Начнем с ситуации № 2. Действительно, зарегистрировать документ и приложения к нему возможно в один день, если сложилась такая возможность. Только на самих документах-приложениях и в регистрационной карточке в СЭД (или электронном регистрационном журнале) оформите дополнительно фактическую дату получения. Например, на нижнем поле первого листа документа-приложения от руки или штампом проставьте: «Получено 16.08.2021».
А в регистрационной карточке, когда вы заполняете поле «отметка о приложении (количество приложений, общее количество листов приложений)», сделайте такое же уточняющее дополнение: «Получено 16.08.2021», т.е. зафиксируйте фактическую дату получения, возможно более позднюю, чем дата регистрации основного документа. Акт об отсутствии приложений оформлять не потребуется: если все приложения у вас, значит, проблема уже благополучно разрешилась.
В ситуации № 1 поступайте следующим образом. Обычно в Инструкцию по делопроизводству, в Положение о службе делопроизводства и должностные инструкции сотрудников, ответственных за прием, отправку и регистрацию документов, включаются порядок решения данных вопросов и необходимые права сотрудников.
Если при вскрытии конверта не оказалось документов-приложений, сначала проверьте, что зафиксировано в описи вложения заказного письма, которая может быть в конверте, если это ценное отправление. Если в описи приложения значатся, а фактически в конверте их нет, то претензии могут быть предъявлены к отделениям почтовой связи и отправителем, и вашей организацией, хотя шансы найти потерянное близки к нулю.
Если заказное письмо было отправлено без описи вложения, то сразу можно приступить к составлению акта о неполном комплекте документов, полученных заказным письмом или простым письмом / бандеролью (см. Пример 1). Составление акта и фиксация отсутствия или порчи полученных конвертов и документов в них – рутинная задача, которую служба делопроизводства выполняет в рамках своих полномочий. Руководителю службы ДОУ обычно предоставляются права образовывать соответствующую комиссию и утверждать ее акты.
Сразу после утверждения акта его экземпляр необходимо направить вашему корреспонденту, причем срочно: электронную копию по адресу электронной почты, а затем бумажный вариант через почтовое отделение. Акт может быть направлен в качестве самостоятельного документа или вместе с сопроводительным письмом. Свой экземпляр акта вы должны оставить в службе делопроизводства. Дело с актами отсутствия (повреждения) документов и приложений в почтовых отправлениях обычно формируется как переходящее, включается в номенклатуру дел службы делопроизводства и хранится 3 года в соответствии со ст. 184 нового Перечня 2019 года.
Пример 1. Акт отсутствия (повреждения) документов и приложений в почтовом отправлении
Для того, чтобы оставить комментарий, необходимо авторизоваться
Подскажите, в бланке письма организации вместо реквизитов электронной почты и адреса сайта организации в сети «Интернет» можно ли указать QR-код? В ГОСТе нет упоминаний о QR.
У нас возникают сложности с «уважаемой» бухгалтерией. Когда они готовят приказы, то бронируют у нас (в отделе делопроизводства) номер. Но потом не всегда эти документы издаются той датой, когда бронировался номер, и тогда может получиться так: № 30 от 01.06.2026, № 32 от 01.06.2026… и № 31 от 16.06.2026 (сюрприз от бухгалтерии) или вообще в этом месяце приказ так и не подпишут. Как лучше навести порядок? (при том, что диктовать главбуху мы не можем).
Во второй части статьи, публикуемой в этом номере журнала, даем алгоритм изменения номера у уже заключенного договора. Показывем примеры 2 допсоглашений к договору: а) для исправления технической ошибки в его номере; б) для внесения изменений из-за финансирования договора из бюджета по результатам выигрыша конкурентной процедуры в рамках госзакупок. Говорим о том, можно ли оставлять трудовые договоры без номера.
Перечисляем ситуации, когда у договора обязательно должен быть номер. В остальных случаях его может не быть. Но мы показываем вам проблемы, которые возникают на практике из-за его отсутствия: с исполнением договора, взысканием неустойки, оформлением документов о его исполнении (платежек, накладных, счетов-фактур и т.д.), с налогами. Как правильно организовать регистрацию договоров в организации. Где это можно делать. Структура номера и что в нем можно кодировать. Когда присваивать номер при подписании бумажного договора и электронного (есть большая разница). Оптимальная структура сведений в журнале регистрации договоров и их количество. Специфика экспортных контрактов и госконтрактов, финансируемых из бюджета: кто когда какую часть номера присваивает, почему для изменения номера потребуется допсоглашение. К каким проблемам на практике порой приводят двойные номера договоров, когда каждая сторона сделки присваивает свой номер. Как минимизировать проблемы, установив правила в своем ЛНА и/или в заключаемом договоре. Примеры допсоглашений для исправления номера договора. В этом номере журнала читайте первую часть большой подробной статьи.
Статья содержит 44 примера оформления всех реквизитов служебного письма, показывая возможные варианты их «изготовления» для различных ситуаций, а также образцы целых писем. Показаны бланки писем с угловым и продольным расположением реквизитов; бланки организации, структурного подразделения и должностного лица. Больше всего внимания уделено вариантам оформления адресата и приложений (они зависят от того, кому, как и что направляется). Все это сделано с учетом последней практики работы и тех изменений, которые ввел недавно ГОСТ Р 7.0.97-2016. Данной статьей удобно пользоваться как справочником самому и вооружить им коллег (если вы устали многократно повторять исполнителям азбучные истины о подготовке проектов служебных писем).
Мы приводим обзор нормативной базы, которой следует руководствоваться при издании приказа, а также пример раздела Инструкции по делопроизводству (его формулировками вы можете воспользоваться при подготовке своего локального нормативного документа). Далее мы разбираем нюансы оформления каждого реквизита внутреннего и совместного приказа. Примеры оформления отдельных реквизитов и целых документов (всего их в статье 17) делают материал понятным и наглядным. Если в области оформления приказов у вас еще остались вопросы, то сейчас вы можете их прояснить. А если вы ас, то можете использовать статью для подготовки методических материалов для сотрудников своей организации либо просто адресуйте их к ней.
Какие гарантийные письма бывают. Особенности их оформления: специфика текста, кто должен подписывать (и должна ли быть подпись главбуха), нужна ли печать, какие данные об организации-авторе необходимо отразить.
Как оформить адресатов в письме, когда их менее 4 и когда более, когда они перечислены в списке рассылки конкретного письма и когда в утвержденном списке постоянных корреспондентов организации. Бывает, что первому адресату направляют подлинник письма, остальным копии. А бывает, что все получают оригиналы. Порой надо проинформировать каждого адресата о полном списке получателей документа. А порой такой цели нет. Показываем для всех этих случаев особенности оформления адресата, как зарегистрировать исходящую корреспонденцию и что кому отправить (основываясь на ГОСТ Р 7.0.97-2016 и лучшей практике).
Раздел не найден.
Оформить подписку на журнал
«Делопроизводство и документооборот на предприятии»
можно в любом отделении почты:
