Top.Mail.Ru

Как в отметке о заверении копии указать дело, у которого нет номера?

Вопрос
В ГОСТ Р 7.0.97-2016 об оформлении организационно-распорядительных документов в п. 4.26 сказано: «Если копия выдается для представления в другую организацию, отметка о заверении копии заверяется печатью организации (при ее наличии), а также (при необходимости) дополняется надписью о месте хранения документа, с которого была изготовлена копия («Подлинник документа находится в (наименование организации) в деле №... за... год»).» Но у нас нет номенклатуры дел, и потому на делах просто оформлены наименования и год заведения, но не номера. Нам надо заверить копию документа для ее представления в суд, поэтому важно, чтобы суд принял ее и претензий к заверению не было. За неимением номера дела мы можем оформить заверительную надпись с фразой «Подлинник документа находится в (наименование организации) в деле (наименование дела) за 2020 год»? Такая копия будет иметь юридическую силу?
Отвечает

Да, такая копия по форме будет иметь юридическую силу1. Более того, вы можете в отметке о заверении копии использовать фразу: «Подлинник документа находится в документальном фонде (наименование организации)». Таким образом, у Вас есть 2 допустимых варианта заверения копии без указания номера дела, в которое подшит подлинник документа:

Пример 1. Отметка о заверении копии без номера дела (если его нет)

Пример 2. Отметка о заверении копии без номера дела (если его нет)

Кроме того, для оформления отметки допускается использовать штамп с типовой фразой «КОПИЯ ВЕРНА» и заранее нанесенным наименованием должности и расшифровкой подписи уполномоченного лица, которому остается только проставить собственноручную подпись и дату заверения.

Такие способы оформления отметки о заверении применяются, как правило, когда заверяется копия одностраничного документа. У многостраничной копии придется заверять таким образом каждую страницу либо прошить документ и заверить весь сшив (об этом мы подробно рассказывали в ноябрьском номере журнала).

При всех способах заверения на верхнем поле первого листа копии в левом углу оформляется прописными буквами или штампом слово «КОПИЯ» – сейчас это уже не обязательное требование, а просто лучшая практика.

Но внимание! Помните, что в работе с копиями самое главное – полномочия по удостоверению копий документов организации. Если копии документов будет удостоверять секретарь или руководитель службы делопроизводства, необходимо издание приказа о предоставлении таких полномочий и выдача доверенности (если копии документов предоставляются третьим лицам). Их подписи на копиях могут удостоверяться оттиском печати специального назначения, на которой может быть написано «Для документов» или «Для заверения копий», либо главной печати организации.

Для предоставления копий документов в суд рекомендуем в отметке о заверении копии оформить подпись руководителя организации, которая уже точно удостоверяется главной печатью.

И конечно же, рекомендуем Вам разработать номенклатуру дел организации, тем более что дела фактически заведены и заголовки дел у вас уже сформулированы.

Сноски 1

  1. Прим. ред.: Тем более что такое ее оформление соответствует действующему нормативному правовому акту – Указу Президиума ВС СССР от 04.08.1983 № 9779-X «О порядке выдачи и свидетельствования предприятиями, учреждениями и организациями копий документов, касающихся прав граждан». Вернуться назад
Оценить вопрос
s
В избранное
Внимание!
20% скидки на 2 полугодие 2021 г. на электронную версию журнала только в мае + 10% по промокоду на любой тип подписки (бумажная, электронная, комплект с доступом к базе знаний) = скидка от 30%

Для того, чтобы оставить комментарий, необходимо авторизоваться

Комментарии 0

Рекомендовано для вас

Как прошить и заверить оригиналы и копии документов

На примерах показываем: как прошить листы документа; что включить в заверительную надпись, если это сшив оригинала, если сшив копии и если сшив многостороннего документа (например, договора, акта, протокола). Как заверить копию и что указать, если оригинал, с которого она изготавливается, не подшит в дело. Какова специфика заверения копий документов, представляемых налоговым органам. Если заверять приходится много копий, то стоит оформить делегирование этого права от руководителя другим сотрудникам – показываем образцы соответствующего приказа, доверенности и фрагмент Инструкции по делопроизводству. Данное право можно предоставить даже людям, не являющимся штатными сотрудниками. Опубликован опыт компании СКБ Контур,

Как заверить электронную копию бумажного оригинала

Как заверить электронную копию бумажного оригинала? Например, при ее предоставлении по запросу акционера.

Изменение в правилах заверения копии?

В пункте 5.26 ГОСТ Р 7.0.97-2016 есть описание, как должна выглядеть отметка о заверении копии, но нет указания на необходимость проставления штампа или надписи «Копия» в верхнем правом углу, как делали раньше. Означает ли это, что теперь надпись «Копия» ставить не надо? Или все-таки надо, но на какой-то части документов? Тогда где надо ставить и на основании чего?

Как оформить «копию с копии»?

Устав нашей организации утверждается Правительством РФ, соответственно, оригинал документа хранится там, по факту у нас – копия. Но различные организации (БТИ, МОЭК и т.п.) часто запрашивают у нас копию устава, заверенную нашей организацией. Как в таком случае оформляется заверительная надпись?

Как прошить и заверить оригиналы и копии документов

На примерах показываем: как прошить листы документа; что включить в заверительную надпись, если это сшив оригинала, если сшив копии и если сшив многостороннего документа (например, договора, акта, протокола). Как заверить копию и что указать, если оригинал, с которого она изготавливается, не подшит в дело. Какова специфика заверения копий документов, представляемых налоговым органам. Если заверять приходится много копий, то стоит оформить делегирование этого права от руководителя другим сотрудникам – показываем образцы соответствующего приказа, доверенности и фрагмент Инструкции по делопроизводству. Данное право можно предоставить даже людям, не являющимся штатными сотрудниками. Опубликован опыт компании СКБ Контур,

Как заверить электронную копию бумажного оригинала

Как заверить электронную копию бумажного оригинала? Например, при ее предоставлении по запросу акционера.

Справки, копии и выписки из документов

Каковы назначение и правила оформления справок, выписок и заверенных копий документов? Подробно разобран состав используемых реквизитов, даны образцы оформления.

Сколько подлинников приказа подписывать?

Объясняем, что считать подлинником приказа, а что его копией. Что называют оригиналом и первым экземпляром документа. Почему количество подлинников приказа должно равняться числу его авторов. Показан пример совместного приказа.