Навигатор тем:
Войти или зарегистрироваться
Навигатор тем:
  1. Главная
  2. Делопроизводство и архив
  3. Архивное дело

Составление паспорта архива организации (часть 3)

0
Журнал «Делопроизводство и документооборот на предприятии» № 7 / 2024
Вера Марышева
руководитель муниципального архива
Нюансы заполнения паспорта архива организации, хранящего управленческую документацию, а также пример оформления пояснительной записки к нему.
Окончание статьи. Начало в № 05 / 2024, № 06 / 2024
Окончание статьи. Начало в № 05 / 2024, № 06 / 2024

Раздел «Условия хранения документов»

Как заполнить раздел «Условия хранения документов», понятно интуитивно. Следует просто подчеркнуть в каждой строке нужный вариант (см. «15» в Примере 9) освещения, отопления, наличия стеллажей и т.д. Все подчеркнутое здесь (а можно и более подробно) описывается в пояснительной записке.

Внимание! Данный раздел паспорта заполняется независимо от того, есть или нет в организации архивохранилище. Если специализированного архивохранилища в организации нет, то соответствующие сведения должны отражать характеристики мест реального хранения документов (рабочих комнат, коридоров, подвалов и т.п.).

В пояснительной записке может быть указана дополнительная информация к любому из показателей – она и предназначена для того, чтобы максимально информативно объяснить их.

Пример 9 «Паспорт архива организации, хранящей управленческую документацию» целиком приведен во 2-й части этой статьи в предыдущем номере журнала. Здесь...

Вы видите начало этой статьи. Выберите свой вариант доступа

Купить эту статью
за 700 руб.
Подписаться на
журнал сейчас
Получать бесплатные
статьи на e-mail
доступ
к Базе знаний

Читайте все накопления сайта по своему профилю, начиная с 2010 г.
Для этого оформите комплексную подписку на выбранный журнал на полугодие или год, тогда:

  • его свежий номер будет ежемесячно приходить к вам по почте в печатном виде;
  • все публикации на сайте этого направления начиная с 2010 г. будут доступны в течение действия комплексной подписки.

А удобный поиск и другая навигация на сайте помогут вам быстро находить ответы на свои рабочие вопросы. Повышайте свой профессионализм, статус и зарплату с нашей помощью!

доступ
к Базе знаний

Рекомендовано для вас

Архив научно-технических документов в вопросах и ответах

Делопроизводство и архив
№ 11 / 2025
Архивное дело

Можно ли разделить архивный фонд организации на 2 части: управленческой документации и научно-технической документации (НТД)? Технический архив (как подразделение) может называться отделом технической документации (ОТД) или еще как-то. В чем гибридность его функций – что у него от архива, а что от оперативного хранения любого другого отдела? Какие документы ОТД передает в обычный архив? Надо ли отражать хранимые им НТД в его номенклатуре дел? С какого момента надо оформлять НТД в дела? Пример с фрагментом номенклатуры дел архива и ОТД.

Вера Иритикова
профессиональный управляющий документами, документовед, приглашенный лектор Российской академии народного хозяйства и государственной службы при Президенте РФ

Разбор хранилища документов, или Путь от склада макулатуры к работающему архиву

Делопроизводство и архив
№ 06 / 2025
Архивное дело

Многие организации хранят свои документы в одном помещении, куда год за годом стихийно переносят коробки и папки, а то и просто пачки файлов, которые уже не помещаются в кабинетах. Порядка в таких помещениях нет. Рано или поздно кому-то предстоит разобрать эти завалы и начать движение к системе архивного хранения документов компании. Автор статьи неоднократно справлялась с этой задачей на практике и делится своей оптимальной методикой: порядок действий, ценные тонкости, таблица для систематизации.

Евгения Кожанова
директор компании «Архив-63», эксперт по делопроизводству и архивному делу

Доступ к архивным документам, содержащим персональные данные

Делопроизводство и архив
№ 11 / 2025
Архивное дело

По какому алгоритму действовать архиву, в который обратились за документами или сведениями, содержащими персональные данные. Как он зависит от «личности» обратившегося. Какая специфика есть у государственных, муниципальных архивов и у архивов «обычных» организаций, вузов. Когда необходимо согласие субъекта персданных, а когда нотариальная доверенность или другие документы. Как архиву минимизировать риски в попытке выполнить требования законодательства о защите персданных, чтобы не попасть на штрафы.

Наталья Храмцовская
к.и.н., ведущий эксперт по управлению документацией компании «ЭОС», эксперт ИСО

Как рассчитать степень загруженности архива для заполнения его паспорта

Делопроизводство и архив
№ 12 / 2024
Архивное дело

В предыдущих Правилах работы архивов организаций 2015 года не было методики расчета загруженности архивохранилища. В Правилах 2023 года появился принцип расчета площади архивохранилищ. Мы сделали расчет для одной и той же ситуации по старому алгоритму (при котором практики отталкивались только от фактических данных) и по новому (который базируется на плановом показателе), чтобы вы почувствовали разницу и смогли выбрать свой способ расчета загруженности архивохранилища. Он понадобится не только для представления отчетности в конце года в архивное учреждение (необходимо для источников комплектования), но и для разговора с собственным руководством, когда назревает дефицит свободной площади.

Вера Марышева
руководитель муниципального архива

Что изменилось в Правилах работы архивов организаций по сравнению с Правилами 2015 года

Делопроизводство и архив
№ 11 / 2023
Архивное дело

Росархив утвердил новые «Правила организации хранения, комплектования, учета и использования документов...», которые вступили в силу 17 сентября 2023 г. Разработчики новых Правил объясняют, чем они отличаются от аналогичных Правил 2015 года – что изменилось в регламентировании порядка работы с аудиовизуальными документами, документами ограниченного распространения (в т.ч. по оформлению итогов рассекречивания архивных документов с гостайной), с электронными документами, в учете архивных документов (какие новые формы утверждены и др.), раскрываются особенности работы с гибридными делами.

Ольга Ударова
заведующий отделом документоведения Всероссийского научно-исследовательского института документоведения и архивного дела, кандидат исторических наук
Анна Бороздина
заместитель заведующего отделом документоведения Всероссийского научно-исследовательского института документоведения и архивного дела

Передача документов временному управляющему при процедуре наблюдения в рамках банкротства организации

Делопроизводство и архив
№ 06 / 2020
Современное делопроизводство

Какие документы надо передать временному управляющему. Как правильно рассчитать срок в 7 дней (в законе не сказано, рабочие это или календарные дни). Как организовать сбор документов, чтобы уложиться в столь сжатый срок. Что и кому грозит, если вы не успеете. Как заверять копии документов, в т.ч. сшивы. Почему их должны подписывать и руководитель организации, и главбух. Как составить доверенность для делегирования права заверения копий. Как документально оформить передачу затребованных документов.

Сергей Шуринов
начальник отдела документационного обеспечения ОАО «Метрострой»

Учет документов в номенклатуре дел, описях и архиве организации (часть 1)

Делопроизводство и архив
№ 12 / 2023
Архивное дело

Проследим преемственность учетно-справочных данных – покажем, как они «перетекают» из номенклатуры дел в описи дел и на обложку дела, как заполняются книга учета поступления и выбытия дел, лист фонда, список фондов и реестр описей дел. Сначала покажем стандартный вариант учета дел в архиве, установленный новыми архивными Правилами 2023 года, а потом разберем, как можно действовать в нестандартных ситуациях. В этом номере журнала читайте 1 часть подробной статьи, где мы разберем заполнение итоговой записи к номенклатуре дел, описи дел и обложки дел – то, что получается «на выходе» по окончании делопроизводственного года.

Вера Марышева
руководитель муниципального архива

Доступ к архивным документам, содержащим персональные данные

Делопроизводство и архив
№ 11 / 2025
Архивное дело

По какому алгоритму действовать архиву, в который обратились за документами или сведениями, содержащими персональные данные. Как он зависит от «личности» обратившегося. Какая специфика есть у государственных, муниципальных архивов и у архивов «обычных» организаций, вузов. Когда необходимо согласие субъекта персданных, а когда нотариальная доверенность или другие документы. Как архиву минимизировать риски в попытке выполнить требования законодательства о защите персданных, чтобы не попасть на штрафы.

Наталья Храмцовская
к.и.н., ведущий эксперт по управлению документацией компании «ЭОС», эксперт ИСО