Top.Mail.Ru

Акт о вскрытии конверта и отсутствии документов

Вопрос
Пришло письмо заказным отправлением. В тексте письма в отметке о наличии приложений указано 2 документа, но фактически их в этом конверте не оказалось. 1. Знаю, что это надо оформить актом, но как его составить? Кому подписывать? Что с ним потом делать? 2. Была еще такая ситуация: пришло письмо без приложений в конверте, но при вскрытии другого конверта эти приложения там обнаружили. Видимо, отправитель сам заметил ошибку и дослал приложения через пару дней (судя по штемпелям на конвертах). А мы оба эти письма вскрыли в один день. Тогда акт о недостаче вложений оформлять надо?
Отвечает

Начнем с ситуации № 2. Действительно, зарегистрировать документ и приложения к нему возможно в один день, если сложилась такая возможность. Только на самих документах-приложениях и в регистрационной карточке в СЭД (или электронном регистрационном журнале) оформите дополнительно фактическую дату получения. Например, на нижнем поле первого листа документа-приложения от руки или штампом проставьте: «Получено 16.08.2021».

А в регистрационной карточке, когда вы заполняете поле «отметка о приложении (количество приложений, общее количество листов приложений)», сделайте такое же уточняющее дополнение: «Получено 16.08.2021», т.е. зафиксируйте фактическую дату получения, возможно более позднюю, чем дата регистрации основного документа. Акт об отсутствии приложений оформлять не потребуется: если все приложения у вас, значит, проблема уже благополучно разрешилась.

В ситуации № 1 поступайте следующим образом. Обычно в Инструкцию по делопроизводству, в Положение о службе делопроизводства и должностные инструкции сотрудников, ответственных за прием, отправку и регистрацию документов, включаются порядок решения данных вопросов и необходимые права сотрудников.

Если при вскрытии конверта не оказалось документов-приложений, сначала проверьте, что зафиксировано в описи вложения заказного письма, которая может быть в конверте, если это ценное отправление. Если в описи приложения значатся, а фактически в конверте их нет, то претензии могут быть предъявлены к отделениям почтовой связи и отправителем, и вашей организацией, хотя шансы найти потерянное близки к нулю.

Если заказное письмо было отправлено без описи вложения, то сразу можно приступить к составлению акта о неполном комплекте документов, полученных заказным письмом или простым письмом / бандеролью (см. Пример 1). Составление акта и фиксация отсутствия или порчи полученных конвертов и документов в них – рутинная задача, которую служба делопроизводства выполняет в рамках своих полномочий. Руководителю службы ДОУ обычно предоставляются права образовывать соответствующую комиссию и утверждать ее акты.

Сразу после утверждения акта его экземпляр необходимо направить вашему корреспонденту, причем срочно: электронную копию по адресу электронной почты, а затем бумажный вариант через почтовое отделение. Акт может быть направлен в качестве самостоятельного документа или вместе с сопроводительным письмом. Свой экземпляр акта вы должны оставить в службе делопроизводства. Дело с актами отсутствия (повреждения) документов и приложений в почтовых отправлениях обычно формируется как переходящее, включается в номенклатуру дел службы делопроизводства и хранится 3 года в соответствии со ст. 184 нового Перечня 2019 года.

Пример 1. Акт отсутствия (повреждения) документов и приложений в почтовом отправлении

Оценить вопрос
s
В избранное

Для того, чтобы оставить комментарий, необходимо авторизоваться

Комментарии 0

Рекомендовано для вас

Направляем письмо одного содержания нескольким адресатам

Как оформить адресатов в письме, когда их менее 4 и когда более, когда они перечислены в списке рассылки конкретного письма и когда в утвержденном списке постоянных корреспондентов организации. Бывает, что первому адресату направляют подлинник письма, остальным копии. А бывает, что все получают оригиналы. Порой надо проинформировать каждого адресата о полном списке получателей документа. А порой такой цели нет. Показываем для всех этих случаев особенности оформления адресата, как зарегистрировать исходящую корреспонденцию и что кому отправить (основываясь на ГОСТ Р 7.0.97-2016 и лучшей практике).

Отметка о поступлении и отметка о вручении документа – разные вещи

Делопроизводственный реквизит «отметка о поступлении документа» в организацию (с входящим номером) кардинально отличается от юридической отметки о получении / вручении документа (с подписью): как по назначению, так и по составу элементов (общая у них только дата). Показываем несколько вариантов их оформления. Обязана ли организация-получатель ставить их на экземпляре отправителя. Как убедить суд в факте вручения документа адресату при его отправке курьером, через «Почту России» или по электронной почте.

Когда нет возможности отправить письмо, подписанное ЭП

Если у внешней компании или у клиента с нашей компанией нет электронного документооборота, то как правильно заверять письма на бумаге? Если письма подписаны квалифицированной электронной подписью с нашей стороны для отправки внешним корреспондентам?

Об учете судебной переписки

Как правильно вести учет судебной переписки? Регистрировать / хранить судебные письма отдельно или в общем реестре входящих документов?

Письмо: все тонкости оформления реквизитов

Статья содержит 44 примера оформления всех реквизитов служебного письма, показывая возможные варианты их «изготовления» для различных ситуаций, а также образцы целых писем. Показаны бланки писем с угловым и продольным расположением реквизитов; бланки организации, структурного подразделения и должностного лица. Больше всего внимания уделено вариантам оформления адресата и приложений (они зависят от того, кому, как и что направляется). Все это сделано с учетом последней практики работы и тех изменений, которые ввел недавно ГОСТ Р 7.0.97-2016. Данной статьей удобно пользоваться как справочником самому и вооружить им коллег (если вы устали многократно повторять исполнителям азбучные истины о подготовке проектов служебных писем).

Оформляем акты на уничтожение документов

В каком порядке в структурных подразделениях выявляются документы для уничтожения? Как описать в акте черновики, проекты и лишние экземпляры? Как составить сводный акт по организации о выделении к уничтожению документов, не подлежащих хранению? Какие графы таблицы и реквизиты в утвержденной форме акта не нужно заполнять, если ваша организация не является источником комплектования государственного или муниципального архива, а также если к уничтожению выделяются документы подразделений, еще не сданные в архив организации? Факт уничтожения нужно документировать отдельно. Какие варианты оформления при этом возможны?

Приказы в организации: виды и особенности оформления

Мы приводим обзор нормативной базы, которой следует руководствоваться при издании приказа, а также пример раздела Инструкции по делопроизводству (его формулировками вы можете воспользоваться при подготовке своего локального нормативного документа). Далее мы разбираем нюансы оформления каждого реквизита внутреннего и совместного приказа. Примеры оформления отдельных реквизитов и целых документов (всего их в статье 17) делают материал понятным и наглядным. Если в области оформления приказов у вас еще остались вопросы, то сейчас вы можете их прояснить. А если вы ас, то можете использовать статью для подготовки методических материалов для сотрудников своей организации либо просто адресуйте их к ней.

Акты: оформляем по правилам ГОСТ Р 7.0.97-2016 и Методических рекомендаций

Объясняем особенности оформления актов с восполнением пробелов Методических рекомендаций к ГОСТ Р 7.0.97-2016 и исправлением их ошибок. В статье дан 21 пример оформления отдельных реквизитов и фрагментов акта для различных ситуаций, а также 3 образца целых актов (один составлен комиссией, другой – без образования комиссии в присутствии коллег, а третий – представителями разных организаций). Показали лучшую практику формализации текста акта, которая поможет вам разработать его бланки, а также электронные шаблоны актов в информационной системе.