Показан порядок выделения к уничтожению «ненужных» документов и их фактической ликвидации (кто, когда и что делает), а также как это документируется. Вы получите образцы всех необходимых документов с комментариями относительно того, где практика их оформления может отличаться от «красивой» теории. Вы также узнаете, как потом хранить комплект бумаг, свидетельствующий об уничтожении документов.
С каждым годом объем бумаг, образующихся в процессе деятельности организации, растет, под него требуется все больше и больше места. Когда пространства начинает не хватать под текущую документацию, возникает необходимость избавиться от бумаг с истекшим сроком хранения и потерявших свою практическую ценность. Как правильно это сделать, не уничтожив документы, которые еще могут понадобиться в деятельности организации? Ведь нельзя просто собрать бумаги в мешок и выбросить в мусоропровод.
Экспертиза ценности документов
На документы с истекшим сроком хранения и потерявшие практическое значение составляется акт о выделении к уничтожению документов, не подлежащих хранению. Однако прежде чем начать его составлять, необходимо сделать следующие шаги.
Во-первых, провести экспертизу ценности документов, которая заключается в отборе дел структурных подразделений документов постоянного и временного (свыше 10 лет) хранения для передачи в архив организации, а также отборе дел с временными сроками хранения, подлежащих хранению в структурных подразделениях (чаще всего это документы с пометкой ДМН).
Для организации и проведения работы по экспертизе ценности документов приказом руководителя создается постоянно действующая экспертная комиссия (ЭК). В организациях, имеющих подведомственную сеть, создаются постоянно действующие центральные экспертные комиссии (ЦЭК).
В состав ЭК (ЦЭК) включаются квалифицированные и опытные работники основных структурных подразделений организации, хорошо знающие состав и содержание, а также значение и ценность информации документов, создаваемых тем структурным подразделением, в котором они работают. В обязательном порядке в состав комиссии включается руководитель службы документационного обеспечения управления и архива организации (или лицо, ответственное за архив организации). Если организация передает свои документы на хранение в государственный или муниципальный архив, рекомендуется включать в состав комиссии его представителя.
Как правило, председателем комиссии назначают заместителя руководителя организации, курирующего вопросы делопроизводства и архива. Секретарем комиссии – заведующего архивом или ответственного за архив организации.
Пример 1. Приказ о создании постоянно действующей экспертной комиссии
Что касается Положения об экспертной комиссии, то за основу можно взять:
- Примерное Положение о постоянно действующей экспертной комиссии учреждения, организации, предприятия, утвержденное приказом Росархива от 19.01.1995 № 2;
- Примерное положение о Центральной экспертной комиссии министерства (ведомства) РФ, утвержденное приказом Росархива от 17.03.1998 № 19;
- Примерное положение о Центральной экспертной комиссии (ЦЭК) федерального органа исполнительной власти, утвержденное приказом Министерства культуры и массовых коммуникаций РФ от 27.01.2006 № 35 и согласованное ЦЭПК Росархива от 16.06.2005, протокол № 3.
В Положениях четко прописаны основные задачи, функции и права экспертных комиссий, а также организация их работы.
Во-вторых, упорядочить документы постоянного и длительного хранения (свыше 10 лет), отдельно документы по личному составу, то есть провести полное оформление документов (сформировать, пронумеровать, составить лист-заверитель, подшить), включить отобранные дела в описи и т.д. Уничтожение документов с истекшими сроками хранения без проведения всего комплекса работ по упорядочению документов постоянного и долговременного хранения запрещено. Это объясняется прежде всего тем, что на основе составленных описей дел лицо, ответственное за архив, может сделать вывод о полноте отражения документов за определенный период. И если в процессе упорядочивания документов обнаружится отсутствие какого-либо подлинного документа, то его можно будет восполнить с помощью документов временного хранения, которые в ином случае могли бы быть уже уничтожены. Например, если подлинный приказ по личному составу по каким-либо причинам утерян, заменить его можно заверенной копией.
В конце акта о выделении дел к уничтожению делается запись с указанием номеров протоколов, на которых были рассмотрены (утверждены и согласованы) описи (см. Пример 7). Если организация сдает документы в государственный или муниципальный архив, то ссылка дается на протоколы заседания ЭПК этого архивного учреждения. Если же она не является источником комплектования такого архива, то на ЭК самой организации:
Пример 2. Запись в акте о выделении к уничтожению документов, не подлежащих хранению, о том, что дела постоянного хранения и по личному составу уже обработаны должным образом
Описи дел постоянного хранения за 2000–2005 годы утверждены, по личному составу согласованы с ЭПК ГА РФ (протокол от 14.02.2007 № 1, протокол от 22.05.2008 № 3).
