Подготовка документов по личному составу к архивному хранению

Оформляем описи на дела по личному составу

Зачем?

Зачем составляются описи? Во-первых, необходимо учитывать дела, находящиеся на хранении в архиве. Во-вторых, к делам, переданным на хранение в архив, довольно часто приходится обращаться, поэтому опись является своеобразной палочкой-выручалочкой, с помощью которой мы можем точно сказать, в каком деле, на какой полке и в какой коробке можно найти необходимый нам документ.

Поэтому к составлению описей дел, передаваемых на архивное хранение, необходимо подходить особенно тщательно и внимательно. Посмотрим, какие требования к составлению описи дел предъявляют нормативные документы.

Требования к оформлению

В соответствии с требованиями Основных правил работы архивов организаций на дела по личному составу составляются отдельные описи, которые представляют собой перечень дел с самостоятельной валовой (порядковой) нумерацией.

Как правило, описи дел по личному составу составляются самостоятельно подразделением, ответственным за кадровое делопроизводство (это может быть и служба ДОУ, и бухгалтерия или конкретное должностное лицо, но чаще всего это кадровая служба), и представляются в архив организации вместе с передаваемыми делами.

Описи дел оформляются по установленной форме в 3 экземплярах. Три экземпляра! Не много ли? Нет:

• один будет возвращен в структурное подразделение для его дальнейшего хранения и использования как справочно-учетный документ,
• второй будет храниться в архиве организации, а
• третий будет передан в муниципальный или государственный архив, если документы будут передаваться на государственное или иное хранение.

Типовая форма описи дел утверждена Основными правилами работы архивов организаций (см. пункт 3.7.2 и Приложение 12). По данной форме мы составили образец документа, демонстрируемый в Примере 32.

Обязательными реквизитами описи являются:

• наименование организации;
• наименование структурного подразделения;
• гриф утверждения;
• наименование вида документа «Опись»;
• номер описи;
• заголовок описи «дел по личному составу»;
• сведения о внесенных в опись делах представляют собой основной раздел описи и оформляются в виде таблицы. При этом графа 6 в описях дел постоянного хранения может не заполняться;
• заверительная часть описи;
• подпись лица, составившего опись;
• грифы согласования. При этом гриф согласования с экспертной комиссией (ЭК) структурного подразделения оформляется на документе только в случае наличия такой комиссии. А вот гриф согласования с руководителем службы ДОУ должен быть оформлен в любом случае

Заголовки дел, вносимых в опись, должны соответствовать заголовку дела, указанному в номенклатуре дел, и полностью совпадать с заголовком дела, указанного на его обложке.

Если в опись вносятся однородные дела с типовыми заголовками, которые будут повторяться в описи друг за другом, то заголовок первого дела указывается полностью, а последующие однородные дела заменяются словами «То же». Таким способом часто оформляются заголовки дел, в которых сформированы приказы по личному составу, имеющие несколько томов, или если в опись включены дела за несколько лет одновременно.

Если необходимо более полно указать состав документов дела, то можно добавлять и информацию о номерах приказов, включенных в дело:

Если личные дела или личные карточки работников разбиты на несколько дел, то необходимо давать ссылку на первые буквы фамилий работников, чьи документы подшиты в данные дела:

Да, маленькое уточнение. Если в состав дела «Личные карточки уволенных работников» или «Личные дела» не входят документы сотрудников, чьи фамилии начинаются, например, на буквы «А», «Б», «Ю» или «Я», то и в заголовках дела эту информацию необходимо учитывать, т.е. дело будет начинаться не с буквы «А», а с буквы «В»: