В первой части статьи, опубликованной ранее, практик с 30-летним стажем работы на примере приказов по основной деятельности наглядно показала, как подготовить дела к длительному хранению (постоянному и свыше 10 лет). А также объяснила специфику подобной работы для других распространенных документов постоянного срока хранения (штатное расписание, номенклатура дел, положение об организации, должностные инструкции, сметы, годовые балансы, документы по проведению конкурсов, котировок, документы по лизингу).
В этом номере мы переходим к особенностям обработки документов по личному составу (приказы по л/с, личные дела, лицевые счета, расчетные ведомости, регистрационные формы, трудовые договоры и договоры подряда и др.).
Оформление документов по личному составу
Приказы по личному составу
Срок хранения таких документов – 75 лет как по действующему Перечню 2010 года1 (ст. 19б), так и по предыдущему Перечню 2000 года2 (ст. 6б).
Дела с приказами по личному составу оформляются аналогично делам с приказами по основной деятельности (см. прошлый номер журнала): приказы систематизируются по номерам и хронологии, нумеруются листы дела, составляется лист-заверитель, оформляется титульный лист и внутренняя опись.
Но внутренняя опись к приказам по л/с составляется более подробно! Указывается Ф.И.О., на какую должность принят и с какого числа (соответственно, так же – о переводе и увольнении). Нельзя писать так: «О приеме Иванова О.С.», это считается «глухим» заголовком дела.
При составлении внутренней описи к приказам по л/с лучше всего выделить дополнительную колонку для Ф.И.О. В приложении № 10 Основных правил работы архивов организаций 2002 года3 такой колонки нет. Но для дальнейшего использования документов и поиска такое небольшое «новшество» очень поможет, сократит ваше время и сбережет зрение. Посмотрите, при каком варианте вам легче осуществлять поиск:
Пример 12. Образец внутренней описи по форме, утвержденной в приложении № 10 Основных правил работы архивов организаций
Пример 13. Изменение описи из Примера 12 путем добавления отдельной колонки для Ф.И.О. для облегчения поиска
При поиске приказа в Примере 13 вы затратите гораздо меньше времени и сил, особенно если в деле 200–250 документов!
В некоторых больших организациях группы А помимо внутренней описи составляют еще и именной указатель к приказам по личному составу. Это когда выбирают все приказы за год на каждого сотрудника и затем располагают их в строго алфавитном порядке с учетом первых трех букв фамилии.
При одинаковых фамилиях учитываются инициалы, а при полном совпадении (полных тезках) рядом с Ф.И.О. ставится дата рождения (см. строки 9 и 10 в Примере 14). Если на одного работника за год было два и более приказа, то все эти приказы указываются в одной ячейке таблицы (см. строки 11 и 13).
Обратите внимание на построение указателя. Ф.И.О. располагаются в алфавитном порядке. Если фамилии одинаковые, то сначала идут мужские фамилии, затем женские (см. строки с 3 по 5). Но есть некоторые тонкости при написании фамилий с окончанием на -ий(-ая). Например, в случае с фамилией «Мариинский» сначала, наоборот, пишется фамилия женщины, а затем мужчины (см. строки 12 и 13).
Пример 14. Именной указатель к приказам по личному составу
