Top.Mail.Ru

Где взять форму журнала учета актов о выделении к уничтожению дел и документов

Вопрос
Подскажите, пожалуйста, где взять образец журнала учета актов о выделении к уничтожению дел и документов?
Отвечает

Вопрос закономерен, поскольку в формах актов, которые являются приложениями к Правилам работы архивов организаций1, и в Методических рекомендациях по их применению (М.: ВНИИДАД, 2018) выделены в заголовочных частях площади для оформления даты составления акта и его индекса. А какие-либо регистрационные формы для учета актов и их образцы или примеры в Правилах работы архивов организаций и в Методических рекомендациях не упоминаются.

Рассмотрим ситуацию, которая все-таки регламентируется Правилами работы архивов организаций (п. 4.11). В процессе экспертизы ценности документов, которая проводится ежегодно, на дела с истекшими сроками хранения в структурных подразделениях организации составляются предложения к акту о выделении к уничтожению документов, не подлежащих хранению, т.е. фактически – акты структурных подразделений, которые должны подписывать руководители подразделений и передавать в службу делопроизводства. А служба делопроизводства на основе этих предложений составляет акт для всей организации о выделении к уничтожению документов, не подлежащих хранению, т.е. сводный акт. И вот для учета данных актов целесообразно вести журнал их регистрации, и даже можно принимать под подпись акты от ответственных за делопроизводство в структурных подразделениях. Форму журнала регистрации актов о выделении к уничтожению документов, не подлежащих хранению, можно спроектировать самостоятельно для отражения данной ситуации:

Пример 1. Журнал регистрации актов о выделении к уничтожению документов, не подлежащих хранению

На полученных экземплярах актов и на тех экземплярах (или копиях), которые будут возвращены в подразделения, в службе делопроизводства обычно проставляют соответствующие регистрационные номера из графы: «№ п/п», т.е. на акте (предложениях) финансового отдела – № 15, а на акте (предложениях) отдела кадров – № 16 (см. Пример 1). В структурных подразделениях эти документы могут храниться в течение 3 лет, так же как и экземпляры описей дел структурных подразделений, которые переданы в службу делопроизводства для составления годовых разделов соответствующих сводных описей дел (ст. 172 с примечанием 1 Перечня документов со сроками хранения, который вступил в силу 18 февраля 2020 г.2).

А вот сводный акт, который служба делопроизводства формирует на основе актов структурных подразделений, оформляется по Правилам работы архивов организаций (Приложение № 21), согласовывается с экспертной комиссией и утверждается первым руководителем организации после утверждения всех видов описей. Сводный акт о выделении к уничтожению документов, не подлежащих хранению, можно хранить:

  • в отдельном деле в службе делопроизводства;
  • но гораздо проще следовать Методическим рекомендациям по применению Правил работы архивов организаций (подраздел 3.7) и формировать сводный акт в дело фонда, в которое включаются по мере составления документы, отражающие проведение всех работ не только с архивным, но и с документальным фондом организации. Все документы в деле фонда (может состоять из нескольких томов) учитываются во внутренней описи документов дела в хронологической последовательности (Пример 2).
    Порядковый номер из внутренней описи может быть использован в качестве регистрационного номера (индекса) на сводном акте (№ 37 в Примере 2), составленном как службой делопроизводства, так и на акте, который составляется в архиве в связи с истечением срока хранения документов, уже находящихся на архивном хранении. Листы акта нумеруются в валовом порядке среди листов дела фонда (номера 68–84 в Примере 2).

Пример 2. Внутренняя опись документов дела фонда ООО «Виртуоз»

Сноски 2

  1. Имеются в виду Правила организации хранения, комплектования, учета и использования документов Архивного фонда Российской Федерации и других архивных документов в органах государственной власти, органах местного самоуправления и организациях (утв. приказом Минкультуры России от 31.03.2015 № 526). Вернуться назад
  2. Перечень типовых управленческих архивных документов, образующихся в процессе деятельности государственных органов, органов местного самоуправления и организаций, с указанием сроков хранения (утв. приказом Росархива от 20.12.2019 № 236). Вернуться назад
Оценить вопрос
s
В избранном

Для того, чтобы оставить комментарий, необходимо авторизоваться

Комментарии 2

Симонова Ольга Васильевна
26.03.2021, 10:58

То есть готовой формы нигде нет и разрабатывать ее придется самостоятельно?

