«Архивный статус» организации определяет дальнейшую судьбу ее документов и влияет на срок их хранения. С нашей помощью вы поймете, какие организации являются источниками комплектования государственных, муниципальных архивов, а также получите ответы на целый ряд сопутствующих вопросов. Как быть с документами филиалов и представительств, которые находятся в разных регионах, если их головная организация является источником комплектования гос./муниципального архива? Почему «архивный статус» акционерных обществ непостоянен и что делать в случае его изменения? На какие бесплатные и платные услуги архивного учреждения может рассчитывать организация — источник и не источник комплектования?
Понятие «комплектование»
Термин «комплектование» всем хорошо известен: комплектуются библиотеки, музеи, фонды и т.д. и т.п. Комплектование архивов по сути означает то же самое, но с учетом своей архивной специфики.
Комплектование архива – это систематическое пополнение архива документами Архивного фонда Российской Федерации в соответствии с его профилем и действующим законодательством. Оно включает в себя три основных направления работы:
- определение источников комплектования архива;
- определение состава архивных документов, подлежащих приему в архив;
- соответственно прием – передача архивных документов в архив.
С одной стороны, комплектуются архивы или архивохранилища в составе службы документационного обеспечения управления (ДОУ) в организациях документами своих структурных подразделений, с другой – государственные или муниципальные архивы (музеи, библиотеки, негосударственные хранилища и др.) комплектуются документами государственных, муниципальных и негосударственных организаций. В контексте данной статьи будут рассмотрены два основных вопроса этой достаточно сложной темы, а именно – комплектование государственных или муниципальных архивов документами организации и при этом только один вид работ – определение источников комплектования.
В профессиональной терминологии очень распространено понятие «источник комплектования». Этот термин часто встречается в законе об архивном деле, правилах, инструкциях, перечнях и другой научнометодической литературе, а также в разного рода публикациях. Но работники службы ДОУ, архивариусы (особенно во вновь созданных негосударственных организациях) зачастую не знают, что стоит за этим понятием. А знать это важно, ибо этот «архивный статус» организации определяет дальнейшую судьбу документов и влияет на сроки их хранения.
В отечественном архивоведении принято разделять организации на источники комплектования и не источники комплектования.
Фрагмент документа
ГОСТ Р 51141-98 «Делопроизводство и архивное дело. Термины и определения»
89. Источник комплектования: юридическое или физическое лицо, чьи документы поступают или могут поступить на хранение в архив1.
Исторический экскурс
Такой подход к организациям в стране сложился очень давно, еще в середине ХХ века. К 1960 г. на основе анализа организаций, созданных в стране с 1946 г., были разработаны 4 списка.
В 1-й и 2-й списки вошли организации союзного, республиканского значения, органы власти и управления, суда и прокуратуры, организации республиканского, краевого и областного значения. Считалось, что их документы имеют большое значение и должны обязательно, в строго установленные сроки поступать на государственное хранение.
В 3-й список вошли организации, как правило, районного и городского уровня, отличительной чертой которых являлось их значительное количество, однородность функций и однотипность документов. В силу названных причин документы от этих организаций поступали на государственное хранение выборочно, при этом применялось и до сих пор применяется два вида выборки:
- повидовая (на хранение поступают отдельные виды документов с постоянным сроком хранения от однородных организаций) и
- групповая (на хранение поступают документы с постоянным сроком хранения от небольшой группы организаций из числа однородных).
В 4-й список вошли организации «низового» уровня, вспомогательного, обслуживающего характера, в основном из сферы быта и услуг: магазины, бани, прачечные, столовые, кафе, ателье, автобазы и т.д. и т.п. Документы этих организаций были необходимы в первую очередь для их функционирования, более того, сведения из документов организаций «низового» звена достаточно полно отражались в документах вышестоящих организаций (поэтому применительно к этой группе организаций возник термин «опосредованный прием», т.е. информация о деятельности таких организаций опосредованно отражалась в фондах организаций, которым они были подчинены).
Рассмотренные примерные списки учреждений, организаций и предприятий, документы которых подлежали приему в государственные архивы СССР, просуществовали почти 30 лет. Затем они изменялись, но основы дифференцированного подхода к организациям как к источникам и не источникам комплектования, заложенные в те же годы, сохраняются до настоящего времени.
В 1987 г. были выпущены Методические рекомендации по определению источников комплектования государственных архивов и к ним – новые Примерные списки видов учреждений, организаций и предприятий, являющихся и не являющихся источниками комплектования государственных архивов. К сожалению, на этих материалах был поставлен гриф «Для служебного пользования» и поэтому они не публиковались, а у практических работников не было возможности непосредственного знакомства с ними, но в государственных архивах обязательно консультировали представителей организаций по поводу отнесения их к той или иной группе источников или не источников комплектования.
Было разработано всего 2 списка.
Первый список (обратите внимание: понятие «первый список» очень распространен в профессиональной среде) включал виды учреждений, организаций и предприятий – источников комплектования государственных архивов, в том числе полного и выборочного приемов.
Каждой из этих форм приема соответствует определенная цифра или комбинация цифр:
