Разрабатываем Положение об архиве организации на основе Примерного положения (часть 2)

Журнал «Делопроизводство и документооборот на предприятии» № 1 / 2019

Вера Иритикова

профессиональный управляющий документами, документовед, приглашенный лектор Российской академии народного хозяйства и государственной службы при Президенте РФ

Росархив утвердил Примерное положение об архиве организации. В первой части статьи в прошлом номере журнала мы разобрались, на какие юрлица оно распространяется. А сейчас объясним: как разработать на его основе собственное Положение об архиве (как структурном подразделении) либо Положение об архивном хранении (как процессе), как его утвердить и сколько хранить.

Окончание статьи. Начало в № 12 / 2018

Нормативно-методические основы для разработки

Для разработки Положения об архиве (или Положения об архивном хранении документов) помимо Примерного положения ¹ необходимо учитывать требования следующих нормативных и методических документов:

Правила организации хранения, комплектования, учета и использования документов Архивного фонда Российской Федерации и других архивных документов в органах государственной власти, органах местного самоуправления и организациях (утв. приказом Минкультуры России от 31.03.2015 № 526) ², которые являются нормативным правовым актом в сфере архивного дела, закрепляющим организационные основы и базовую технологию архивного хранения документов;
Методические рекомендации по применению Правил 2015 года (опубликованы на сайте Росархива 18.07.2018 без указания какого-либо статуса; изданы ВНИИДАД отдельной брошюрой в ноябре 2018 г.) ³. В приложении № 1 к Методическим рекомендациям приведен Реестр процессов, обеспечивающих комплектование, хранение, учет и использование архивных документов в архиве организации, формулировки которого можно использовать для описания задач и функций архива (архивного хранения) в Положении, разрабатываемом организацией для себя;
Примерная инструкция по делопроизводству в государственных организациях (утв. приказом Росархива 11.04.2018 № 44), особенно ее общие положения в разделе 1, в котором установлена ответственность за делопроизводство:

ответственность за организацию работы с документами в структурных подразделениях возлагается на руководителей этих подразделений;
непосредственное ведение делопроизводства в подразделении осуществляется делопроизводителем или лицом, назначенным ответственным за это (делопроизводитель подразделения);
на период временного отсутствия работники подразделения передают находящиеся на исполнении документы делопроизводителю или иному работнику подразделения по указанию руководителя структурного подразделения;
при смене делопроизводителя подразделения составляется акт приема-передачи документов и дел;
работники организации несут дисциплинарную, административную и другие виды установленной действующим законодательством ответственности за нарушение сроков хранения, утрату и несанкционированное уничтожение документов.

Обратите внимание, что если в организации не создается архив как структурное подразделение, то назначаются ответственные не только за делопроизводство, но и за архивное хранение документов.

Ответственные назначаются приказом первого руководителя, причем лучше сразу с определением «дублеров», замещающих ответственных в случае временного отсутствия. Ответственность за ведение делопроизводства и осуществление архивного хранения документов должна быть зафиксирована также в трудовых договорах и должностных инструкциях соответствующих сотрудников (при их наличии). А ответственность за организацию работы с документами, организацию хранения и обеспечение сохранности архивных документов, как правило, возлагается на руководителей структурных подразделений (руководитель организации чаще всего именно таким образом оформляет делегирование части своей ответственности за документальный и архивный фонды организации).

Основные правила работы архивов организаций (одобрены решением коллегии Росархива от 06.02.2002) остались в статусе методического документа. Интерес представляют некоторые их...