Редакция журнала

Добрый день!
Да.

Рекомендовано для вас

В каком формате хранить файл архивного электронного документа?

В новых архивных Правилах, утв. приказом Росархива от 31.07.2023 № 77, сказано, что основной файл архивного электронного документа должен быть в PDF/A. При этом многие разработчики электронного архива предлагают хранить файл основного документа в том формате, в котором он был создан, и визуализированную копию в PDF/A. Не является ли это нарушением требований новых Правил?

Составление паспорта архива организации (часть 1)

Продолжаем тему учетных документов в архиве организации. Теперь расскажем о паспорте архива организации, хранящем управленческую документацию. Разбираться будем во всех подробностях, в т.ч. обговорим моменты, которые вы вряд ли найдете в методической литературе по его составлению. В этом номере читайте 1-ю часть статьи. Какие организации и когда обязаны составлять паспорт своего архива? На какую нормативную базу опираться? Как заполнить адресную часть и раздел «Общие сведения»? Как считается количество фондов? Что учитывать при расчете площади архивохранилища? Как вычислить его загруженность в %?

Составление паспорта архива организации (часть 2)

На примерах разбираем заполнение всех граф паспорта архива организации, хранящего управленческую документацию: откуда брать данные, по какой логике что надо суммировать и где указывать. Показываем образец полностью заполненного паспорта архива.

Как документировать уничтожение персональных данных

Штраф за неуничтожение в заданные сроки персональных данных для организации сейчас доходит до 500 000 руб., и Госдума рассматривает законопроект о его увеличении в несколько раз! Поэтому давайте разберемся, в каких ситуациях, в какие сроки надо уничтожать персданные, как это документально подтвердить, сколько потом хранить такие доказательства. Правила документирования установлены Роскомнадзором – объясняем, что он требует. Показываем образцы приказа о создании комиссии, акта об уничтожении персданных, уведомления работника об уничтожении персональных данных, которые использовались неправомерно. Предлагаем формулировки для ЛНА о порядке уничтожения таких конфиденциальных сведений, для договоров об обязательстве контрагента уничтожить передаваемые ему персданные.

Что изменилось в Правилах работы архивов организаций по сравнению с Правилами 2015 года

Росархив утвердил новые «Правила организации хранения, комплектования, учета и использования документов...», которые вступили в силу 17 сентября 2023 г. Разработчики новых Правил объясняют, чем они отличаются от аналогичных Правил 2015 года – что изменилось в регламентировании порядка работы с аудиовизуальными документами, документами ограниченного распространения (в т.ч. по оформлению итогов рассекречивания архивных документов с гостайной), с электронными документами, в учете архивных документов (какие новые формы утверждены и др.), раскрываются особенности работы с гибридными делами.

Оформляем акты на уничтожение документов

В каком порядке в структурных подразделениях выявляются документы для уничтожения? Как описать в акте черновики, проекты и лишние экземпляры? Как составить сводный акт по организации о выделении к уничтожению документов, не подлежащих хранению? Какие графы таблицы и реквизиты в утвержденной форме акта не нужно заполнять, если ваша организация не является источником комплектования государственного или муниципального архива, а также если к уничтожению выделяются документы подразделений, еще не сданные в архив организации? Факт уничтожения нужно документировать отдельно. Какие варианты оформления при этом возможны?

Акты: оформляем по правилам ГОСТ Р 7.0.97-2016 и Методических рекомендаций

Объясняем особенности оформления актов с восполнением пробелов Методических рекомендаций к ГОСТ Р 7.0.97-2016 и исправлением их ошибок. В статье дан 21 пример оформления отдельных реквизитов и фрагментов акта для различных ситуаций, а также 3 образца целых актов (один составлен комиссией, другой – без образования комиссии в присутствии коллег, а третий – представителями разных организаций). Показали лучшую практику формализации текста акта, которая поможет вам разработать его бланки, а также электронные шаблоны актов в информационной системе.

К документам какого года применять новый Перечень со сроками хранения

18.02.2020 вступил в силу новый Перечень документов со сроками хранения. Что нужно сделать с номенклатурой дел на 2020 год до конца текущего года? По какому Перечню (новому или старому) определять сроки хранения документов, созданных до вступления в силу нового Перечня, но включаемых в опись на передачу в архив либо в акт о выделении к уничтожению сейчас – после 18.02.2020? Ответы на эти вопросы даны со ссылками на нормативные документы