Top.Mail.Ru

Срок хранения заявлений на выплаты работникам на обустройство на новом месте

Вопрос
В нашей организации производят компенсационные выплаты на обустройство работников на новом месте жительства. Работник пишет заявление в жилищную комиссию, далее оформляется протокол жилищной комиссии и издается приказ о выплате компенсаций на обустройство на новом месте жительства. Срок хранения такого приказа – 50 лет по ст. 434 а) нового типового Перечня документов со сроками хранения 2019 года. Правильно ли срок хранения заявлений работников на ежемесячную жилищную надбавку определять по ст. 640 Перечня (заявления о предоставлении жилья, в т.ч. по договорам социального найма, и документы к ним – 10 лет)? Или они должны быть приложены к приказам по личному составу и храниться 50 лет, или приложены к протоколам жилищной комиссии и храниться постоянно?
Отвечает

Рассмотрите весь административный процесс более подробно в связи со статусом жилищной комиссии.

Она может создаваться работодателем при участии профсоюзной организации в рамках политики управления персоналом, реализации системы мотивации и программ так называемого мобильного персонала. Такие программы разрабатывают крупные добывающие компании, когда специалисты отрасли закрепляются на рабочих местах (вновь организованных или в порядке специального набора, или перевода с согласия работника) на 3–5 лет и получают соответствующую социальную поддержку.

В этом случае работник направляет работодателю заявление, которое фиксирует его согласие на переезд к новому месту работы. Такое заявление необходимо работодателю для изменения трудового договора с работником (обычно оформляется дополнительное соглашение к действующему договору).

А для рассмотрения жилищной комиссией требуется прежде всего служебная записка или представление кадровой службы, которая обосновывает необходимую выплату конкретному специалисту в связи со сменой места выполнения трудовых функций, ее размер с учетом количества членов семьи и порядок выплаты. Кадровая служба должна опираться на действующие программы привлечения специалистов и нормы выплат, которые заранее утверждаются в рамках финансирования планов развития «мобильного персонала». Представление кадровой службы (подлинник) останется как документ-основание к зафиксированному в протоколе жилищной комиссии решению на постоянный срок хранения по ст. 18 в) нового Перечня 2019 года.

Фрагмент документа

Перечень типовых управленческих архивных документов, образующихся в процессе деятельности государственных органов, органов местного самоуправления и организаций, с указанием сроков хранения (утв. приказом Росархива от 20.12.2019 № 236)

Полагаем, что жилищная комиссия может являться совещательным органом при руководителе организации и действовать на основании соответствующего положения. Тогда рекомендуем проверить по положению о комиссии, каковы порядок ее работы, юридическая сила решений и состав документов, необходимых для принятия решений о предоставлении жилья или выплат на него.

Приказ о назначении компенсации на обустройство на новом месте жительства и порядке ее выплаты должен быть издан на основе выписки из протокола заседания жилищной комиссии или ее заверенной копии, заявления работника работодателю о согласии на переезд (перевод) на работу в другую местность, представления профильных и вышестоящих руководителей работника, документов о специальности и квалификации (при необходимости) и др. документов.

Причем эти условия о компенсации с указанием соответствующих дат начала выплат (как правило, до даты начала работы) могут быть сразу включены в текст:

  • приказа о переводе на работу в другую местность с согласия работника (или в приказ о приеме на работу нового сотрудника);
  • а также в дополнительное соглашение к трудовому договору «старого» работника (или трудовой договор «нового» работника).

Если процедура выстроена правильно и последовательно, то отдельный приказ о назначении выплат может и не потребоваться. Заявление работника с согласием на переезд в составе всего комплекса документов-оснований будет храниться вместе с соответствующим приказом о переводе 50 лет по ст. 434 а) Перечня 2019 года. Если все же издаются 2 приказа, то приказ о назначении компенсации на обустройство на новом месте жительства также должен храниться по ст. 434 а).

Заявление работника на ежемесячную жилищную надбавку, которое вы упоминаете, скорее всего, является заявлением в бухгалтерию на перечисление этой надбавки на соответствующий счет вместе с заработной платой или отдельно. И это заявление будет храниться в бухгалтерии вместе с документами по расчетам заработной платы и другим выплатам в головной организации работодателя. Условный заголовок такого дела – «Распоряжения на выплату всех видов компенсаций и документы-основания к ним (заявления, копии договоров, протоколов жилищной комиссии и др.)». А срок хранения – 5 лет по ст. 277 Перечня 2019 года.

Не рекомендуем срок хранения заявлений работников на ежемесячную жилищную надбавку определять по ст. 640 Перечня 2019 года (заявления о предоставлении жилья, в т.ч. по договорам социального найма, и документы к ним со сроком хранения 10 лет).

Заявления о предоставлении жилья обычно хранятся в делах профсоюзных организаций, которые являются самостоятельными юридическими лицами, и жилищные комиссии которых ходатайствуют о предоставлении жилья перед муниципальными органами вместе с работодателями или даже ставят на очередь работников, нуждающихся в жилье, если крупная организация ведет свое строительство ведомственного жилья.

Оценить вопрос
s
В избранное

Для того, чтобы оставить комментарий, необходимо авторизоваться

Комментарии 0

Рекомендовано для вас

Как принимать заявления работников

Кому и как работник должен подавать заявление. Как потом он сможет это доказать в суде. Должен ли работодатель регистрировать заявление и оформлять на нем какие-либо отметки. Как это может происходить на практике с бумажными заявлениями. Как лучше организовать работу (прием, передачу в работу, уведомление в случае отказа). Какие риски выявил анализ судебной практики. В результате предлагаем вам формулировки для регламентации этой процедуры в инструкции. Какие особенности появляются при электронном документообороте.

К какой категории относить документы со сроком хранения «до ликвидации организации»: постоянно или временно?

К какой категории относить документы со сроком хранения «до ликвидации организации» – к документам постоянного или временного хранения? В какой строке итоговой записи к номенклатуре дел их учитывать? Когда и в какую опись включать при подготовке к передаче в архив? Разбираемся, что сказано об этом в законе об архивном деле, действующем Перечне документов со сроками хранения 2019 года и в только что вступивших в силу архивных Правилах 2023 года. В результате делаем выводы, как действовать организациям и архивным учреждениям.

Срок хранения журнала регистрации документов

В делопроизводстве организации образуются документы, которые есть в Перечне 2019, но в нем нет журналов (реестров, регистров, списков и т.д.) их регистрации. Верна ли логика: хранить журналы регистрации каких-либо документов исходя из срока хранения самих регистрируемых документов? Где зафиксировано это правило? Действует ли это правило и для форм регистрации этих документов – см. примеры из Перечня 2019 далее. Если каким-либо документам установлены сроки хранения решением ЭК организации, значит, срок хранения журналов (реестров, регистров) таких документов будет таким же?

Сроки хранения электронной кадровой отчетности в фонды и налоговую

В разных нормативных документах мы видим существенно различающийся срок хранения для одних и тех же форм отчетности (в типовом Перечне 2019 года, НК РФ, приказе ФСС РФ). С этим вопросом к нам обратился подписчик. Объясняем, какой срок хранения необходимо отразить в номенклатуре дел организации-налогоплательщику и страхователю (т.е. автору подаваемых в электронном виде отчетов): для форм СЗВ-ТД, СЗВ-М, РСВ, 4-ФСС, СЗВ-СТАЖ, которые подавались ранее в ПФР и ФСС; и для форм КНД 1151111, КНД 1151162, ЕФС-1, которые подаются с 1 января 2023 года в налоговую и СФР. При соблюдении каких условий эти сроки можно существенно сократить.

Порядок разработки номенклатуры дел

В конце года необходимо составить (или актуализировать имеющуюся) номенклатуру дел на следующий год. Если в вашей организации ее еще нет, то эта статья поможет исправить данную ошибку. Ведь без номенклатуры дел невозможно систематизировать имеющиеся документы и наладить соблюдение сроков их хранения. Мы объяснили, какие документы необходимо включить в номенклатуру дел, как сформировать заголовки дел (которые потом будут переноситься на их обложки), как их проиндексировать, как установить сроки хранения, какую структуру номенклатуры выбрать, чем отличается номенклатура дел организации от номенклатуры структурного подразделения, как оформить, подписать, согласовать и утвердить документ, что заполняется перед началом делопроизводственного года и что — по его окончании.

Как лучше актуализировать номенклатуру дел на 2020 год в связи с вступлением в силу нового Перечня

Показали 2 варианта действий: а) как можно утвердить изменения к первоначальной номенклатуре дел на 2020 год, которую подготовили еще в конце 2019 года; б) как утвердить новую номенклатуру на этот год. Они сопровождаются примерами оформления документов. Мы рекомендуем оптимальное распределение обязанностей между службой делопроизводства организации и другими подразделениями, а также удобный функционал MS Word, чтобы вы ничего не упустили. Показали 2 варианта действий: а) как можно утвердить изменения к первоначальной номенклатуре дел на 2020 год, которую подготовили еще в конце 2019 года; б) как утвердить новую номенклатуру на этот год. Они сопровождаются примерами оформления документов. Мы рекомендуем оптимальное распределение обязанностей между службой делопроизводства организации и другими подразделениями, а также удобный функционал MS Word, чтобы вы ничего не упустили.

Сроки хранения договоров: теория и интересная практика (часть 1)

Где можно найти сроки хранения договоров. Какая специфика есть у акционерных обществ. Сроки хранения договоров, соглашений, контрактов, разбросанные по всему Перечню управленческих документов 2020 г., мы собрали в таблицу. Прокомментировали, как изменились сроки в действующем Перечне по сравнению с предыдущим 2010 г. Как определить срок хранения, если нужного вам договора в действующих Перечнях не нашлось. Примеры определения сроков хранения у договоров «двойного назначения». Когда договор считается законченным делопроизводством, чтобы со следующего года можно было начать исчислять его срок хранения. Эти аспекты мы рассмотрели в 1-й части очень подробной статьи, которую публикуем в этом номере журнала.

К документам какого года применять новый Перечень со сроками хранения

18.02.2020 вступил в силу новый Перечень документов со сроками хранения. Что нужно сделать с номенклатурой дел на 2020 год до конца текущего года? По какому Перечню (новому или старому) определять сроки хранения документов, созданных до вступления в силу нового Перечня, но включаемых в опись на передачу в архив либо в акт о выделении к уничтожению сейчас – после 18.02.2020? Ответы на эти вопросы даны со ссылками на нормативные документы