Все более широкое использование электронных документов и электронных носителей информации в государственном управлении, деловой деятельности и в быту делают неизбежным создание специализированных электронных архивов. В ближайшие годы припозднившаяся с решением этого вопроса Россия начнет в пожарном порядке создавать государственные электронные архивы, а передовые ведомства и организации уже начали заниматься электронной архивацией.
Чтобы обеспечить долговременную сохранность электронных документов и информации, «электронным архивистам» приходится решать разнообразные правовые, организационные и технологических проблемы. При этом приходится учитывать кардинальное изменение ситуации: у электронных архивов нет возможности, как раньше, выждать, пока практика выявит наиболее надежные технологии, им приходится действовать «на опережение», активно взаимодействуя с источниками комплектования и пытаясь повлиять на используемые ими технологии создания и хранения документов.
Электронные документы создаются и существуют в динамичной среде, для которой характерна непрерывная смена технологий. Достаточно типичной является ситуация, когда оставленная «без присмотра» информация уже через 5–10 лет полностью или частично не читается вследствие физического или морального устаревания оборудования, программного обеспечения, носителей информации и/или форматов. Практика показала, что, если не принимать специальных мер, поддержание целостности, аутентичности1 и пригодности к использованию электронных материалов становится чрезмерно трудоемкой и затратной задачей. Одним из широко используемых способов решения проблемы является разработка, регламентация и применение архивных форматов (в том числе и в отсутствие электронных архивов), а для электронного архива выбор политики в отношении форматов является ключевым решением, во многом определяющим его дальнейшую судьбу.
В настоящее время в мире существуют сотни электронных файловых форматов, состав которых постоянно обновляется. Всякий раз, когда появляются новые виды электронных объектов или новые функциональные возможности программного обеспечения, неизбежно приходится создавать новые форматы или их варианты. Длительное время применять стабильные форматы удается лишь в «устоявшихся» областях, таких, например, как подготовка офисных документов.
«Изобилие» форматов осложняет взаимодействие между организациями и между системами внутри одной организации, а также затрудняет обеспечение долговременной сохранности электронных документов. Практика показывает, что если не ограничивать и не контролировать форматы принимаемых на хранение электронных документов, то архивы сталкиваются с рядом серьезных технических, экономических и правовых проблем, в числе которых:
Для справки
В настоящее время профильный комитет Международной организации по стандартизации (ИСО) использует следующую терминологию, закрепленную в международном стандарте ISO 30300:2011 (она несколько отличается от ранее применявшейся терминологии стандарта ISO 15489-1:2001, адаптированного у нас как ГОСТ Р ИСО 15489-1-2007 «Управление документами. Общие требования»):
Конверсия – процесс преобразования документов из одного формата в другой. Примеры: сканирование бумажных документов с целью создания электронных графических образов (в форматах TIFF, JPEG и т.п.); преобразование подготовленных в текстовом редакторе материалов в формат PDF; преобразование текстового файла в операционной системе UNIX в текстовой файл операционной системы Microsoft Windows; обновление файлов MS Word версии 1 до версии 2.
Миграция – процесс перемещения документов из одной аппаратной или программной конфигурации в другую без изменения их формата. Примеры: перемещение данных с магнитного диска на магнитную ленту; перенос файлов базы данных из Oracle на SQL Server.
Выбирая форматы, необходимо помнить о проблемах, с которыми может столкнуться организация как в оперативной работе, так и при долговременном хранении электронных документов, и иметь представления о требованиях, которым должны удовлетворять «хорошие» архивные форматы.
При организации хранения электронных документов архивы сталкиваются с рядом проблем. В первую очередь необходимо программное обеспечение, способное работать с соответствующим форматом (в т.ч. с различными его версиями). Однако уже сейчас существует множество устаревших и редких форматов, с которыми современное массовое программное обеспечение корректно работать не умеет. В таких случаях приходится отыскивать и порой приобретать за большие деньги необходимое программное обеспечение и / или оборудование, прибегать к таким методам, как эмуляция2, либо, в наиболее трудных случаях, заказывать разработку нового программного обеспечения, способного читать специфический формат.
Могут возникнуть и правовые проблемы,...
Читайте все накопления сайта по своему профилю, начиная с 2010 г.
Для
этого оформите комплексную подписку на выбранный журнал на полугодие или год, тогда:
А удобный поиск и другая навигация на сайте помогут вам быстро находить ответы на свои рабочие вопросы. Повышайте свой профессионализм, статус и зарплату с нашей помощью!
Показываем, какие номера возникают у дела и его томов при заведении в структурном подразделении (это индекс по номенклатуре), потом на этапе описания в структурном подразделении, в архиве организации, после передачи в государственный или муниципальный архив. Как нумеровать дела внутри описей. Когда заполнять индекс на обложке дела и архивный шифр, включающий номер дела.
Распространяется ли закон о персданных на архивные документы? Какие документы считаются архивными? Заметим, что ответы на эти вопросы пока не однозначны. Как тогда архиву защищать персональные данные при ответе на запросы граждан, в т.ч. из-за рубежа? На какую нормативную базу можно опереться? Данная статья стала результатом подготовки ответов на вопросы наших читателей, которым сложно работать при отсутствии ясной и логичной нормативной базы.
Какие категории дел подлежат полной технической обработке. Как отсортировать документы внутри дела, что изымать. Как пронумеровать листы дела (в т.ч. вложения в конвертах) и заполнить лист-заверитель дела. Как составить внутреннюю опись документов дела и для каких дел она, действительно, нужна. Что делать, если обнаружена пропажа какого-то документа. Как оформить лист использования документов. В какие дела стоит вложить пустой лист сразу после обложки. Как оформить обложку дела. Как заполнить поле номер дела на обложке, в листе-заверителе и во внутренней описи дела. Где указывается индекс дела по номенклатуре, а где архивный шифр, включающий номер дела по описи.
Какие требования к составу сведений на титульном листе описи дел предъявляют архивные Правила 2023 года? Кстати, образца его оформления там нет, его показываем мы, опираясь на рекомендации ГОСТ Р 7.0.97-2016. Какие дополнительные сведения стоит включить в титульный лист описи, чтобы облегчить поиск информации в архиве? Стоит ли оформлять его к каждому годовому разделу описи? Все предлагаемые варианты мы иллюстрируем примерами.
Росархив утвердил новые «Правила организации хранения, комплектования, учета и использования документов...», которые вступили в силу 17 сентября 2023 г. Разработчики новых Правил объясняют, чем они отличаются от аналогичных Правил 2015 года – что изменилось в регламентировании порядка работы с аудиовизуальными документами, документами ограниченного распространения (в т.ч. по оформлению итогов рассекречивания архивных документов с гостайной), с электронными документами, в учете архивных документов (какие новые формы утверждены и др.), раскрываются особенности работы с гибридными делами.
Куда обращаться? Дан алгоритм поиска нужного архива. В каких документах могут долго сохраняться сведения о заработной плате? Какими нормативными актами регулируются эти отношения? Поводом к написанию статьи стал вопрос читателя.
За какие годы пора передавать документы из подразделений в архив организации? Какие группы бумажных и электронных документов в какие описи дел подразделений для этого включаются? Что не попадает в эти описи? Как сведения из описей подразделений аккумулируются в годовых разделах сводных описей дел по организации? Какую логику нумерации использовать для разных видов описей и записей внутри них? Какие утвержденные формы нужно применять?
Статья посвящена социально правовым запросам организаций и частных лиц, чаще всего направляемым в госархивы. Как вычислить нужный архив и сколько ждать ответа? Какие услуги окажут бесплатно, а за что придется заплатить? Как составить запрос? Архивные справки, выписки и копии могут выдавать не только госархивы, но и коммерческие организации, поэтому правила их оформления вам тоже могут пригодиться. Кроме того, разъясняется ситуация с документами, переданными на ответственное хранение сторонней организации.
Оформить подписку на журнал
«Делопроизводство и документооборот на предприятии»
можно в любом отделении почты:
