Интересен расчет стоимости услуг сторонней организации на подготовку документов к архивному хранению. Обозначен полный алгоритм такой работы, которую с нашей помощью вполне реально осуществить самостоятельно. В первой части статьи, публикуемой в этом номере журнала, мы подробно разобрались с первым вопросом: с составом кадровой документации организации.
Лексикон сегодняшнего дня – кризис, банкротство, ликвидация, сокращение, увольнение. Конечно, тяжело потерять работу и, соответственно, средства к существованию. Но еще трагичнее вместе с каким-либо ликвидированным предприятием потерять все сведения о своей трудовой деятельности. К сожалению, эта картина не нова. С ней работающие граждане нашей страны столкнулись еще в 90-е годы прошлого столетия, когда закрывались, а порой и исчезали фирмы, а вместе с ними и все сведения о работниках. Документы выбрасывались на свалки, сжигались или просто бросались без должного надзора. В таких ситуациях вместе с работодателем исчезали и трудовые книжки, и лицевые счета, и прочее, прочее, прочее.
Что греха таить, случалось, личные дела долгие годы «хранились» за сейфом, трудовые книжки «прилипали» к ящикам стола. Хорошо еще, если пропажа сразу обнаружится, а не будет ждать капитального ремонта офиса или «достижения работником пенсионного возраста». Да, бывало, приходит работник в службу персонала родного предприятия, а его трудовой книжки и след простыл. «Где моя трудовая книжка?» – вопрошает работник. Но на этот справедливый вопрос у работодателя просто не находится ответа. И вот работник собирает нервы в кулак, закупает валидол коробками и начинает восстанавливать свой трудовой путь. А когда все мытарства позади, любимый работодатель может его порадовать: «Извините, при разборке старой мебели нашлась Ваша трудовая книжка!!!» Тут уж не знаешь, смеяться или плакать.
Работа с кадровыми документами в большинстве организаций возложена на кадровую службу, служба ДОУ лишь консультирует и помогает. Реже встречаются компании, где эта задача целиком и полностью лежит на плечах службы ДОУ. В любом случае штат сотрудников этих подразделений, как правило, ограничен, а функциональные обязанности имеют довольно широкий спектр.
Нетрудно догадаться, что на архивную обработку документации не хватает времени, документы, как правило, перешивают из папки в папку, переставляют с одной полки на другую, из маленького сейфа в большой. Так происходит до того момента, пока полок, сейфов и шкафов начинает резко «не хватать». Конечно, работник кадровой службы, скорее всего, возразит: «Что-то вы сгущаете краски. У нас все отлично, все документы в целости и сохранности». Да, все в целости и сохранности, только... документы «падают» на головы сотрудникам и найти нужную «бумажку» становится все сложнее и сложнее.
Зовем на помощь?
Что делать? Призвать на помощь консалтинговую компанию, которая с большой охотой возьмется выполнить за нас всю «черную» работу? Только любой «сторонней организации» придется платить деньги из кармана родной компании и, хотелось бы заметить, деньги довольно-таки неплохие. На сайте любой фирмы, оказывающей подобные услуги, можно открыть прайс-лист и рассчитать среднюю стоимость обработки одного дела по личному составу. Сориентируем вас по ценам:
Далее считаем, в какую же минимальную сумму нам обойдется сотрудничество с консалтинговой компанией. В соответствии с требованиями архивных правил нам необходимо выполнить следующие операции:
- Провести полистную экспертизу приказов по личному составу, изъять из дела приказы временного срока хранения.
- Провести научно-техническую обработку приказов по личному составу, подлежащих долговременному хранению, личных дел и карточек по учету работников.
- Составить внутренние описи к делу «Приказы по личному составу» и к личным делам сотрудников.
- Переплести сформированные дела.
- Оформить обложки и корешки дел.
- Составить описи дел по личному составу, подлежащих долговременному хранению.
- Составить описи дел по личному составу, временного срока хранения.
Предположим, что в нашем акционерном обществе работали 500 сотрудников, из них 150 в прошлом 2008 году были уволены. Количество изданных в 2008 году приказов по личному составу составило 2 503 документа, которые на стадии делопроизводства формировались в одно дело. На каждого работающего сотрудника было заведено личное дело и оформлена карточка по учету работников (форма № Т-2).
Итак, сколько же дел нам придется обрабатывать? Допустим, после проведения экспертизы ценности мы для длительного хранения выделили 658 приказов, 150 личных дел и 150 карточек. В соответствии с пунктом 5.3 «Основных правил работы архивов организаций» объем дела документов, подлежащих архивному хранению, не должен превышать 250 листов при толщине не более 4 см.
При проведении расчета необходимо учесть, что карточки, как правило, печатаются на картоне и одна карточка может занять от 2 до 5 листов. Поэтому у нас на самом деле получается не одно дело в 150 листов, а два-три дела.
Еще мы имеем 658 приказов по личному составу, сформированных в 3 дела. Хотелось бы отметить, что 658 приказов не всегда равны 658 листам, листов в деле может быть и больше (ведь приказы могут быть напечатаны не на одном, а на нескольких листах, например, приказ о «массовом» переводе сотрудников из одного структурного подразделения в другое и др.).
И конечно, основную массу дел нам добавят личные дела уволенных сотрудников, их у нас за 2008 год скопилось 150 дел.
В итоге общее количество дел, подлежащих долговременному хранению, за 2008 год составит 156. Тогда общая сумма работ будет начинаться с 72 072 рублей = 156 дел × 462 руб. Да! Сумма получилась внушительная, и это только за один год и без учета размеров внутренних описей.
Думаю, что есть смысл самостоятельно справиться с этой «страшной и непонятной» работой – подготовкой документов по личному составу к архивному хранению. Тем более будет повод показать эти цифры руководству как ваш вклад в экономию средств фирмы.
Решаем проблемы самостоятельно
Алгоритм выполнения данной работы прост.
Во-первых, решать ее необходимо еще на стадии разработки номенклатуры дел подразделения, то есть провести четкую грань между документами постоянного, долговременного и временного сроков хранения, даже если эти документы являются документами одного вида.
Во-вторых, сроки хранения документов учитывать на этапе разработки инструкции по ведению делопроизводства, то есть разрабатывать систему регистрации, формирования документов в дела с учетом сроков их последующего хранения, чем сократим временные и, конечно, финансовые затраты на проведение полистной экспертизы ценности документов.
Затем необходимо учесть, что современное делопроизводство уже трудно себе представить без электронного документооборота, электронных баз данных, которые позволяют на основе хранящейся в них информации создавать новые документы, например, штатные расписания, карточки учета работников, списки различного содержания, журналы регистрации и т.д. В этом случае необходимо определить, какие же документы и когда (на каком этапе) вы будете переносить на бумажный носитель с целью их дальнейшего архивного хранения (т.к. постоянное хранение электронных документов сейчас мало где реализовано).
Целесообразно разработать единую систему ведения текущего делопроизводства по личному составу, например, порядок изготовления и заверения копий документов, ведения внутренних описей дел. Это позволит исключить последующую проверку наличия документов в делах, их изготовление и включение в состав уже закрытых в делопроизводстве дел. Такая ситуация часто складывается в процессе ведения личных дел, в которых на нерегулярной основе подшиваются копии необходимых приказов и других документов.
Таким образом, разрабатывая номенклатуру дел, инструкцию по ведению кадрового делопроизводства, вы готовите плацдарм, с которого легко перейдете в наступление на всю массу кадровых документов, подлежащих архивному хранению.
Давайте начнем выполнять эту работу, придерживаясь такой последовательности:
- Определим состав документов, включаемых в понятие «документация по личному составу».
- Определим сроки хранения документов. Разделим документы на группы: постоянного, долговременного и временного сроков хранения.
- Установим правила их регистрации.
- Рассмотрим принципы формирования документов в дела на стадии текущего делопроизводства.
- Научимся составлять внутренние описи дел.
- Проведем экспертизу ценности документов после завершения их в текущем делопроизводстве.
- Сформируем документы в дела после завершения их в текущем делопроизводстве.
- Проведем научно-техническую обработку сформированных дел.
- Оформим внутренние описи и листы – заверители дел.
- Составим заголовки и оформим обложки дел.
- Составим описи дел по личному составу, подлежащих долговременному и временному хранению.
- Составим акт о выделении к уничтожению документов с истекшими сроками хранения.
Состав кадровых документов
Группа документов, которую мы определяем понятием «документация по личному составу», включает в себя разнообразные виды документов (как оригиналы, так и их копии).
Хотелось бы отметить, что документация по личному составу не только отражает специфику каждого предприятия, но и этапы исторического развития всей страны.
Обрабатывая документацию по личному составу одного из московских хладокомбинатов, я обратила внимание на такие ранее не встречаемые мной документы (нет, конечно, встречались, но не в таком количестве), как акты фиксации факта хищения, недовеса или перевеса продукции (мяса), подшитые в личные дела сотрудников. Легко делаем вывод: в 70-е, 80-е годы мясо и колбасные изделия были в большом дефиците.
На другом объекте, заводе стекловолокна, мое внимание привлекли акты несчастных случаев на производстве, и, что интересно, чаще всего несчастные случаи происходили с работниками, находящимися в нетрезвом состоянии.
Та же причина была основной при расторжении трудовых договоров с работниками в дорожно-строительной организации.
Основным документом, на который мы будем опираться для определения состава документов рассматриваемой нами группы, является Перечень типовых управленческих документов, образующихся в деятельности организаций, с указанием сроков хранения (утв. Росархивом 06.10.2000, действует в ред. от 27.10.2003). Документация по личному составу – одна из наиболее полно представленных в Перечне групп документов, и в зависимости от отражаемых в них вопросов размещена в нескольких соответствующих разделах:
- В раздел 1.1 «Распорядительная деятельность» включены приказы, распоряжения и документы к ним (справки, сводки, доклады и др. о приеме, перемещении, увольнении, поощрении, награждении, предоставлении отпусков, командировании и пр.), а также проекты приказов и распоряжений (статьи 6б, 7).
- В раздел 1.2 «Организационные основы управления» – положения о структурных подразделениях, штатные расписания, проекты штатных расписаний, штатные расстановки, договоры, положения, инструкции о должностных обязанностях и правах (статьи 16, 23, 32, 33, 34, 35, 45).
- В раздел 4.1 «Бухгалтерский учет и отчетность» – лицевые счета работников, ведомости на выдачу заработной платы (статьи 153, 155).
- В раздел 7.1 «Трудоустройство» – договоры, справки, сведения, ведомости, отчеты о наличии, движении, комплектовании и использовании работников, а также по вопросам трудоустройства (статьи 262–267).
- В раздел 7.2 «Организация труда» – коллективный договор (ст. 275), перечни профессий, справки, планы, расчеты, схемы, нормативы численности, доклады о совершенствовании структуры аппарата управления, процессов труда, журналы учета работников, совмещающих профессии, документы о разрешении трудовых споров, табели учета рабочего времени, акты, докладные записки, справки о дисциплине труда (статьи 268–282).
- В раздел 7.4 «Охрана труда» – акты, предписания, планы, переписка о состоянии и мерах по улучшению условий охраны труда и техники безопасности, перечни работ, профессий с вредными или опасными условиями труда, списки, табели и наряды работников, занятых на производстве с вредными условиями труда, акты аварий, несчастных случаев, договоры страхования работников от несчастных случаев, программы, списки, инструкции, протоколы аттестации работников по технике безопасности и др. (статьи 295–322).
- Раздел 8 «Кадровое обеспечение» делится на подразделы:
- 8.1 «Прием, перемещение (перевод), увольнение работников», в который включены такие документы, как переписка, заявки, сведения о приеме, распределении, перемещении, учете кадров, о потребности в работниках, сокращении (высвобождении) работников, личные дела работников, трудовые договоры (контракты), личные карточки работников, характеристики работников, подлинные личные документы (трудовые книжки, дипломы, аттестаты, удостоверения, свидетельства), документы, не вошедшие в состав личных дел, а также лиц, не принятых на работу, книги, карточки и журналы учета работников, документация по вопросам воинского учета, списки работников, документы по вопросам учета и выдачи трудовых книжек, протоколы заседаний комиссий по установлению трудового стажа для выплаты надбавки за выслугу лет, переписка, отчеты, задания по вопросам оформления командировок, графики предоставления отпусков (статьи 333–358);
- 8.2 «Установление квалификации работников» – переписка, справки, протоколы заседаний конкурсных, аттестационных и квалификационных комиссий (статьи 359–367);
- 8.3 «Профессиональная подготовка и повышение квалификации работников» – доклады, справки, переписка, планы, заключения по вопросам подготовки, переподготовки, обучения и повышения квалификации работников, учебно-методические пособия (статьи 368–383);
- 8.4 «Награждение» – представления, ходатайства, характеристики, автобиографии, выписки из решений, постановлений о представлении к награждению работников, присвоении званий, присуждении премий (статьи 384–387).
Мнение эксперта
Ольга Скрябина, консультант в области трудового законодательства, руководитель отдела кадрового аудита АКГ «Градиент-Альфа»
Единого перечня кадровых документов, обязательного для каждой организации, не существует: различные правовые акты содержат упоминания о необходимости ведения тех или иных документов, обязательность которых варьируется в зависимости от сферы и специфики деятельности компании.
В целом к кадровой документации относятся (у некоторых документов в скобках указаны ссылки на нормативные акты федерального уровня, которые требуют их наличия в кадровом делопроизводстве любой организации):
- Учредительные документы и документы, определяющие специфику деятельности работодателя:
- устав организации (копия);
- лицензии, специальные разрешения (копии).
Локальные нормативные акты, наличие которых у работодателя обязательно независимо от специфики деятельности:
- штатное расписание (ст. 15, 57 ТК РФ);
- правила внутреннего трудового распорядка (ст. 189, 190 ТК РФ);
- график отпусков (ст. 123 ТК РФ);
- положение об оплате труда и премировании работников – документ, устанавливающий систему оплаты труда, если соответствующего раздела нет в правилах внутреннего трудового распорядка (ст. 135 ТК РФ);
- документ, устанавливающий порядок обработки персональных данных, – положение о защите персональных данных работников (ст. 86 ТК РФ);
- документация по охране труда (ст. 212 ТК РФ).
Локальные нормативные акты, наличие которых у работодателя обязательно с учетом специфики его деятельности, а также, если это требуют условия труда:
- графики сменности;
- перечень должностей с ненормированным рабочим днем;
- документы, устанавливающие размер и порядок выплаты дополнительного вознаграждения за нерабочие праздничные дни;
- документы, устанавливающие нормы труда;
- документы, устанавливающие порядок и размеры возмещения расходов, связанных со служебными командировками.
Дополнительные локальные нормативные акты:
- должностные инструкции (если должностные обязанности не включены в трудовые договоры);
- положение об охране коммерческой тайны;
- положение о подборе и адаптации сотрудников;
- положение о порядке прохождения испытательного срока;
- положение о проведении аттестации работников и др.
Договорные документы:
- коллективный договор (если между работодателем и работниками достигнуто соглашение об этом);
- трудовые договоры и дополнительные соглашения к ним (ст. 1 6, 56, 67 ТК РФ);
- ученические договоры (ст.198–208 ТК РФ);
- гражданско-правовые договоры (если в организации существует практика заключения с работниками договоров подряда, возмездного оказания услуг, поручения и пр.);
- договор о коллективной материальной ответственности (ст. 245 ТК РФ);
- договоры о полной индивидуальной материальной ответственности (ст. 244 ТК РФ).
Распорядительные документы:
- приказы по основной деятельности (об утверждении или изменении штатного расписания, о сокращении численности или штата работников организации, о работе в выходные дни, о предоставлении дополнительных дней отдыха работникам, о вступлении в должность генерального директора и др.);
- приказы по личному составу (приказы о приеме на работу, о прекращении (расторжении) трудового договора, о переводе на другую работу, о предоставлении отпуска, о направлении в командировку, о поощрении и др.).
Информационно-справочные документы:
- заявления работников (ст. 80, 122, 127, 128 ТК РФ);
- служебные записки;
- протоколы;
- акты;
- документы, предъявляемые работниками в процессе трудовой деятельности (медицинские заключения, решения суда, справки вызова на сессию и др.);
- личные дела сотрудников.
Учетные документы:
- личные карточки работников (п. 12 Правил ведения и хранения трудовых книжек, изготовления бланков трудовой книжки и обеспечения ими работодателей, утв. постановлением Правительства РФ от 1 6.04.2003 № 225 «О трудовых книжках»);
- табели учета рабочего времени (ст. 91, 99 ТК РФ устанавливают обязанность работодателя вести учет времени, фактически отработанного работниками);
- записки-расчеты при предоставлении отпусков (составляются работниками кадровой службы, хранятся в бухгалтерии);
- записки-расчеты при увольнении (хранятся в бухгалтерии).
Трудовые книжки (ст. 66 ТК РФ).
Разумеется, данный перечень не является исчерпывающим. С учетом условий труда работников и организационных особенностей компании список обязательных кадровых документов может быть расширен.
Что ж, получается довольно приличный список документов. И что же, все эти документы необходимо передавать на архивное хранение? Конечно, нет.
Продолжение статьи читайте в следующем номере журнала.
