Вопрос закономерен, поскольку в формах актов, которые являются приложениями к Правилам работы архивов организаций, и в Методических рекомендациях по их применению (М.: ВНИИДАД, 2018) выделены в заголовочных частях площади для оформления даты составления акта и его индекса. А какие-либо регистрационные формы для учета актов и их образцы или примеры в Правилах работы архивов организаций и в Методических рекомендациях не упоминаются.
Рассмотрим ситуацию, которая все-таки регламентируется Правилами работы архивов организаций (п. 4.11). В процессе экспертизы ценности документов, которая проводится ежегодно, на дела с истекшими сроками хранения в структурных подразделениях организации составляются предложения к акту о выделении к уничтожению документов, не подлежащих хранению, т.е. фактически – акты структурных подразделений, которые должны подписывать руководители подразделений и передавать в службу делопроизводства. А служба делопроизводства на основе этих предложений составляет акт для всей организации о выделении к уничтожению документов, не подлежащих хранению, т.е. сводный акт. И вот для учета данных актов целесообразно вести журнал их регистрации, и даже можно принимать под подпись акты от ответственных за делопроизводство в структурных подразделениях. Форму журнала регистрации актов о выделении к уничтожению документов, не подлежащих хранению, можно спроектировать самостоятельно для отражения данной ситуации:
Пример 1. Журнал регистрации актов о выделении к уничтожению документов, не подлежащих хранению
На полученных экземплярах актов и на тех экземплярах (или копиях), которые будут возвращены в подразделения, в службе делопроизводства обычно проставляют соответствующие регистрационные номера из графы: «№ п/п», т.е. на акте (предложениях) финансового отдела – № 15, а на акте (предложениях) отдела кадров – № 16 (см. Пример 1). В структурных подразделениях эти документы могут храниться в течение 3 лет, так же как и экземпляры описей дел структурных подразделений, которые переданы в службу делопроизводства для составления годовых разделов соответствующих сводных описей дел (ст. 172 с примечанием 1 Перечня документов со сроками хранения, который вступил в силу 18 февраля 2020 г.).
А вот сводный акт, который служба делопроизводства формирует на основе актов структурных подразделений, оформляется по Правилам работы архивов организаций (Приложение № 21), согласовывается с экспертной комиссией и утверждается первым руководителем организации после утверждения всех видов описей. Сводный акт о выделении к уничтожению документов, не подлежащих хранению, можно хранить:
- в отдельном деле в службе делопроизводства;
- но гораздо проще следовать Методическим рекомендациям по применению Правил работы архивов организаций (подраздел 3.7) и формировать сводный акт в дело фонда, в которое включаются по мере составления документы, отражающие проведение всех работ не только с архивным, но и с документальным фондом организации. Все документы в деле фонда (может состоять из нескольких томов) учитываются во внутренней описи документов дела в хронологической последовательности (Пример 2).
Порядковый номер из внутренней описи может быть использован в качестве регистрационного номера (индекса) на сводном акте (№ 37 в Примере 2), составленном как службой делопроизводства, так и на акте, который составляется в архиве в связи с истечением срока хранения документов, уже находящихся на архивном хранении. Листы акта нумеруются в валовом порядке среди листов дела фонда (номера 68–84 в Примере 2).
Пример 2. Внутренняя опись документов дела фонда ООО «Виртуоз»
