Передаче дел на хранение в архив посвящен целый раздел VI в Правилах организации хранения, комплектования, учета и использования документов Архивного фонда Российской Федерации и других архивных документов в государственных органах, органах местного самоуправления и организациях (утв. приказом Росархива от 31.07.2023 № 77; далее – Правила 2023). В нем достаточно подробно описываются все процедуры, которые предшествуют непосредственной передаче дел в архив, и процедура самой передачи дел. Далее в статье будем опираться на его положения, добавляя «секреты» оптимизации работы от практика. Собственно говоря, не такие уж это и секреты, однако многие о них не знают, особенно если на предприятии 1 нет архива 2 как структурного подразделения. Так что освежить все в памяти будет совсем нелишним.
Итак, в архив дела попадают не ранее чем через 1 год и не позднее чем через 3 года после завершения их в делопроизводстве предприятия 3. Дела должны передаваться в архив по описям дел структурных подразделений в полностью технически обработанном виде: подшитые, с пронумерованными листами, оформленными обложками и листами-заверителями. То есть подразумевается, что данную работу должны выполнять сотрудники структурных подразделений. Хотя на практике такое бывает далеко не всегда – как «выкручиваться» в этом случае работникам архива 4, поговорим в следующем номере журнала. А пока покажем, как выполнить полную техническую обработку дел. Эту статью вы можете использовать сами или раздать сотрудникам подразделений в качестве методического материала, чтобы им было легче справиться с такой задачей (обычно ее поручают тому, кто в подразделении отвечает за делопроизводство).
Техническая обработка дел структурного подразделения состоит из нескольких этапов:
Обратите внимание, не все категории дел подлежат полной технической обработке, но еще меньше группа дел, к которым необходимо составлять внутреннюю опись документов.
Правила организации хранения, комплектования, учета и использования документов Архивного фонда Российской Федерации и других архивных документов в государственных органах, органах местного самоуправления и организациях» (утв. приказом Росархива от 31.07.2023 № 77)
48. Дела постоянного (в том числе со сроком хранения «до ликвидации организации») и временных (свыше 10 лет) сроков хранения, в том числе по личному составу, подлежат полному оформлению и описанию (включению в опись дел, документов).
...50. Полное оформление дел на бумажном носителе предусматривает:
а) изъятие файлов-вкладышей, скрепок, металлических скоб, стикеров, физически обособленных носителей электронных документов (глава X Правил);
б) нумерацию листов дела;
в) составление листа-заверителя дела (рекомендуемый образец приведен в приложении № 4 к Правилам);
г) составление внутренней описи документов дела (на отдельные категории дел, указанные в пункте 54 Правил) (рекомендуемый образец приведен в приложении № 5 к Правилам);
д) оформление обложки дела (рекомендуемый образец приведен в приложении № 6 к Правилам);
е) подшивку или переплет документов дела (неформатные документы хранятся в закрытых твердых папках или в коробках);
ж) лист использования (при необходимости).
...53. Лист-заверитель дела составляется на отдельном листе, подписывается его составителем, подшивается (вклеивается) в дело. Все последующие изменения в составе и состоянии дела отмечаются в листе-заверителе со ссылкой на соответствующий акт.
54. Для учета документов определенных категорий дел на бумажном носителе (личные, судебные дела, материалы уголовных дел, дела о присуждении ученых степеней и присвоении ученых званий, дела, связанные с выдачей авторских свидетельств и патентов на изобретения) составляется внутренняя опись документов дела.
На основании локальных нормативных актов внутренняя опись документов дела может составляться и для других категорий дел.
Листы внутренней описи документов дела нумеруются отдельно от общей нумерации документов дела. Информация о количестве листов внутренней описи документов дела включается в лист-заверитель.
Изменения состава документов дела отражаются в графе «Примечание» внутренней описи документов дела со ссылками на соответствующие акты.
Обычно рассортировать документы по срокам хранения не составляет особого труда, если он указан на обложках дел:
Все перечисленные выше группы дел кроме 5-й (со сроками хранения до 10 лет) подлежат полному оформлению и описанию. На каждую из 4 оставшихся групп дел составляется своя опись.
Пример 1. Указание срока хранения на обложке дела, если оно имеет индекс по номенклатуре дел (где есть ссылка на статью перечня)
Хранить 5 лет
Пример 2. Указание срока хранения на обложке дела, если на предприятии нет номенклатуры дел (тогда ссылку на статью перечня можно добавить на обложку дела)
Хранить 5 лет,
ст. 434 в ТП 2019
Если работаете с документами за несколько лет, то после того, как вы рассортировали дела по срокам хранения, внутри каждой группы сортируем дела по годам. Как правило, техническая обработка дел начинается с документов постоянного хранения. Но мы рекомендуем разложить по годам не только дела постоянного хранения, но и дела других групп и только потом приступать к обработке и составлению описей дел – это позволит вам избежать ситуаций, если вдруг случайно какое-то дело попадет не в «свою» группу.
В дело включаются документы, которые по своему содержанию соответствуют его заголовку, предусмотренному номенклатурой дел за соответствующий год.
Документы в деле сортируются по хронологии – от наиболее ранней даты к наиболее поздней либо по алфавиту. Но главное, что в ходе сортировки документов внутри дела выявляются документы с несоответствующим сроком хранения и не подлежащие включению в данное дело. Кроме того, на этом этапе из дела изымаются черновики, дублетные документы.
Суть работы понятна и без пояснений, но один маленький нюанс все же отметим: перебрать таким образом необходимо дела во всех группах документов до их подшивки – это позволит вам не сомневаться в том, что в деле имеются все документы. Тогда ни одно дело не придется расшивать, чтобы добавить обнаруженные в других делах «его» документы, которые первоначально были вложены «не по адресу».
Пример 3. Где порой «прячутся» документы
В деле «Приказы, заявления о предоставлении отпуска за 2022 год» отсутствует какой-либо приказ. Поскольку на основании него производятся бухгалтерские расчеты, он мог «осесть» в бухгалтерии.
В бухгалтерских платежных документах могут оставаться договоры, соглашения либо акты приемки выполненных по договорам работ.
Документы временных (до 10 лет) сроков хранения не обязательно перекладывать по хронологии – достаточно их просто просмотреть в целях выявления документов, подлежащих включению в другие дела.
Дела со сроком хранения менее 10 лет не подлежат полной технической обработке и передаче на архивное хранение, они должны оседать в структурных подразделениях и там «ждать» истечения срока хранения и выделения к уничтожению. Хотя для...
Читайте все накопления сайта по своему профилю, начиная с 2010 г.
Для
этого оформите комплексную подписку на выбранный журнал на полугодие или год, тогда:
А удобный поиск и другая навигация на сайте помогут вам быстро находить ответы на свои рабочие вопросы. Повышайте свой профессионализм, статус и зарплату с нашей помощью!
Подскажите, пожалуйста, как лучше прошивать зачетную книжку в личном деле студента, учитывая то, что зачетка в твердой обложке и имеет скобы (они вклеены в обложку). Делать копию и прошивать со всеми листами?
Какие документы включать в личное дело гражданского служащего? В каком порядке? Какие обязанности есть у кадровой службы по ведению личных дел? Правила оформления личных дел служащих: когда и по какой форме составлять внутреннюю опись документов личного дела (есть региональная специфика); когда ознакамливать человека с его личным делом и как это документировать; как нумеровать листы и заполнять лист-заверитель дела; пример обложки личного дела. Как регистрировать (нумеровать) личные дела? Когда их надо «закрывать»? Сколько лет хранить после увольнения? И сколько лет держать дела в кадровой службе (есть отличие от общего правила)? Когда они могут быть переданы в другую организацию (вместо сдачи в свой архив)? Обращаем ваше внимание на сложные моменты, связанные с разношерстностью нормативного регулирования данной работы в федеральных правилах и на региональном уровне.
Показываем алгоритм действий и образцы документов: запроса на передачу личного дела, сопроводительного письма, акта приема-передачи, внесения изменений на обложку личного дела, полученного с предыдущего места службы. Разбираемся в «недомолвках» нормативной базы: что значит продолжение ведения личного дела по новому месту службы? Сколько лет хранить личное дело в кадровой службе после увольнения? В каком виде его передавать на новое место службы? А если госслужащий уходит работать в коммерческий сектор?
Работаем с организацией, где было порядка 10 000 личных дел уволенных работников. Но была еще одна проблема: часто уволенные сотрудники возвращались и вновь устраивались на работу. Тогда кадровая служба забирала дело такого работника из архива и продолжала его вести. Как вносить данное дело в опись? Делить его или нет?
Проследим преемственность учетно-справочных данных – покажем, как они «перетекают» из номенклатуры дел в описи дел и на обложку дела, как заполняются книга учета поступления и выбытия дел, лист фонда, список фондов и реестр описей дел. Сначала покажем стандартный вариант учета дел в архиве, установленный новыми архивными Правилами 2023 года, а потом разберем, как можно действовать в нестандартных ситуациях. В этом номере журнала читайте 1 часть подробной статьи, где мы разберем заполнение итоговой записи к номенклатуре дел, описи дел и обложки дел – то, что получается «на выходе» по окончании делопроизводственного года.
Какие документы надо передать временному управляющему. Как правильно рассчитать срок в 7 дней (в законе не сказано, рабочие это или календарные дни). Как организовать сбор документов, чтобы уложиться в столь сжатый срок. Что и кому грозит, если вы не успеете. Как заверять копии документов, в т.ч. сшивы. Почему их должны подписывать и руководитель организации, и главбух. Как составить доверенность для делегирования права заверения копий. Как документально оформить передачу затребованных документов.
Здесь собраны ответы на вопросы читателей о формировании личных дел работников, хранении и ознакомлении с должностными инструкциями: — в каком порядке коммерческой организации подшивать документы в личные дела? — где лучше хранить должностные инструкции и собирать подписи об ознакомлении с ними? — возможно ли принимать личные дела уволенных работников в архив в электронном виде?
Читайте третью часть подробной статьи в этом номере журнала. Мы на примерах объясняем логику заполнения следующих учетных документов архива организации: список фондов (нужен, если их несколько), лист фонда, реестр описей дел. Вы поймете, как в них отражать различные ситуации: наличие нескольких архивных фондов, смену наименования организации, поступление документов по новым видам сводных описей, а также поступление новых партий документов по следующим годовым разделам ранее заведенных описей дел, получение архивом из подразделений неописанных документов и их последующее упорядочивание с составлением описи силами специалистов архива, переработку ранее полученной описи дел, передачу части документов в архивное учреждение (что актуально для источников комплектования). Мы освещаем наиболее сложные вопросы, в т.ч. и такие, прямых ответов на которые вы не найдете в архивных Правилах 2023 года.
Оформить подписку на журнал
«Делопроизводство и документооборот на предприятии»
можно в любом отделении почты:
