Этот момент вы можете разработать и закрепить в инструкции по делопроизводству вашей организации самостоятельно с учетом значимости вопросов деятельности, подлежащих согласованию. Алфавитная последовательность фамилий не учитывается. Визы согласующих лиц проставляются в порядке рассмотрения ими проекта документа, т. е. маршрута согласования.
При разработке процедуры согласования необходимо учитывать пожелания руководителя. Например, некоторые руководители требуют, чтобы последней была виза руководителя аппарата или помощника-ассистента, другие – доверяют самой последней визе своего первого заместителя или юриста. В процедуре согласования фиксируются одновременно процесс разработки управленческого решения, распределение рисков и ответственности за «исполняемость» и личный управленческий стиль руководителя.
При разработке соответствующего раздела вашей Инструкции по делопроизводству (или отдельного Регламента согласования) рекомендуем руководствоваться следующей нормативно-методической базой:
На этой основе в своей Инструкции по делопроизводству вы сможете установить, что состав должностных лиц, согласующих проект документа, определяет исполнитель, например выбирая маршрут из ранее утвержденных, а при его отсутствии составляя его самостоятельно.
При разработке маршрута согласования обычно исходят из следующего состава и последовательности согласующих лиц:
Согласование может быть не только последовательным, но и параллельным (когда часть согласующих может рассматривать проект одновременно).
Можно разработать индивидуальные маршруты согласования проектов не только каждого вида документов (приказы, письма, договоры и т. д.), но даже для многих групп и разновидностей (приказов по основной деятельности, административно-хозяйственным вопросам, личному составу или более детально: приказы о командировке, о материальной помощи, об утверждении ЛНА и т. п.). Далее этот механизм работает следующим образом:
Например, если нет отдельного маршрута согласования для приказов о командировке, то применяется маршрут для приказов по личному составу, если нет и его, то используем общий маршрут согласования приказов.
Если подобные маршруты согласования в организации не регламентированы, то, скорее всего, они все равно есть и осуществляются «по неписаным правилам».
Если согласование проекта документа проходит в СЭД, то его результаты распечатываются из этой программы как отчет с названием «Лист согласования <проекта конкретного документа>». В нем визы выводятся в порядке их проставления в СЭД, при этом часто указывается не только дата, но и время проставления визы (см. Пример 1).
Если результаты согласования оформляются на бумаге (на самом проекте документа или листе согласования), то порядок указания виз может быть иным – в обратной хронологической последовательности их проставления, чтобы:
Но это возможно сделать аккуратно, только если на бумаге заранее будут нанесены трафареты для заполнения результатов согласования (см. Пример 2). Когда маршрут согласования заранее известен, это сделать реально.
Однако если не подготовить такой трафарет, то при оформлении виз от руки к моменту необходимости их проставления последними согласующими лицами может не остаться свободного места выше ранее оформленных виз. Поэтому в данном случае лучше установить правило оформления виз в порядке их проставления (сначала исполнитель-инициатор, а ниже все остальные, в заключение – виза топ-менеджера).
В нормативных документах по делопроизводству не установлен порядок расположения виз, поэтому данный момент организация вольна определить самостоятельно в своей Инструкции по делопроизводству и при настройке формы отчета из СЭД.
Повторим, что последовательность виз, оформляемых на проекте документа или листе согласования, зависит от системы делегирования полномочий и четко отражает реальный маршрут согласования конкретного проекта документа. Вариативность обычно заключается в том, в какой последовательности располагать визы: в прямой или обратной хронологической.
Пример 1. Распечатка листа согласования из СЭД
Пример 2. Бумажный лист согласования
Для того, чтобы оставить комментарий, необходимо авторизоваться
Рассматриваем ситуации, когда наименование должности (профессии) действительно имеет значение, ориентируясь на нормативную базу, позицию Роструда и практику судов. Говорим о сложностях, с которыми может столкнуться как работодатель, так и работник (в т. ч. при установлении разной зарплаты для сотрудников, занимающих одинаково названные должности). Даем рекомендации работодателям при составлении штатного расписания и введении в него новых должностей.
Разбираем, какие организации могут использовать гриф «ДСП» на своих документах, какие нормативные акты следует изучить, если компания помечает документ таким грифом; сколько подлинников документа под грифом «ДСП» можно издавать, как делать копии и указывать их количество; где именно на приказе проставляется отметка и что именно надо писать.
Разбираемся, когда требования профессиональных стандартов, квалификационных справочников обязательны (для каких организаций и каких работников). Выясняем, для каких должностей требуется определенное образование и стаж работы. Рассматриваем на примере секретаря и документоведа, взаимозаменяемы ли должности. Поводом для написания статьи стал вопрос читателя.
На каких документах должна быть оформлена резолюция руководителя? Какие обязательные элементы в нее нужно включить и какими необязательными, но полезными можно дополнить? На каком этапе она проставляется? Как это делается на бумаге и в электронном виде? Автор делится опытом своей организации. Приводит примеры оформления резолюции и формулировок ЛНА, в которых описан процесс согласования документов.
Даже опытные специалисты время от времени могут спутать понятия «должность» и «профессия», «профессия» и «специальность», ошибочно считая, что это одно и то же. Однако данные термины различаются. Разъясним на примерах составления кадровых документов, в каких случаях какие из этих понятий следует использовать.
Можно ли снять с должности сотрудников, которые не соответствуют квалификационному справочнику должностей руководителей, специалистов и других служащих (утвержден постановлением Минтруда России от 21.08.1998 № 31)? Работа в должностях не дает работникам права на компенсации или льготы, а также не установлено каких-либо ограничений для исполнения трудовых обязанностей в этих должностях. Кроме того, отсутствуют нормативные правовые акты, которые бы устанавливали обязательные требования к квалификации, необходимой работникам для выполнения их трудовых функций. Но в должностной инструкции содержится ссылка на то, что работник должен соответствовать требованиям квалификационного справочника.
Рассматриваем ситуации, когда наименование должности (профессии) действительно имеет значение, ориентируясь на нормативную базу, позицию Роструда и практику судов. Говорим о сложностях, с которыми может столкнуться как работодатель, так и работник (в т. ч. при установлении разной зарплаты для сотрудников, занимающих одинаково названные должности). Даем рекомендации работодателям при составлении штатного расписания и введении в него новых должностей.
Разбираем, какие организации могут использовать гриф «ДСП» на своих документах, какие нормативные акты следует изучить, если компания помечает документ таким грифом; сколько подлинников документа под грифом «ДСП» можно издавать, как делать копии и указывать их количество; где именно на приказе проставляется отметка и что именно надо писать.
Раздел не найден.
Оформить подписку на журнал
«Кадровая служба и управление персоналом предприятия»
можно в любом отделении почты:
