Навигатор тем:
Войти или зарегистрироваться
Навигатор тем:
  1. Главная
  2. Делопроизводство и архив № 05 / 2024
  3. Ответы на вопросы

Регистрация исходящих документов задним числом возможна?

0
Журнал «Делопроизводство и документооборот на предприятии» № 05 / 2024
Вопрос
Не могу найти ответа на следующий вопрос: — возможна ли регистрация исходящих документов «задним» числом и — как корректно проставлять номер в таком случае, через «/» или не нарушать порядковость номеров? При выгрузке внутренней описи из СЭД это станет заметно. Знаю также, что при аудиторской проверке номера с «/» не приветствуются. Скажите, как правильно?
Отвечает
Вера Иритикова
профессиональный управляющий документами, документовед, приглашенный лектор Российской академии народного хозяйства и государственной службы при Президенте РФ

Правильной является регистрация исходящих документов в день их подписания руководителем (уполномоченным должностным лицом) или на следующий рабочий день.

Регистрация документов «задним» числом запрещена и может рассматриваться не как простая техническая ошибка или случайная погрешность в оформлении, а как возможная попытка фальсификации документа. Напоминаем, что дата и индекс (регистрационный номер) документа, которые оформляются одновременно, являются идентификационными реквизитами, придающими документу юридическую силу. Главная цель регистрации – зафиксировать факт создания или получения документа. Способ фиксации этого факта:

  • оформление на самом документе его даты и индекса (идентификация в пределах документопотока) и
  • внесение даты документа, индекса и иных сведений о нем (в основном реквизитов) в специальные и самостоятельно существующие учетно-регистрационные формы (журнал, карточка, электронная регистрационная форма ЭРК).

Таким образом, вы...

Вы видите начало этого ответа. Выберите свой вариант доступа

Купить этот ответ
за 300 руб.
Подписаться на
журнал сейчас
Получать бесплатные
статьи на e-mail
доступ
к Базе знаний

Читайте все накопления сайта по своему профилю, начиная с 2010 г.
Для этого оформите комплексную подписку на выбранный журнал на полугодие или год, тогда:

  • его свежий номер будет ежемесячно приходить к вам по почте в печатном виде;
  • все публикации на сайте этого направления начиная с 2010 г. будут доступны в течение действия комплексной подписки.

А удобный поиск и другая навигация на сайте помогут вам быстро находить ответы на свои рабочие вопросы. Повышайте свой профессионализм, статус и зарплату с нашей помощью!

доступ
к Базе знаний

Рекомендовано для вас

Как оптимизировать регистрацию и нормоконтроль документов: метод дробления и автоматизация (часть 1)

Делопроизводство и архив
№ 08 / 2025
Современное делопроизводство

В первой части статьи в этом номере журнала задаемся вопросом: «А зачем дополнительно оптимизировать регистрацию и нормоконтроль документов, если они и так работают?» И сами же отвечаем. Самыми любопытными станут реальные примеры из жизни, которые вы сможете использовать в качестве аргументов при разговоре с коллегами и руководством.Перечисляем, из-за чего обычно тормозится регистрация входящих документов. Даем отдельные практические рекомендации, которые можно внедрить для ускорения работы на этом участке: метод дробления больших массивов документов, использование матрицы распределения входящих документов, разные типы автоматического взаимодействия СЭД и почтовой программы и др.

Ирина Соловьева
руководитель направления методологии и эффективности документационного обеспечения промышленной корпорации

День регистрации документа включается в срок его исполнения?

Делопроизводство и архив
№ 07 / 2025

В бюджетном учреждении возник вопрос, касающийся исчисления сроков исполнения документов. Подскажите, пожалуйста, включается ли день регистрации документа в срок его исполнения? Зависит ли это от времени регистрации документа? В каких нормативных, методических документах это указано?

Валентина Янковая
канд. ист. наук, доцент Российского государственного гуманитарного университета

Процедура нумерации технических документов: из опыта международных инжиниринговых компаний

Делопроизводство и архив
№ 08 / 2025
Современное делопроизводство

Практика работы с техническими документами заимствована нашей компанией из западного проектного подхода. Благодаря реализации нескольких крупномасштабных технологически сложных объектов в России с участием иностранных компаний, данная практика у нас успешно закрепилась.В этой статье рассказываем, какие нормативные документы, регламентирующие работу с технической документацией по проекту, важно проработать до заключения контрактов между заказчиком и исполнителями, чтобы подписать их в составе комплекта договорной документации. Какие риски возникают, если этого не сделать.Как закрепить правила нумерации технических документов. Что можно кодировать в номере. Как обозначать версии документов, причины выпуска, коды согласования. Как меняется работа с документом в зависимости от этих характеристик.

Елена Громыхалова
руководитель направления проектно-технической документации «СИБУР»

Можно регистрировать протоколы всех комиссий в одном журнале?

Делопроизводство и архив
№ 06 / 2025

Вопрос о регистрации протоколов – нужно вести журнал их регистрации или нет? Протоколы заседаний (комиссия по охране труда, общее собрание трудового коллектива, заседание комиссии по поступлению и выбытию активов, заседание комиссии по противодействию коррупции и т.п.) возможно ли регистрировать в одном журнале или каждая комиссия регистрирует протоколы в своем журнале?

Вера Иритикова
профессиональный управляющий документами, документовед, приглашенный лектор Российской академии народного хозяйства и государственной службы при Президенте РФ

Приказы в организации: виды и особенности оформления

Делопроизводство и архив
№ 01 / 2014
Оформление документов

Мы приводим обзор нормативной базы, которой следует руководствоваться при издании приказа, а также пример раздела Инструкции по делопроизводству (его формулировками вы можете воспользоваться при подготовке своего локального нормативного документа). Далее мы разбираем нюансы оформления каждого реквизита внутреннего и совместного приказа. Примеры оформления отдельных реквизитов и целых документов (всего их в статье 17) делают материал понятным и наглядным. Если в области оформления приказов у вас еще остались вопросы, то сейчас вы можете их прояснить. А если вы ас, то можете использовать статью для подготовки методических материалов для сотрудников своей организации либо просто адресуйте их к ней.

Евгения Кожанова
специалист по ДОУ и кадровому делопроизводству

В конце года обнаружились «пустые» регистрационные номера

Делопроизводство и архив
№ 12 / 2017
Современное делопроизводство

Нужно различать ситуации пропущенного регистрационного номера, ошибочно изданного или утраченного документа (действовать в них надо по-разному). Показываем, как в конце года закрывать журналы регистрации (электронные и бумажные), если в них пропущены регистрационные номера. Объясняем, как оформить лист-заверитель и опись документов дела, в котором подшиты ошибочно проиндексированные документы из-за пропуска номеров.

Наталия Сараева
эксперт журнала

Доверенности: как выдавать, учитывать и отменять

Делопроизводство и архив
№ 12 / 2020
Оформление документов

В конце года стоит провести «инвентаризацию» доверенностей, чтобы «переиздать» нужные и собрать или отозвать ненужные организации доверенности. Объясняем, как выдавать и оформлять доверенности (что указывать обязательно, а что нет, сколько они могут действовать, как идентифицировать организацию, ИП и физлицо в качестве доверителя или поверенного) – приводим образцы отдельных формулировок и целой доверенности. Можно ли выдавать несколько экземпляров одной доверенности, как заверить ее копии. Как организации фиксировать факт выдачи доверенности – что стоит сохранять кроме учетной записи в журнале. Показываем, как отзывать доверенности: даем образцы приказов об отзыве конкретной доверенности и всех выданных за определенный период (актуально при смене гендиректора), письма контрагенту и уведомления в суд, извещения поверенного о необходимости возврата доверенности и акта на случай его отказа.

Екатерина Краецкая
юрист компании «Лексфорт», UBL Group

Как определить срок хранения журнала регистрации, которого нет в Перечне?

Делопроизводство и архив
№ 04 / 2020

В новом Перечне со сроками хранения документов не предусмотрены журналы регистрации приказов о направлении в командировку и о дисциплинарных взысканиях. В каком журнале необходимо осуществлять регистрацию указанных приказов? Сколько хранить ранее созданные журналы такого рода?

Вера Иритикова
профессиональный управляющий документами, документовед, приглашенный лектор Российской академии народного хозяйства и государственной службы при Президенте РФ

Раздел не найден.