Top.Mail.Ru

Можно ли хранить в отсканированном виде отмененные ЛНА?

Вопрос
Может ли работодатель утверждать ЛНА (положения о подразделениях и должностные инструкции) простой электронной подписью? Можно ли хранить в отсканированном виде отмененные ЛНА (положения о подразделениях и должностные инструкции), которые включают в себя листы ознакомления с личными подписями сотрудников, чтобы уйти от хранения на бумажном носителе?
Отвечает

Использование работодателем простой электронной подписи при утверждении любых локальных нормативных актов (ЛНА), в том числе положений о подразделениях и должностных инструкций, трудовым законодательством не предусмотрено. Работодатель не вправе хранить ЛНА, в том числе положения о подразделениях и должностные инструкции, исключительно в виде преобразованных в электронную форму путем сканирования или фотографирования с сохранением их реквизитов.

Под электронным документооборотом в сфере трудовых отношений (КЭДО) понимается создание, подписание, использование и хранение работодателем, работником или лицом, поступающим на работу, документов, связанных с работой, оформленных в электронном виде без дублирования на бумажном носителе (ч. 1 ст. 22.1 ТК РФ).

Порядок введения КЭДО и взаимодействие работодателя и работника посредством электронного документооборота, установленные ст. 22.2 и 22.3 ТК РФ, применяются к документам, в отношении которых трудовое законодательство и иные нормативные правовые акты предусматривают их оформление на бумажном носителе и/или ознакомление с ними работниками и лицами, поступающими на работу, в письменной форме. Исключение составляют трудовые книжки (бумажные и электронные), акты о несчастных случаях на производстве, приказы (распоряжения) об увольнении работников, документы, подтверждающие прохождение работниками инструктажей по охране труда (ч. 3 ст. 22.1 ТК РФ).

Электронный документооборот вводится работодателем на основании ЛНА (с учетом мнения выборного органа первичной профсоюзной организации) и содержит:

  • перечни электронных документов и категорий работников, в отношении которых осуществляется КЭДО;
  • сведения об информационной системе, с использованием которой работодатель будет осуществлять КЭДО (ч. 2 ст. 22.2 ТК РФ).

Таким образом, кадровые документы, для которых закон не устанавливает обязательность соблюдения письменной формы и не требуется физических манипуляций (прошивка, опломбировка и т. п.), могут существовать в электронном виде и быть подписаны электронной подписью в порядке, установленном ст. 22.2 и 22.3 ТК РФ (в зависимости от вида документа и используемой для ведения электронного документооборота системы).

Так, работодатель использует усиленную квалифицированную электронную подпись (УКЭП) (ч. 1 ст. 22.3 ТК РФ):

1) при заключении: трудовых договоров, договоров о материальной ответственности, ученических договоров, договоров на получение образования без отрыва или с отрывом от работы, при внесении в них изменений;

2) при подписании: приказа (распоряжения) о применении дисциплинарного взыскания, уведомления об изменении определенных сторонами условий трудового договора посредством информационной системы работодателя.

При подписании иных электронных документов в информационной системе работодателя он может использовать (ч. 3 ст. 22.3 ТК РФ):

  • УКЭП;
  • усиленную неквалифицированную электронную подпись (УНЭП), порядок проверки которой определяется соглашением сторон;
  • УНЭП, выданную с использованием инфраструктуры электронного правительства.

А при подписании электронных документов посредством цифровой платформы «Работа в России» работодателем могут использоваться (ч. 6 ст. 22.3 ТК РФ):

  • УКЭП;
  • УНЭП, выданная с использованием инфраструктуры электронного правительства.

Таким образом, при любой системе ведения электронного документо­оборота использование работодателем простой электронной подписи при утверждении любых ЛНА, в т. ч. положений о подразделениях и должностных инструкций, трудовым законодательством не предусмотрено.

При этом хранение и использование работодателем электронного образа документа (документа на бумажном носителе, преобразованного в электронную форму путем сканирования или фотографирования с сохранением его реквизитов) предусмотрено лишь в исключительных случаях, установленных ч. 13 ст. 22.3 ТК РФ, при условии, что работодатель и работник не осуществляют взаимодействия посредством электронного документооборота.

Следовательно, в данном случае работодатель не вправе хранить ЛНА, в том числе положения о подразделениях и должностные инструкции, исключительно в виде преобразованных в электронную форму путем сканирования или фотографирования с сохранением их реквизитов, для целей соблюдения требований в отношении кадровых документов, которые предусмотрены разделом 7 «Трудовые отношения» и разделом 8 «Кадровое обеспечение» Перечня типовых управленческих архивных документов, образующихся в процессе деятельности государственных органов, органов местного самоуправления и организаций, с указанием сроков их хранения, утв. приказом Росархива от 20.12.2019 № 236.

Оценить вопрос
s
В избранное
Внимание! Стартовала скидка
на 1-е полугодие 2023 г.

Успейте воспользоваться!

Для того, чтобы оставить комментарий, необходимо авторизоваться

Комментарии 0

Рекомендовано для вас

Нужно ли создавать бумажные документы при КЭДО?

Нужно ли создавать бумажные документы, если компания ведет КЭДО? Как действовать, если проверяющие на проверке запросили бумажные документы?

Ответы на наиболее частые вопросы о внедрении и использовании КЭДО

Сначала пандемия, а затем значительное повышение цен на бумагу из-за международных санкций склоняют все большее число работодателей отказаться от традиционного ведения кадрового учета и перейти на электронный кадровый документооборот (КЭДО). Это стало возможно с ноября 2021 года. КЭДО значительно облегчает работу кадровых служб и отменяет необходимость дублировать документы на бумаге. Однако остается часть работодателей, которые опасаются перехода в «цифру» по разным причинам. Кто-то боится, что с работниками «на земле» будет сложно договориться, возникнут сложности с обучением их работе с электронными документами, другие – ​что нельзя будет вносить правку или составлять документы «задним числом», а кто-то до сих пор не доверяет цифровизации и сомневается в возможности обеспечения долговременного хранения электронных кадровых документов. Мы задали наиболее интересные вопросы, присланные нашими читателями руководителю проекта кадрового электронного документооборота в СберКорус Алексею Сахненко.

Вводим электронный кадровый документооборот

С конца прошлого года работодатели могут полноценно переходить на электронный кадровый документооборот (ЭКДО / КЭДО) с работниками без необходимости дублирования документов на бумаге. Ранее мы давали алгоритм внедрения электронного документооборота на цифровой платформе «Работа в России» (№ 2’ 2022). Теперь же покажем образцы обязательных для оформления документов в случае использования собственной информационной системы. Расскажем, как создать рабочую группу и разработать план перехода на КЭДО, что включить в обязательные ЛНА и соглашение об использовании усиленной неквалифицированной электронной подписи.

Можно ли по e-mail уведомить сотрудника о сокращении, если он подписывал соглашение об электронном взаимодействии?

В компании действует положение о простой электронной подписи, с которым сотрудник ознакомлен под подпись. Кроме того, он подписывал соглашение об электронном взаимодействии. Можно ли в этом случае уведомить работника о сокращении по электронной почте?

Как перейти на электронные кадровые документы

Кадровые документы теперь можно создавать, подписывать, использовать и хранить в электронном виде. Бумажные экземпляры при этом не нужны. В список исключений попали только несколько документов. Кадровый эксперимент, длившийся в России больше года, завершился 15 ноября. Уже на следующий день Госдума РФ приняла закон с поправками в ТК РФ. Меньше чем за неделю он получил одобрение Совета Федерации РФ и подпись Президента РФ. Основная масса поправок вступила в силу в день опубликования – ​22.11.2021. Теперь участники эксперимента и любые другие организации могут полноценно вести кадровый электронный документооборот (КЭДО). Как начать обмениваться с работниками кадровыми документами в электронном виде и соблюдать требования закона, разбирает Юлия Попова, руководитель направления кадрового ЭДО в .

Электронный документооборот в кадровых вопросах

Ознакомление с некоторыми кадровыми документами в электронном виде с использованием «бесплатной» простой электронной подписи уже допускает практика применения трудового законодательства, но это необходимо дополнительно легитимизировать. Благодаря этому мы получим существенное уменьшение бумажного документооборота и личных контактов сотрудников (что немаловажно в период пандемии и после нее). Автор делится опытом своей компании: какие документы можно перевести на эту технологию и как это регламентировать.

Вводим электронный кадровый документооборот

С конца прошлого года работодатели могут полноценно переходить на электронный кадровый документооборот (ЭКДО / КЭДО) с работниками без необходимости дублирования документов на бумаге. Ранее мы давали алгоритм внедрения электронного документооборота на цифровой платформе «Работа в России» (№ 2’ 2022). Теперь же покажем образцы обязательных для оформления документов в случае использования собственной информационной системы. Расскажем, как создать рабочую группу и разработать план перехода на КЭДО, что включить в обязательные ЛНА и соглашение об использовании усиленной неквалифицированной электронной подписи.

Алексей Апкаликов: «Пандемия и массовый переход бизнеса на дистанционную работу стали дополнительным стимулом для цифровизации»

Курс на цифровизацию экономики, заданный Правительством РФ, распространяется на все большее количество отраслей и бизнес-процессов. В частности, в последнее время сразу несколько событий поспособствовало расширению сферы применения электронных подписей (ЭП) среди работодателей. В прошлом году из-за вынужденного перехода на дистанционную работу. В этом – ​на фоне эксперимента Минтруда России по внедрению электронного кадрового документооборота. Ведь после того, как он будет признан успешным, кадровые документы уйдут в цифру. Каким работодателям может быть выгодно оформление электронных подписей своим работникам? Какие виды ЭП существуют? На какой период выдаются и где их можно использовать? Нужно ли что-то менять в случае переименования должности сотрудника или избрания другого генерального директора, подписывающего ЭП документы от имени организации? Сколько это стоит, и какие изменения с ЭП произойдут в ближайшее время? Каков сейчас порядок хранения электронных документов? Будут ли в этом направлении какие-то законодательные дополнения? Об этом и многом другом журнал «Кадровая служба и управление персоналом предприятия» поговорил с исполняющим обязанности директора Удостоверяющего центра компании СберКорус Алексеем Апкаликовым.