летним опытом работы, как раз освоивший эти несколько смежных специальностей.

Ответственность руководителя организации и сотрудников службы ДОУ за бухгалтерские документы

Кто отвечает в организации за сохранность бухгалтерских документов? Вы с удивлением обнаружите, что в первых рядах находится совсем даже не главный бухгалтер, а руководитель организации, о чем он может и не догадываться. Перечислили нормы закона и ответственность, которую может понести руководитель организации и сотрудники службы ДОУ лично в случае проблем с бухгалтерскими документами. Что и как стоит донести до руководителя, чтобы приобрести в его лице надежного союзника.

Конструктор документов – новый бесплатный инструмент для Вас

На нашем сайте delo-press.ru появился новый полезный инструмент, сейчас им можно пользоваться бесплатно. Он уже содержит почти 200 образцов полностью оформленных документов под различные ситуации (далее его будем постоянно пополнять). Каждый документ сбоку содержит подборку статей и вопрос-ответов, разъясняющих особенности его составления. Каждый документ можно скачать себе на компьютер, открыть в Word и изменить его данные на свои. Документы, сделанные при помощи такого Конструктора, корректны с точки зрения делопроизводственных правил оформления и содержат юридически выверенные формулировки. И пусть грамотных документов в вашей организации станет больше! А ваших усилий для этого потребуется меньше!

Если первичные учетные документы сканируются

В нашей компании ввели электронный архив для документов первичного учета. Теперь все документы первичного учета (например, счета-фактуры, универсальные передаточные документы), которые первоначально подготавливаются на бумаге и на них проставляются «живые» подписи и печати, сканируются и сохраняются в электронном архиве. Вопрос: при наличии официального электронного архива нужно ли также хранить изначально подготовленные бумажные версии этих первичных документов или оставлять на хранении только их электронные аналоги в электронном архиве? Если бумажные первоисточники хранить не нужно, то каким образом тогда оформлять их уничтожение, если по Перечню типовых архивных документов они имеют определенный срок хранения? Какое законное основание должно быть для выделения к уничтожению данных бумажных документов? Я ответила нашему главному бухгалтеру, что нужно хранить и бумажные документы, но стала немножко сомневаться. Прошу дать ответ.

Оформляем акты на уничтожение документов

В каком порядке в структурных подразделениях выявляются документы для уничтожения? Как описать в акте черновики, проекты и лишние экземпляры? Как составить сводный акт по организации о выделении к уничтожению документов, не подлежащих хранению? Какие графы таблицы и реквизиты в утвержденной форме акта не нужно заполнять, если ваша организация не является источником комплектования государственного или муниципального архива, а также если к уничтожению выделяются документы подразделений, еще не сданные в архив организации? Факт уничтожения нужно документировать отдельно. Какие варианты оформления при этом возможны?

К документам какого года применять новый Перечень со сроками хранения

18.02.2020 вступил в силу новый Перечень документов со сроками хранения. Что нужно сделать с номенклатурой дел на 2020 год до конца текущего года? По какому Перечню (новому или старому) определять сроки хранения документов, созданных до вступления в силу нового Перечня, но включаемых в опись на передачу в архив либо в акт о выделении к уничтожению сейчас – после 18.02.2020? Ответы на эти вопросы даны со ссылками на нормативные документы

Конструктор документов – новый бесплатный инструмент для Вас

На нашем сайте delo-press.ru появился новый полезный инструмент, сейчас им можно пользоваться бесплатно. Он уже содержит почти 200 образцов полностью оформленных документов под различные ситуации (далее его будем постоянно пополнять). Каждый документ сбоку содержит подборку статей и вопрос-ответов, разъясняющих особенности его составления. Каждый документ можно скачать себе на компьютер, открыть в Word и изменить его данные на свои. Документы, сделанные при помощи такого Конструктора, корректны с точки зрения делопроизводственных правил оформления и содержат юридически выверенные формулировки. И пусть грамотных документов в вашей организации станет больше! А ваших усилий для этого потребуется меньше!

Ответственность руководителя организации и сотрудников службы ДОУ за бухгалтерские документы

Кто отвечает в организации за сохранность бухгалтерских документов? Вы с удивлением обнаружите, что в первых рядах находится совсем даже не главный бухгалтер, а руководитель организации, о чем он может и не догадываться. Перечислили нормы закона и ответственность, которую может понести руководитель организации и сотрудники службы ДОУ лично в случае проблем с бухгалтерскими документами. Что и как стоит донести до руководителя, чтобы приобрести в его лице надежного союзника.