Все проблемы электронных архивов можно разделить на несколько крупных «блоков»: правовые, организационные и технические. Часто бывает так, что подходящие технические решения существуют, но пока не поддерживаются нашим законодательством. Особенно остро встает вопрос сохранения юридической значимости документов, подписанных ЭЦП / усиленными электронными подписями, на всем протяжении жизненного цикла этих документов.
Какая нормативная база сейчас необходима для электронных архивов, чего в ней пока не хватает? Как при этом «выкручиваются» министерства и ведомства? Что из этого получается? Что из международных стандартов можно взять за эталон?
В настоящее время в России уже достаточно широко используются полноценные, юридически значимые электронные документы, подлежащие хранению в течение сроков (в том числе длительных), установленных законами и нормативными актами. Некоторые из этих документов имеют постоянную ценность и должны передаваться на государственное архивное хранение. В ближайшей перспективе ожидается стремительный рост объемов используемых в государственном управлении и деловой деятельности электронных документов. В связи с тенденцией к усилению подотчетности и увеличению прозрачности государственной и деловой деятельности будет также расти доля документов, требующих длительного и постоянного хранения. Прогнозируется, что примерно за десятилетие объем электронных архивных фондов превысит объем накопленных традиционных архивных документов!
Как показал мировой опыт, традиционным архивам очень трудно обеспечить надлежащее хранение электронных документов, для которых требуется не только обеспечить иной по сравнению с бумажными документами температурно-влажностный режим, но и постоянный, достаточно сложный «уход», средства поиска и доступа, для чего, в частности, необходимо создать техническую, нормативно-методическую и кадровую базу. По этой причине многие страны, регионы и отдельные организации сейчас создают специализированные электронные архивы, выделяя на эти цели, несмотря на сложную экономическую обстановку, серьезное финансирование.
Задачи электронного архива
Задачи электронных архивов практически те же, что и у их традиционных собратьев: это обеспечение целостности, аутентичности (т.е. достоверности и подлинности) и долговременной сохранности электронных документов, а также обеспечение информационной поддержки деятельности организации, которая его создает. Характерной особенностью электронных архивов является то, что от них, как правило, ожидается оперативное предоставление запрошенной информации в онлайн-режиме и активное участие в деловых процессах организации.
Плохая организация хранения электронных документов может привести к их утрате, порче либо к сомнениям в их юридической и доказательной силе, в результате чего организация может понести серьезные, в том числе финансовые потери.
При этом возможные виды утраты электронных документов достаточно разнообразны:
- электронные документы невозможно будет прочитать,
- их невозможно будет правильно интерпретировать,
- невозможно будет подтвердить подлинность электронных документов,
- электронные документы будет невозможно найти.
Следует отметить, что с проблемой длительного хранения электронных документов все чаще сталкиваются и коммерческие организации. Опрос, проведенный еще в 2007 году рабочей группой «Столетний архив» (The 100 Year Archive) Ассоциации сетевых технологий хранения данных (Storage Networking Industry Association, SNIA), показал, что потребности в обеспечении долговременного хранения уже тогда были реальностью:
81% опрошенных организаций сообщили, что у них есть информация и документы, которые должны храниться более 50 лет (на графике справа это ответы «> 50 лет», «> 100 лет» и «постоянно»), а
68% – что располагают информацией, срок хранения которой 100 лет и более.
Но несмотря на осознаваемые потребности, обеспечение сохранности информации / документов в электронном виде не проводится в полном объеме. Согласно данным опроса только 30% респондентов сообщило, что они проводят миграцию как положено, с интервалом в 3–5 лет. 60% организаций «совсем не уверены», что смогут прочесть сохраненную ими информацию через 50 лет.
В отличие от документов на традиционных носителях, электронные документы нельзя положить на полку и «забыть» их там на столетие-другое. В отсутствие регулярного выполнения специальных процедур возможна как физическая порча носителей информации, так и моральное устаревание носителей, оборудования, программного обеспечения и файловых форматов.
Как показывают, например, данные Росархива о сохранности переданных в «обычные» архивы оптических дисков, за несколько лет около 5% носителей становятся нечитаемыми или «проблемными».
В «Рекомендациях по обеспечению сохранности информации, записанной на оптических дисках (тестирование выборочного массива документов федеральных архивов)» 1 приведены данные о результатах тестирования оптических дисков, хранящихся в трех федеральных государственных архивах, которая была проведена в 2010-2011 годах.
В Российском государственном архиве научно-технической документации (РГАНТД) из 400 проверенных дисков 317 (79%) оказались в хорошем и отличном состоянии, 66 – в удовлетворительном и 17 (4%) – в критическом. 2
В Российском государственном архиве литературы и искусства (РГАЛИ) из 72 проверенных дисков лишь 13 (18%) оказались в хорошем и отличном состоянии, 55 – в удовлетворительном и 4 (5,5%) – в критическом. И не удивительно: «Представленные для тестирования диски РГАЛИ хранятся друг на друге в коробках. Осмотр дисков показал, что более 20% дисков имеют на своей поверхности отпечатки пальцев и царапины. Рекомендуется соблюдать правила обращения с дисками и хранить каждый диск надетым на фиксирующее кольцо в отдельном контейнере (jewel case)» 3.
В Российском государственном архиве социально-политической истории (РГАСПИ) из 51 проверенного диска лишь 19 (37%) получили рейтинги «отлично» и «хорошо», что сопровождается следующим комментарием: «Осмотр дисков показал, что более 65% имеют на своей поверхности отпечатки пальцев и царапины… Большой процент дисков, имеющих оценку С, связан, по всей видимости, с наличием отпечатков пальцев и царапин» 4.
В России постепенно зреет понимание того, что необходимо предпринять усилия по организации хранения электронных документов....
