Где взять форму журнала учета актов о выделении к уничтожению дел и документов

Вопрос
Подскажите, пожалуйста, где взять образец журнала учета актов о выделении к уничтожению дел и документов?
Отвечает

Вопрос закономерен, поскольку в формах актов, которые являются приложениями к Правилам работы архивов организаций1, и в Методических рекомендациях по их применению (М.: ВНИИДАД, 2018) выделены в заголовочных частях площади для оформления даты составления акта и его индекса. А какие-либо регистрационные формы для учета актов и их образцы или примеры в Правилах работы архивов организаций и в Методических рекомендациях не упоминаются.

Рассмотрим ситуацию, которая все-таки регламентируется Правилами работы архивов организаций (п. 4.11). В процессе экспертизы ценности документов, которая проводится ежегодно, на дела с истекшими сроками хранения в структурных подразделениях организации составляются предложения к акту о выделении к уничтожению документов, не подлежащих хранению, т.е. фактически – акты структурных подразделений, которые должны подписывать руководители подразделений и передавать в службу делопроизводства. А служба делопроизводства на основе этих предложений составляет акт для всей организации о выделении к уничтожению документов, не подлежащих хранению, т.е. сводный акт. И вот для учета данных актов целесообразно вести журнал их регистрации, и даже можно принимать под подпись акты от ответственных за делопроизводство в структурных подразделениях. Форму журнала регистрации актов о выделении к уничтожению документов, не подлежащих хранению, можно спроектировать самостоятельно для отражения данной ситуации:

Пример 1. Журнал регистрации актов о выделении к уничтожению документов, не подлежащих хранению

На полученных экземплярах актов и на тех экземплярах (или копиях), которые будут возвращены в подразделения, в службе делопроизводства обычно проставляют соответствующие регистрационные номера из графы: «№ п/п», т.е. на акте (предложениях) финансового отдела – № 15, а на акте (предложениях) отдела кадров – № 16 (см. Пример 1). В структурных подразделениях эти документы могут храниться в течение 3 лет, так же как и экземпляры описей дел структурных подразделений, которые переданы в службу делопроизводства для составления годовых разделов соответствующих сводных описей дел (ст. 172 с примечанием 1 Перечня документов со сроками хранения, который вступил в силу 18 февраля 2020 г.2).

А вот сводный акт, который служба делопроизводства формирует на основе актов структурных подразделений, оформляется по Правилам работы архивов организаций (Приложение № 21), согласовывается с экспертной комиссией и утверждается первым руководителем организации после утверждения всех видов описей. Сводный акт о выделении к уничтожению документов, не подлежащих хранению, можно хранить:

  • в отдельном деле в службе делопроизводства;
  • но гораздо проще следовать Методическим рекомендациям по применению Правил работы архивов организаций (подраздел 3.7) и формировать сводный акт в дело фонда, в которое включаются по мере составления документы, отражающие проведение всех работ не только с архивным, но и с документальным фондом организации. Все документы в деле фонда (может состоять из нескольких томов) учитываются во внутренней описи документов дела в хронологической последовательности (Пример 2).
    Порядковый номер из внутренней описи может быть использован в качестве регистрационного номера (индекса) на сводном акте (№ 37 в Примере 2), составленном как службой делопроизводства, так и на акте, который составляется в архиве в связи с истечением срока хранения документов, уже находящихся на архивном хранении. Листы акта нумеруются в валовом порядке среди листов дела фонда (номера 68–84 в Примере 2).

Пример 2. Внутренняя опись документов дела фонда ООО «Виртуоз»

Сноски 2

  1. Имеются в виду Правила организации хранения, комплектования, учета и использования документов Архивного фонда Российской Федерации и других архивных документов в органах государственной власти, органах местного самоуправления и организациях (утв. приказом Минкультуры России от 31.03.2015 № 526). Вернуться назад
  2. Перечень типовых управленческих архивных документов, образующихся в процессе деятельности государственных органов, органов местного самоуправления и организаций, с указанием сроков хранения (утв. приказом Росархива от 20.12.2019 № 236). Вернуться назад
Оценить вопрос
s
В избранное

Для того, чтобы оставить комментарий, необходимо авторизоваться

Комментарии 0

Рекомендовано для вас

Если бухгалтерия отказывается передавать свои документы в архив организации

Когда подразделения обязаны передавать документы в архив своей организации? Где это установлено и каковы санкции за нарушения? Что делать, если некоторые подразделения не хотят расставаться со своими документами и передавать их в архив? Как их переубедить? Как легализовать такую практику? Эти интересные вопросы нам задал подписчик, ответы на них вылились в целую статью.

Проблемы долговременного хранения электронных документов, не решенные в новых Требованиях к СЭД

Что мешает долго хранить электронные документы, подписанные квалифицированными электронными подписями (КЭП)? Какими нормативными правовыми актами (НПА) руководствоваться при организации хранения таких документов? К сожалению, найденные нами НПА ответа на данный вопрос не дают. Но такие документы с КЭП у нас уже есть, и хранить их как-то надо. Пока «спасение утопающих остается делом рук самих утопающих», поэтому мы перечислили подходы к подтверждению верности исторических электронных подписей, встречающиеся в отечественной и мировой практике. Однако без законодательного решения этого вопроса нам не обойтись.

Как отразить в учетных документах архива «выбытие» единиц хранения

Различные обстоятельства могут приводить к тому, что сведения в учетных документах архива перестают отражать реальную ситуацию: документы в архиве могут быть не обнаружены по результатам проведенного розыска, получить неисправимые повреждения, быть переданы по акту к физическому уничтожению или в госархив, личные документы могут быть отданы собственнику, документы могут поступить в неупорядоченном состоянии, затрудняющем их учет, могут быть обнаружены «технические» ошибки в цифрах учета либо некоторые хранимые документы могут оказаться вообще «чужими». Сначала мы показываем виды актов (с примерами оформления), которые подтверждают разные причины выбытия и снятия с учета документов. А потом – как внести изменения о количестве хранимых дел в основные учетные документы архива на основании этих актов.

Вступили в силу новые Типовые функциональные требования к СЭД

Отвечаем на главные вопросы. Для кого обязательны новые Требования, вступившие в силу 01.11.2020? Что будет, если эксплуатируемая в организации СЭД им не соответствует? Как они помогут сделать следующий шаг – внедрить после системы электронного документооборота полноценный электронный архив? Перечислили основные функции, которые должны быть реализованы в СЭД и СХЭД.

Оформляем акты на уничтожение документов

В каком порядке в структурных подразделениях выявляются документы для уничтожения? Как описать в акте черновики, проекты и лишние экземпляры? Как составить сводный акт по организации о выделении к уничтожению документов, не подлежащих хранению? Какие графы таблицы и реквизиты в утвержденной форме акта не нужно заполнять, если ваша организация не является источником комплектования государственного или муниципального архива, а также если к уничтожению выделяются документы подразделений, еще не сданные в архив организации? Факт уничтожения нужно документировать отдельно. Какие варианты оформления при этом возможны?

Как отразить в учетных документах архива «выбытие» единиц хранения

Различные обстоятельства могут приводить к тому, что сведения в учетных документах архива перестают отражать реальную ситуацию: документы в архиве могут быть не обнаружены по результатам проведенного розыска, получить неисправимые повреждения, быть переданы по акту к физическому уничтожению или в госархив, личные документы могут быть отданы собственнику, документы могут поступить в неупорядоченном состоянии, затрудняющем их учет, могут быть обнаружены «технические» ошибки в цифрах учета либо некоторые хранимые документы могут оказаться вообще «чужими». Сначала мы показываем виды актов (с примерами оформления), которые подтверждают разные причины выбытия и снятия с учета документов. А потом – как внести изменения о количестве хранимых дел в основные учетные документы архива на основании этих актов.

К документам какого года применять новый Перечень со сроками хранения

18.02.2020 вступил в силу новый Перечень документов со сроками хранения. Что нужно сделать с номенклатурой дел на 2020 год до конца текущего года? По какому Перечню (новому или старому) определять сроки хранения документов, созданных до вступления в силу нового Перечня, но включаемых в опись на передачу в архив либо в акт о выделении к уничтожению сейчас – после 18.02.2020? Ответы на эти вопросы даны со ссылками на нормативные документы

Уничтожение документов

С необходимостью что-нибудь когда-нибудь уничтожить сталкивалась каждая организация. В данной статье мы расскажем о порядке проведения этой процедуры, а также о способах ее документального подтверждения. Как назначить экспертную комиссию и провести экспертизу ценности документов? Как провести архивную обработку документов, выбранных для списания и уничтожения? Как оформить акт о выделении к уничтожению документов и дел? В каких случаях к нему необходимо приложить накладную и акт об уничтожении документов? Как меняется комплект оформляемых документов, если вы прибегаете к услугам сторонней организации? Когда и как оформляется акт об уничтожении испорченных бланков документов? Какие способы уничтожения применяют для бумажных и электронных документов?