Подсчитываем электронные дела в номенклатуре дел

Журнал «Делопроизводство и документооборот на предприятии» № 03 / 2022

Вопрос

В номенклатуре дел есть не только дело с бумажными оригиналами приказов по основной деятельности, но и дела с электронными проектами этих документов, а также электронными копиями уже подписанных приказов (сканы в pdf-формате). Какое количество томов (частей) электронных проектов бумажных документов должно быть отражено в конце года в графе 3 номенклатуры дел? Одно электронное дело? Или же графу 3 в этом месте можно оставить пустой? Аналогичный вопрос про электронные копии.

Отвечает

Вера Иритикова

профессиональный управляющий документами, документовед, приглашенный лектор Российской академии народного хозяйства и государственной службы при Президенте РФ

В конце текущего года или в начале следующего календарного года заполнить графу 3 номенклатуры дел необходимо полностью. А как иначе вы сможете подсчитать количество заведенных дел и оформить две раздельные итоговые записи к номенклатуре дел за год о количестве и категориях заведенных дел в бумажной и в электронной форме?

Электронные документы независимо от их объема включаются в 1 электронное дело без разделения на тома и объем сформированных электронных дел указывается в Мб (на основании п. 1.1.1.6 Методических рекомендаций по применению Правил организации хранения, комплектования, учета и использования документов Архивного фонда Российской Федерации и других архивных документов в органах государственной власти, органах местного самоуправления и организациях (ВНИИДАД/ М., 2018; далее – Методические рекомендации по применению Правил 2015 года), а также Приложения № 16 к Методическим рекомендациям по разработке инструкций по делопроизводству в государственных органах, органах местного самоуправления (утв. приказом Росархива от 24.12.2020 № 199)).

Как можно заполнить графу 3, см. в Примере 1. Рекомендуем сразу за делом с оригиналами документов помещать дело с их копиями, а потом – с проектами.

Пример 1. Бумажные оригиналы, электроные копии и проекты приказов в номенклатуре дел

Электронные дела, формируемые в информационных системах или на рабочих станциях сотрудников, включаются в номенклатуру дел и учитываются на общих основаниях. Поэтому в ежегодной итоговой записи к номенклатуре дел мы ранее рекомендовали в перечислении категорий документов по срокам хранения учитывать форму их представления, как в Примере 2.

Пример 2. Итоговая запись к номенклатуре дел с учетом формы представления документов и дел

Но в настоящее время для учета электронных дел в п. 1.1.1.6 Методических рекомендаций по применению Правил 2015 года определено, что для учета электронных дел составляется отдельная итоговая запись, в которой должно быть указано количество сформированных электронных дел (по срокам хранения) и их объем в Мб.

В определении объема электронных дел может помочь ИТ-отдел, который заинтересован в соблюдении сроков хранения информации на серверах, своевременном уничтожении резервных копий и системных протоколов, освобождении информационного пространства на серверах для локализации вновь создаваемых электронных документов. И на итоговой записи о категориях и количестве заведенных электронных дел можно оформить подпись начальника ИТ-отдела, поскольку при хранении электронных документов в условной архивной части информационной системы ответственность за их хранение и обеспечение сохранности несет руководитель подразделения ИТ-технологий (п. 2.1.3.5 Методических рекомендаций по применению Правил 2015 года).

Раздельный подсчет дел, заведенных в бумажной и электронной форме, можно оформить как в Примерах 3 и 4. Для электронных дел в итоговой записи рекомендуем указывать количество дел (у каждого электронного дела формируется всегда 1 том независимо от его объема), а потом через косую черту объем в Мб (см. Пример 4).