Акт о вскрытии конверта и отсутствии документов

Вопрос
Пришло письмо заказным отправлением. В тексте письма в отметке о наличии приложений указано 2 документа, но фактически их в этом конверте не оказалось. 1. Знаю, что это надо оформить актом, но как его составить? Кому подписывать? Что с ним потом делать? 2. Была еще такая ситуация: пришло письмо без приложений в конверте, но при вскрытии другого конверта эти приложения там обнаружили. Видимо, отправитель сам заметил ошибку и дослал приложения через пару дней (судя по штемпелям на конвертах). А мы оба эти письма вскрыли в один день. Тогда акт о недостаче вложений оформлять надо?
Отвечает

Начнем с ситуации № 2. Действительно, зарегистрировать документ и приложения к нему возможно в один день, если сложилась такая возможность. Только на самих документах-приложениях и в регистрационной карточке в СЭД (или электронном регистрационном журнале) оформите дополнительно фактическую дату получения. Например, на нижнем поле первого листа документа-приложения от руки или штампом проставьте: «Получено 16.08.2021».

А в регистрационной карточке, когда вы заполняете поле «отметка о приложении (количество приложений, общее количество листов приложений)», сделайте такое же уточняющее дополнение: «Получено 16.08.2021», т.е. зафиксируйте фактическую дату получения, возможно более позднюю, чем дата регистрации основного документа. Акт об отсутствии приложений оформлять не потребуется: если все приложения у вас, значит, проблема уже благополучно разрешилась.

В ситуации № 1 поступайте следующим образом. Обычно в Инструкцию по делопроизводству, в Положение о службе делопроизводства и должностные инструкции сотрудников, ответственных за прием, отправку и регистрацию документов, включаются порядок решения данных вопросов и необходимые права сотрудников.

Если при вскрытии конверта не оказалось документов-приложений, сначала проверьте, что зафиксировано в описи вложения заказного письма, которая может быть в конверте, если это ценное отправление. Если в описи приложения значатся, а фактически в конверте их нет, то претензии могут быть предъявлены к отделениям почтовой связи и отправителем, и вашей организацией, хотя шансы найти потерянное близки к нулю.

Если заказное письмо было отправлено без описи вложения, то сразу можно приступить к составлению акта о неполном комплекте документов, полученных заказным письмом или простым письмом / бандеролью (см. Пример 1). Составление акта и фиксация отсутствия или порчи полученных конвертов и документов в них – рутинная задача, которую служба делопроизводства выполняет в рамках своих полномочий. Руководителю службы ДОУ обычно предоставляются права образовывать соответствующую комиссию и утверждать ее акты.

Сразу после утверждения акта его экземпляр необходимо направить вашему корреспонденту, причем срочно: электронную копию по адресу электронной почты, а затем бумажный вариант через почтовое отделение. Акт может быть направлен в качестве самостоятельного документа или вместе с сопроводительным письмом. Свой экземпляр акта вы должны оставить в службе делопроизводства. Дело с актами отсутствия (повреждения) документов и приложений в почтовых отправлениях обычно формируется как переходящее, включается в номенклатуру дел службы делопроизводства и хранится 3 года в соответствии со ст. 184 нового Перечня 2019 года.

Пример 1. Акт отсутствия (повреждения) документов и приложений в почтовом отправлении

Оценить вопрос
s
В избранное
Внимание!
Ловите годовую подписку 2022 в сентябре!
Скидка становится меньше с каждым месяцем.

Для того, чтобы оставить комментарий, необходимо авторизоваться

Комментарии 0

Рекомендовано для вас

Про подпись на документе, которую можно заменить актом

Компания подготовила документ, а работник отказался расписаться об ознакомлении с ним? Подскажем, как быть в этой ситуации: как можно обойтись без подписи работника на бумажном документе, оформив акт с подписями свидетелей либо засвидетельствовав это на первоначальном документе. Что важно зафиксировать, когда и кому? Как подтверждать факт ознакомления сотрудника с электронным документом, направленным по электронной почте или в СЭД. Объясним юридические тонкости и покажем образцы оформления документов.

Сокращаем расходы на отправку документов

Делимся опытом значительного сокращения расходов из бюджета делопроизводственной службы за счет рациональной организации отправки бумажных документов: как выявить «протечки», как оптимизировать и регламентировать новый алгоритм работы, как мониторить ситуацию потом. Эту задачу вы можете смело включать в перечень показателей эффективности своего подразделения.

Прием-передача дел при смене работников делопроизводства

Прием-передача дел обычно проводится при увольнении работника и при переводе. Объясняем, когда ее надо проводить, в каких случаях для этого потребуется создавать комиссию (показываем образец приказа). Как организовать передачу документов, печатей и штампов, как отозвать ЭП. Кому передавать дела, если новый человек на освобождаемое место еще не найден. Можно ли задержать уходящего работника, если он не успел передать дела или обнаружились существенные проблемы с документами. Показываем образец оформления акта приема-передачи.

Как корректно заменять сканы ранее зарегистрированных документов?

Наша организация – государственное учреждение. Используем в своей работе СЭД. И подчас возникает необходимость заменить полностью зарегистрированный документ или его часть, т.е. удалить первоначально зарегистрированный скан-образ документа и вложить новый. Всегда аргументируем тем, что это запрещено, но вот ссылку на нормативный акт найти не можем. Искали и в «Гаранте» и в «Консультанте+». Подскажите, пожалуйста, ссылку на нормативный правовой акт, где четко прописано, что замена уже зарегистрированных документов запрещена законом.

Письмо: все тонкости оформления реквизитов

Статья содержит 44 примера оформления всех реквизитов служебного письма, показывая возможные варианты их «изготовления» для различных ситуаций, а также образцы целых писем. Показаны бланки писем с угловым и продольным расположением реквизитов; бланки организации, структурного подразделения и должностного лица. Больше всего внимания уделено вариантам оформления адресата и приложений (они зависят от того, кому, как и что направляется). Все это сделано с учетом последней практики работы и тех изменений, которые ввел недавно ГОСТ Р 7.0.97-2016. Данной статьей удобно пользоваться как справочником самому и вооружить им коллег (если вы устали многократно повторять исполнителям азбучные истины о подготовке проектов служебных писем).

Оформляем акты на уничтожение документов

В каком порядке в структурных подразделениях выявляются документы для уничтожения? Как описать в акте черновики, проекты и лишние экземпляры? Как составить сводный акт по организации о выделении к уничтожению документов, не подлежащих хранению? Какие графы таблицы и реквизиты в утвержденной форме акта не нужно заполнять, если ваша организация не является источником комплектования государственного или муниципального архива, а также если к уничтожению выделяются документы подразделений, еще не сданные в архив организации? Факт уничтожения нужно документировать отдельно. Какие варианты оформления при этом возможны?

Приказы в организации: виды и особенности оформления

Мы приводим обзор нормативной базы, которой следует руководствоваться при издании приказа, а также пример раздела Инструкции по делопроизводству (его формулировками вы можете воспользоваться при подготовке своего локального нормативного документа). Далее мы разбираем нюансы оформления каждого реквизита внутреннего и совместного приказа. Примеры оформления отдельных реквизитов и целых документов (всего их в статье 17) делают материал понятным и наглядным. Если в области оформления приказов у вас еще остались вопросы, то сейчас вы можете их прояснить. А если вы ас, то можете использовать статью для подготовки методических материалов для сотрудников своей организации либо просто адресуйте их к ней.

Доверенности: как выдавать, учитывать и отменять

В конце года стоит провести «инвентаризацию» доверенностей, чтобы «переиздать» нужные и собрать или отозвать ненужные организации доверенности. Объясняем, как выдавать и оформлять доверенности (что указывать обязательно, а что нет, сколько они могут действовать, как идентифицировать организацию, ИП и физлицо в качестве доверителя или поверенного) – приводим образцы отдельных формулировок и целой доверенности. Можно ли выдавать несколько экземпляров одной доверенности, как заверить ее копии. Как организации фиксировать факт выдачи доверенности – что стоит сохранять кроме учетной записи в журнале. Показываем, как отзывать доверенности: даем образцы приказов об отзыве конкретной доверенности и всех выданных за определенный период (актуально при смене гендиректора), письма контрагенту и уведомления в суд, извещения поверенного о необходимости возврата доверенности и акта на случай его отказа.