В конце текущего года или в начале следующего календарного года заполнить графу 3 номенклатуры дел необходимо полностью. А как иначе вы сможете подсчитать количество заведенных дел и оформить две раздельные итоговые записи к номенклатуре дел за год о количестве и категориях заведенных дел в бумажной и в электронной форме?
Электронные документы независимо от их объема включаются в 1 электронное дело без разделения на тома и объем сформированных электронных дел указывается в Мб (на основании п. 1.1.1.6 Методических рекомендаций по применению Правил организации хранения, комплектования, учета и использования документов Архивного фонда Российской Федерации и других архивных документов в органах государственной власти, органах местного самоуправления и организациях (ВНИИДАД/ М., 2018; далее – Методические рекомендации по применению Правил 2015 года), а также Приложения № 16 к Методическим рекомендациям по разработке инструкций по делопроизводству в государственных органах, органах местного самоуправления (утв. приказом Росархива от 24.12.2020 № 199)).
Как можно заполнить графу 3, см. в Примере 1. Рекомендуем сразу за делом с оригиналами документов помещать дело с их копиями, а потом – с проектами.
Пример 1. Бумажные оригиналы, электроные копии и проекты приказов в номенклатуре дел
Электронные дела, формируемые в информационных системах или на рабочих станциях сотрудников, включаются в номенклатуру дел и учитываются на общих основаниях. Поэтому в ежегодной итоговой записи к номенклатуре дел мы ранее рекомендовали в перечислении категорий документов по срокам хранения учитывать форму их представления, как в Примере 2.
Пример 2. Итоговая запись к номенклатуре дел с учетом формы представления документов и дел
Но в настоящее время для учета электронных дел в п. 1.1.1.6 Методических рекомендаций по применению Правил 2015 года определено, что для учета электронных дел составляется отдельная итоговая запись, в которой должно быть указано количество сформированных электронных дел (по срокам хранения) и их объем в Мб.
В определении объема электронных дел может помочь ИТ-отдел, который заинтересован в соблюдении сроков хранения информации на серверах, своевременном уничтожении резервных копий и системных протоколов, освобождении информационного пространства на серверах для локализации вновь создаваемых электронных документов. И на итоговой записи о категориях и количестве заведенных электронных дел можно оформить подпись начальника ИТ-отдела, поскольку при хранении электронных документов в условной архивной части информационной системы ответственность за их хранение и обеспечение сохранности несет руководитель подразделения ИТ-технологий (п. 2.1.3.5 Методических рекомендаций по применению Правил 2015 года).
Раздельный подсчет дел, заведенных в бумажной и электронной форме, можно оформить как в Примерах 3 и 4. Для электронных дел в итоговой записи рекомендуем указывать количество дел (у каждого электронного дела формируется всегда 1 том независимо от его объема), а потом через косую черту объем в Мб (см. Пример 4).
Пример 3. Итоговая запись к номенклатуре дел о делах, заведенных в бумажной форме
Пример 4. Итоговая запись к номенклатуре дел о делах, заведенных в электронной форме
Для того, чтобы оставить комментарий, необходимо авторизоваться
Обязательно ли государственному бюджетному учреждению (ГБУ) согласовывать номенклатуру дел с ЦЭПК Росархива?
Состав работ, который традиционно выполняется в конце и начале года, в разных организациях отличается. Показываем, что входит в обязательную программу и что еще целесообразно сделать (сможете проверить себя по «чек-листу»). Где взять подсказки для наилучшего выполнения.
Что сейчас тормозит прием-передачу электронных документов в архивные учреждения. Какая нормативная база уже есть и что ожидаем в ближайшем будущем. Как развивается работа на специальной государственной платформе «Центр хранения электронных документов» – какой прорыв в технологических решениях нас ожидает до конца 2030 года.
В каких описях следует отражать такие электронные документы, как тексты выступлений руководства на мероприятиях, презентации для докладов на совещаниях в формате Power Point, фотографии, видеозаписи заседаний и мини-фильмы об истории организации. В архивных Правилах 2023 г. существенно изменили форму описи электронных документов (по сравнению с фигурировавшей в предыдущих Правилах 2015 г.). Показываем на примере, как ее надо заполнять данными аудиовизуальных документов. Поводом для статьи стал вопрос читателя.
В конце года необходимо составить (или актуализировать имеющуюся) номенклатуру дел на следующий год. Если в вашей организации ее еще нет, то эта статья поможет исправить данную ошибку. Ведь без номенклатуры дел невозможно систематизировать имеющиеся документы и наладить соблюдение сроков их хранения. Мы объяснили, какие документы необходимо включить в номенклатуру дел, как сформировать заголовки дел (которые потом будут переноситься на их обложки), как их проиндексировать, как установить сроки хранения, какую структуру номенклатуры выбрать, чем отличается номенклатура дел организации от номенклатуры структурного подразделения, как оформить, подписать, согласовать и утвердить документ, что заполняется перед началом делопроизводственного года и что — по его окончании.
Как отразить документы с ограниченным доступом в номенклатуре дел? Если их очень мало или среднее количество, то их можно по-разному включить в обычную номенклатуру дел. Но когда их становится много, то пора разрабатывать отдельную номенклатуру. В статье мы показали все три варианта.
В каком порядке в структурных подразделениях выявляются документы для уничтожения? Как описать в акте черновики, проекты и лишние экземпляры? Как составить сводный акт по организации о выделении к уничтожению документов, не подлежащих хранению? Какие графы таблицы и реквизиты в утвержденной форме акта не нужно заполнять, если ваша организация не является источником комплектования государственного или муниципального архива, а также если к уничтожению выделяются документы подразделений, еще не сданные в архив организации? Факт уничтожения нужно документировать отдельно. Какие варианты оформления при этом возможны?
Зачем нужны номенклатуры дел организации и ее структурных подразделений. Кто разрабатывает и подписывает номенклатуру подразделения. По какой форме ее составлять и как можно оптимизировать. Какие дела стоит завести для формирования в них приказов по личному составу (т.е. нельзя их все собирать в 1 дело). Сколько и где хранить документы-основания к ним (возможны варианты). Как срок «50/75 лет ЭПК» из Перечня 2019 года трансформировать в более конкретный в номенклатуре дел кадровой службы. Сколько хранить копии документов, журналы регистрации приказов, книгу учета движения трудовых книжек и вкладышей к ним. Как разбить номенклатуру дел на разделы. Какова последовательность расположения документов кадровой службы. Зачем в конце каждого раздела предусматривать хотя бы одну пустую строку. Приводим пример номенклатуры дел кадровой службы.
Раздел не найден.
Оформить подписку на журнал
«Делопроизводство и документооборот на предприятии»
можно в любом отделении почты:
