Определяем «архивный статус» организации: источник или не источник комплектования

«Архивный статус» организации определяет дальнейшую судьбу ее документов и влияет на срок их хранения. С нашей помощью вы поймете, какие организации являются источниками комплектования государственных, муниципальных архивов, а также получите ответы на целый ряд сопутствующих вопросов. Как быть с документами филиалов и представительств, которые находятся в разных регионах, если их головная организация является источником комплектования гос./муниципального архива? Почему «архивный статус» акционерных обществ непостоянен и что делать в случае его изменения? На какие бесплатные и платные услуги архивного учреждения может рассчитывать организация — источник и не источник комплектования?

Понятие «комплектование»

Термин «комплектование» всем хорошо известен: комплектуются библиотеки, музеи, фонды и т.д. и т.п. Комплектование архивов по сути означает то же самое, но с учетом своей архивной специфики.

Комплектование архива – это систематическое пополнение архива документами Архивного фонда Российской Федерации в соответствии с его профилем и действующим законодательством. Оно включает в себя три основных направления работы:

  • определение источников комплектования архива;
  • определение состава архивных документов, подлежащих приему в архив;
  • соответственно прием – передача архивных документов в архив.

С одной стороны, комплектуются архивы или архивохранилища в составе службы документационного обеспечения управления (ДОУ) в организациях документами своих структурных подразделений, с другой – государственные или муниципальные архивы (музеи, библиотеки, негосударственные хранилища и др.) комплектуются документами государственных, муниципальных и негосударственных организаций. В контексте данной статьи будут рассмотрены два основных вопроса этой достаточно сложной темы, а именно – комплектование государственных или муниципальных архивов документами организации и при этом только один вид работ – определение источников комплектования.

В профессиональной терминологии очень распространено понятие «источник комплектования». Этот термин часто встречается в законе об архивном деле, правилах, инструкциях, перечнях и другой научнометодической литературе, а также в разного рода публикациях. Но работники службы ДОУ, архивариусы (особенно во вновь созданных негосударственных организациях) зачастую не знают, что стоит за этим понятием. А знать это важно, ибо этот «архивный статус» организации определяет дальнейшую судьбу документов и влияет на сроки их хранения.

В отечественном архивоведении принято разделять организации на источники комплектования и не источники комплектования.

Фрагмент документа
ГОСТ Р 51141-98 «Делопроизводство и архивное дело. Термины и определения»

89. Источник комплектования: юридическое или физическое лицо, чьи документы поступают или могут поступить на хранение в архив1.

Исторический экскурс

Такой подход к организациям в стране сложился очень давно, еще в середине ХХ века. К 1960 г. на основе анализа организаций, созданных в стране с 1946 г., были разработаны 4 списка.

В 1-й и 2-й списки вошли организации союзного, республиканского значения, органы власти и управления, суда и прокуратуры, организации республиканского, краевого и областного значения. Считалось, что их документы имеют большое значение и должны обязательно, в строго установленные сроки поступать на государственное хранение.

В 3-й список вошли организации, как правило, районного и городского уровня, отличительной чертой которых являлось их значительное количество, однородность функций и однотипность документов. В силу названных причин документы от этих организаций поступали на государственное хранение выборочно, при этом применялось и до сих пор применяется два вида выборки:

  • повидовая (на хранение поступают отдельные виды документов с постоянным сроком хранения от однородных организаций) и
  • групповая (на хранение поступают документы с постоянным сроком хранения от небольшой группы организаций из числа однородных).

В 4-й список вошли организации «низового» уровня, вспомогательного, обслуживающего характера, в основном из сферы быта и услуг: магазины, бани, прачечные, столовые, кафе, ателье, автобазы и т.д. и т.п. Документы этих организаций были необходимы в первую очередь для их функционирования, более того, сведения из документов организаций «низового» звена достаточно полно отражались в документах вышестоящих организаций (поэтому применительно к этой группе организаций возник термин «опосредованный прием», т.е. информация о деятельности таких организаций опосредованно отражалась в фондах организаций, которым они были подчинены).

Рассмотренные примерные списки учреждений, организаций и предприятий, документы которых подлежали приему в государственные архивы СССР, просуществовали почти 30 лет. Затем они изменялись, но основы дифференцированного подхода к организациям как к источникам и не источникам комплектования, заложенные в те же годы, сохраняются до настоящего времени.

В 1987 г. были выпущены Методические рекомендации по определению источников комплектования государственных архивов и к ним – новые Примерные списки видов учреждений, организаций и предприятий, являющихся и не являющихся источниками комплектования государственных архивов. К сожалению, на этих материалах был поставлен гриф «Для служебного пользования» и поэтому они не публиковались, а у практических работников не было возможности непосредственного знакомства с ними, но в государственных архивах обязательно консультировали представителей организаций по поводу отнесения их к той или иной группе источников или не источников комплектования.

Было разработано всего 2 списка.

Первый список (обратите внимание: понятие «первый список» очень распространен в профессиональной среде) включал виды учреждений, организаций и предприятий – источников комплектования государственных архивов, в том числе полного и выборочного приемов.

Каждой из этих форм приема соответствует определенная цифра или комбинация цифр:

Вы видите 20% этой статьи. Выберите свой вариант доступа

Купить эту статью
за 300 руб.
Подписаться на
журнал сейчас
Получать бесплатные
статьи на e-mail

Читайте все накопления сайта по своему профилю, начиная с 2010 г.
Для этого оформите комплексную подписку на выбранный журнал на полугодие или год, тогда:

  • его свежий номер будет ежемесячно приходить к вам по почте в печатном виде;
  • все публикации на сайте этого направления начиная с 2010 г. будут доступны в течение действия комплексной подписки.

А удобный поиск и другая навигация на сайте помогут вам быстро находить ответы на свои рабочие вопросы. Повышайте свой профессионализм, статус и зарплату с нашей помощью!

Внимание!
Ловите годовую подписку 2022 в сентябре!
Скидка становится меньше с каждым месяцем.

Рекомендовано для вас

Выдача пользователям документов из архива организации

Что может выдавать архив по запросам работников своей организации и сторонних компаний. Какими документами можно инициировать получение дел из архива (показали образцы заказа и служебной записки). Кто должен одобрить заявку. Каким комплексом документов оформляется выдача дел из архива (когда необходимо оформлять акт выдачи дел во временное пользование; книга выдачи документов обязательна, а вот карта-заместитель дела и лист использования документов дела факультативны). Какие из этих документов имеют утвержденные формы и как их можно усовершенствовать.

Если бухгалтерия отказывается передавать свои документы в архив организации

Когда подразделения обязаны передавать документы в архив своей организации? Где это установлено и каковы санкции за нарушения? Что делать, если некоторые подразделения не хотят расставаться со своими документами и передавать их в архив? Как их переубедить? Как легализовать такую практику? Эти интересные вопросы нам задал подписчик, ответы на них вылились в целую статью.

Особенности выдачи сторонним организациям документов из архива во временное пользование

В письмо о выдаче документов во временное пользование лучше просить включить гарантию возврата и сохранности ваших документов (образец показали). Объяснили, на какой срок действующие правила считают допустимым выдавать документы. Как заполнить акт и учетные документы при выдаче дел из архива сторонней организации, как ее представителю расписываться в получении. Стоит ли оставлять себе заверенные копии при временном расставании с оригиналами.

Как отразить в учетных документах архива «выбытие» единиц хранения

Различные обстоятельства могут приводить к тому, что сведения в учетных документах архива перестают отражать реальную ситуацию: документы в архиве могут быть не обнаружены по результатам проведенного розыска, получить неисправимые повреждения, быть переданы по акту к физическому уничтожению или в госархив, личные документы могут быть отданы собственнику, документы могут поступить в неупорядоченном состоянии, затрудняющем их учет, могут быть обнаружены «технические» ошибки в цифрах учета либо некоторые хранимые документы могут оказаться вообще «чужими». Сначала мы показываем виды актов (с примерами оформления), которые подтверждают разные причины выбытия и снятия с учета документов. А потом – как внести изменения о количестве хранимых дел в основные учетные документы архива на основании этих актов.

Если вы пришли в архив…

Статья посвящена социально правовым запросам организаций и частных лиц, чаще всего направляемым в госархивы. Как вычислить нужный архив и сколько ждать ответа? Какие услуги окажут бесплатно, а за что придется заплатить? Как составить запрос? Архивные справки, выписки и копии могут выдавать не только госархивы, но и коммерческие организации, поэтому правила их оформления вам тоже могут пригодиться. Кроме того, разъясняется ситуация с документами, переданными на ответственное хранение сторонней организации.

Составляем описи для передачи документов из подразделений в архив организации

За какие годы пора передавать документы из подразделений в архив организации? Какие группы бумажных и электронных документов в какие описи дел подразделений для этого включаются? Что не попадает в эти описи? Как сведения из описей подразделений аккумулируются в годовых разделах сводных описей дел по организации? Какую логику нумерации использовать для разных видов описей и записей внутри них? Какие утвержденные формы нужно применять?

Уничтожение документов

С необходимостью что-нибудь когда-нибудь уничтожить сталкивалась каждая организация. В данной статье мы расскажем о порядке проведения этой процедуры, а также о способах ее документального подтверждения. Как назначить экспертную комиссию и провести экспертизу ценности документов? Как провести архивную обработку документов, выбранных для списания и уничтожения? Как оформить акт о выделении к уничтожению документов и дел? В каких случаях к нему необходимо приложить накладную и акт об уничтожении документов? Как меняется комплект оформляемых документов, если вы прибегаете к услугам сторонней организации? Когда и как оформляется акт об уничтожении испорченных бланков документов? Какие способы уничтожения применяют для бумажных и электронных документов?

Архивное хранение электронных документов: проблемы и решения

Анализируются различные типы носителей информации на предмет их долговечности. Описываются оптимальные условия хранения, особенно подробно автор останавливается на соблюдении температурно-влажностного режима. Предлагаются способы решения проблем, связанных с устареванием аппаратного и программного обеспечения. Ведь устройства, с помощью которых информация считывается с внешних носителей (дискеты, CD и др.), изнашиваются и морально устаревают приблизительно через 10 — 15 лет, а жизненный цикл программного обеспечения сейчас оценивается всего в 5 — 7 лет. Кроме того, должное внимание уделено проблемам обеспечения аутентичности (подлинности) электронных документов. Вопросы организации учета и описания электронных документов при их долговременном хранении будут рассмотрены во второй части статьи, которую мы планируем опубликовать в следующем номере журнала.