После революции Франция осознала ценность своих документов. И в 1794 году были созданы Национальные Архивы Франции. Сейчас архивное законодательство этой страны признано одним из передовых. Но в июле 2008 года был принят новый закон, призванный еще более актуализировать существующую систему. Предлагаем вам ознакомиться с тем, куда движутся «передовые эшелоны» и что мы могли бы позаимствовать у них.
Какой подход возможен к определению архивного документа? Как можно классифицировать весь архивный фонд, чтобы реализовать дифференцированный подход к хранению и распоряжению им? Как государство может влиять на владельцев частных архивов (наказывать и вознаграждать)? Какие условия выставляются собственникам частных архивов, которые хотят вывезти их за пределы страны? Как изменились сроки ограничения доступа к архивным документам?
Архивы являются частью культурного наследия любой страны, наряду с историческими памятниками и произведениями искусства, и решают три основные задачи в жизни общества – они:
- сохраняют коллективную память,
- обеспечивают непрерывность деятельности государственного аппарата и
- дают возможность гражданам и организациям отстаивать свои права, предоставляя им доступ к интересующим их документам.
Открытость архивов способствует прозрачности демократического государства. Государство выступает в качестве гаранта сохранности этого исторического наследия. Основные правила деятельности архивов в большинстве стран мира регулируются специальным архивным законодательством.
Одно из старейших и наиболее развитых архивных законодательств существует во Франции. Национальные Архивы Франции были созданы в 1794 году. После революции Франция очень серьезно отнеслась к архивам. Каждому гражданину было предоставлено право доступа к государственным архивным документам, была также организована подготовка профессиональных архивистов и реализовано централизованное управление архивным делом, благодаря которому на всей территории страны была создана сеть архивов, обеспечено компетентное и согласованное управление архивным делом. Эта политика помогла организовать архивное дело, регламентировать его и избежать массовых потерь исторических документов.
Французский закон об архивах был принят в 1979 году и стал составной частью Кодекса об историческом наследии. Этим законом были сведены во едино и упрощены правила, ранее разбросанные по другим разделам законодательства, в том числе был упрощен доступ к архивам. Многие годы положения французского законодательства служили образцом для других стран. Однако, по мнению специалистов в области архивного дела, к началу нового тысячелетия положения законодательства устарели, особенно это проявлялось в установленных законом сроках ограничения доступа к архивным документам.
Проекты общего закона об архивах и закона об архивах Конституционного совета французское правительство внесло в Сенат в августе 2006 года. Работа над проектом заняла почти два года, и в июле Национальная Ассамблея Франции приняла наконец закон, который вступит в силу с 1 января 2009 года, – это Закон об архивах № 2008-696 от 15 июля 2008 года (Loi no. 2008-696 du 15 juillet 2008 relative aux archives). Этим документом в Кодекс об историческом наследии вносится много новых норм.
Анализируя содержание нового закона, можно выделить несколько главных вопросов, которые были затронуты новым законодательством:
- расширение сферы действия архивного законодательства, которое направлено на обеспечение большей защищенности как государст венных, так и частных архивов;
- ужесточение наказаний за нарушения законодательства;
- уменьшение периода ограничения доступа к архивам;
- электронные архивы.
Расширение сферы действия архивного законодательства
Новый французский закон расширяет сферу действия архивного законодательства за счет изменения определения понятия «архив» – в уже существовавшее определение добавлено уточнение, согласно которому архивом признаются архивные документы, независимо от места их хранения. Фактически законом зафиксировано, что понятие архива связано с природой документов, а не с их возрастом или системой организации хранения. Кроме того, из определения также было исключено упоминание о том, что носитель может быть только «материальным». Фактически определение, данное во французском законодательстве, относит к архиву любые документы, которые были созданы или получены организацией в ходе деловой деятельности.
Фрагмент документа
Кодекс об историческом наследии Франции
Art. L. 211-1. Архив – это совокупность документов, независимо от даты их создания, места хранения, формы и носителя, созданных или полученных любым физическим или юридическим лицом, любой службой, государственной или частной организацией в ходе их деятельности.
Art. L. 211-2. Сохранение архивов организуется в интересах общества, как для нужд управления и для обоснования прав физических или юридических, общественных или частных лиц, так и для исторического документирования исследований.
В российском законодательстве имеются два отдельных понятия – «документ» и «архивный документ» и, к сожалению, не определены критерии, по которым можно установить, когда документ становится архивным документом. Под «архивом» у нас подразумевается либо структурное подразделение, либо учреждение, занимающиеся хранением документом. В результате документы, хранящиеся в деловых подразделениях организаций, невозможно назвать ни архивом, ни архивными документами.
Фрагмент документа
Федеральный закон № 125-ФЗ от 22 октября 2004 года «Об архивном деле в Российской Федерации». Статья 3 «Основные понятия, применяемые в настоящем Федеральном законе»
2) архивный документ – материальный носитель с зафиксированной на нем информацией, который имеет реквизиты, позволяющие его идентифицировать, и подлежит хранению в силу значимости указанных носителя и информации для граждан, общества и государства;
<. .>
9) архив – учреждение или структурное подразделение организации, осуществляющие хранение, комплектование, учет и использование архивных документов.
Защищенность архивов
Сохранность архивов обеспечивается во французском законодательстве несколькими способами в зависимости от их ценности и формы собственности:
- публичный характер архивов, создаваемых как государственными органами, так и организациями, осуществляющими оказание публичных услуг, ставит их под режим защиты, предусмотренный для государственных документов;
- для частных архивов, если те получили статус исторических архивов, установлены определенные правовые обязательства;
- в отношении частных архивов, не имеющих статуса исторических, установлены определенные права государства.
Защита государственных архивов
Во Франции государственные архивы делятся на три «возрастные» группы, в зависимости от характера их использования:
-
оперативные архивы (archives courantes),
-
промежуточные архивы (archives interm diaires) и
-
исторические архивы (archives d finitives).
Такое разделение было введено еще в 1979 году.
Фрагмент документа
Указ № 79-1037 от 3 декабря 1979 года о компетенции государственной архивной службы и о сотрудничестве между государственными органами по вопросам сбора, сохранения и использования государственных архивов
Статья 12. К оперативным (текущим) архивам относятся документы, регулярно используемые в деятельности службы, учреждений и организаций, которые их создали или получили.
Сохранность оперативных архивов, под контролем управления архивов Франции, обеспечивают службы, учреждения и организации, которые их создали или получили.
Фрагмент документа
К промежуточным архивам относятся те документы, которые:
- а) перестали рассматриваться в качестве оперативных архивов;
- б) пока что не могут, ввиду интереса, который они представляют для административной деятельности, стать объектом отбора на постоянное хранение и на уничтожение, в соответствии со статьей 16.
Сохранность промежуточных архивов может обеспечиваться за счет использования специальных хранилищ, известных как «центры предархивного хранения», которые находятся в ведении управления архивов Франции или под его контролем.
Если предархивное хранение не используется, то сохранность промежуточных архивов обеспечивается по месту расположения создавшей их службы, учреждения и организации, под контролем управления архивами Франции, или же в соответствующих архивохранилищах, находящихся в ведении управления архивами Франции.
Статья 14. К историческим архивам относятся документы, которые прошли процедуры отбора на постоянное хранение и на уничтожение... и подлежат постоянному хранению.
Сохранение исторических архивов обеспечивается в соответствующих архивохранилищах, находящихся в ведении управления архивов Франции или под его контролем.
Такая классификация архивов более точно отражает сложившуюся практику хранения документов. Она позволяет лучше организовать деятельность в области архивного дела.
В российском архивном законодательстве подобного деления нет, хотя в деловой деятельности организаций и государственных органов существует насущная потребность выделить в отдельную группу «текущие» и «оперативные» архивы. Эта потребность возникает прежде всего потому, что задачи и функции, которые возлагаются на такие архивы, по сравнению с традиционными, хранящими документы длительного и постоянного срока хранения, существенно различаются.
В организациях всех форм собственности все чаще возникает потребность не только обеспечения надежного хранения документов временного срока хранения (до 5 лет), но и эффективного использования документов оперативных архивов в деловой деятельности. Традиционная отечественная технология, предусматривающая хранение документов в подразделениях до передачи их в ведомственный архив или уничтожения, во многих случаях уже не отвечает потребностям организаций.
Новые положения французского законодательства более четко регламентируют условия хранения документов. Ранее об этом в законе говорилось крайне мало (Art. L. 212-4). Теперь требования к условиям хранения различаются в зависимости от того, к какой группе документов они относятся:
- документы, отобранные на историческое хранение, «передаются государственной архивной службе на...
