Кто должен подготовить и выдать документы работнику в день прекращения трудового договора?

Трудовое законодательство предусматривает, что в день прекращения трудового договора работодатель обязан выдать работнику определенные документы (ч. 4 ст. 84.1 ТК РФ; п. 12 ст. 11 Федерального закона от 01.04.1996 № 27‑ФЗ «Об индивидуальном (персонифицированном) учете в системах обязательного пенсионного страхования и обязательного социального страхования»¹). При этом законодательством не урегулирован вопрос о том, какой работник, например сотрудник отдела кадров или бухгалтерии, должен подготовить и выдать такие документы увольняющемуся работнику. Решить вопрос о том, кто должен подготовить документы и выдать их работнику, должен именно работодатель. Решение о распределении должностных обязанностей находится в компетенции руководителя организации. Должностные обязанности должны быть определены в трудовом договоре и/или в должностной инструкции.

Обратите внимание: есть документы, которые работодатель обязан выдать при увольнении, а есть документы, выдаваемые при увольнении по заявлению работника. Перечислим документы, которые работодатель обязан выдать работнику в день прекращения трудового договора, в отношении которого ведется бумажная трудовая книжка:

• саму трудовую книжку (ч. 4 ст. 84.1 ТК РФ);
• отдельные подразделы Формы ЕФС-1 (п. 12 ст. 11 и п. 2 ст. 11 Закона от 01.04.1996 № 27‑ФЗ) (1.1 «Сведения о трудовой (иной) деятельности); 1.2 «Сведения о страховом стаже»; 3 «Сведения о застрахованных лицах, за которых перечислены дополнительные страховые взносы на накопительную пенсию и уплачены взносы работодателя»);
• раздел 3 «Персонифицированные сведения о застрахованных лицах» Расчета по страховым взносам, утвержденного приказом ФНС России от 29.09.2022 № ЕД-7-11/878@ (п. 12 ст. 11 и п. 8 ст. 11 Закона от 01.04.1996 № 27‑ФЗ);
• сведения о гражданине, подлежащем воинскому учету, при увольнении его с работы, если у работника нет регистрации по месту жительства и месту пребывания (по форме, приведенной в приложении № 2 к Положению о воинском учете, утв. постановлением Правительства РФ от 27.11.2006 № 719);
• расчетный листок (ст. 136 и 140 ТК РФ).