Можно ли изымать пустые графы при заполнении форм документов, утвержденных нормативными правовыми актами?

Мы всегда приветствуем наших читателей, которые внимательно изучают нормативно-методическую базу делопроизводства и стараются соблюдать установленные требования в своей практической деятельности.

Автору вопроса никто не мешает строго следовать Правилам работы архивов организаций 2015 года¹ и оформлять акт в соответствии с Приложением № 21. При этом в табличной части акта графы 4 «Номер описи» и 5 «Номер единицы хранения по описи» должны будут оставаться пустыми, не заполненными, не изъятыми. Это будет соответствовать примечанию со знаком * к заголовку графы 4 и разделу 7 Методических рекомендаций по применению Правил 2015 года (Росархив/ВНИИДАД, 2018; опубликованы на сайте Росархива).

Но в вопросе читателя отражается извечная проблема – соотношение смысла и содержания правовой нормы с возможностями (и особенностями) ее применения. Разобраться с ней очень важно.

В работе с утвержденными формами документов рекомендуем различать 2 аспекта и соответственно 2 категории форм:

Первая – унифицированные типовые формы документов, утвержденные нормативными правовыми актами и оформленные не только в качестве приложения к нему, но и в составе альбома (комплекса) типовых форм. Данные формы применяются самостоятельно, действуют с присвоенными кодами в той форме, в которой были утверждены как обязательные (формулировка в приказах, например, утвердить). Изменять их строго запрещено, поскольку они предназначены прежде всего для автоматизированной (автоматической) обработки. Это формы бухгалтерской и налоговой отчетности, отчетов в рамках обязательного статистического наблюдения, отчетов в ПФР, ФСС, ФОМС и т.п., к которым тем не менее даются краткие методические указания по заполнению. В частности, устанавливаются соответствующие условные обозначения и знаки для ситуаций, когда отсутствуют конкретные значения показателей, а заполнение строк и граф обязательно («0», «-», «Х»).

Вторая – унифицированные формы документов, утвержденные в составе нормативного правового акта, как это сделано в Правилах 2015 года. Форма акта (Приложение № 21) упоминается в тексте документа несколько раз в разных ситуациях, и особенности оформления акта определяются этими ситуациями.

Сначала в ситуации выделения к уничтожению документов в делопроизводстве (п. 4.11–4.13 Правил 2015 года) из заголовка обсуждаемого акта исключается слово «архивных», поскольку экспертиза ценности проводится в структурных подразделениях до передачи документов в архив (они еще не стали архивными). Если выделяются к уничтожению электронные документы, то в заголовок вносится правка «о выделении к уничтожению электронных документов». В актах (проектах), подготовленных структурными подразделениями, отсутствуют гриф утверждения руководителем организации и подпись руководителя архива (лица, ответственного за архив). Подписывать эти акты должны руководители соответствующих структурных подразделений.

При составлении сводного акта службой делопроизводства он подписывается руководителем данной службы, а не руководителем архива. Проекты годовых разделов описей еще не сформированы и не утверждены, да и организация может не быть источником комплектования, поэтому из итоговой записи к акту исключается упоминание об ЭПК архивного учреждения.

Именно поэтому в делопроизводственной практике графы 4 и 5 акта не только не заполняются, а просто не включаются в его табличную часть, что экономит площадь документа и позволяет в графе «Примечания» более подробно указывать форму представления документов (например, россыпь в коробках для бумаги формата А4) или указывать при необходимости номера дел по номенклатуре дел.

Таким образом, правовые нормы Правил 2015 года регулируют разные ситуации уничтожения документов, которые должны быть правильно документированы, несмотря на то что только одна форма акта закреплена Приложением № 21.

Строго по данной форме акта, включая его табличную часть, уничтожение документов будет оформлять архив организации при проведении экспертизы ценности архивных документов, уже находящихся в составе архивного фонда, особенно когда организация является источником комплектования. Обратите внимание, что Правила 2015 года регламентируют прежде всего работу архивов организаций.

В нашем журнале мы всегда обобщаем опыт работы служб делопроизводства и даем практичные рекомендации – это мотивированные профессиональные суждения.