Передаче дел на хранение в архив посвящен целый раздел VI в Правилах организации хранения, комплектования, учета и использования документов Архивного фонда Российской Федерации и других архивных документов в государственных органах, органах местного самоуправления и организациях (утв. приказом Росархива от 31.07.2023 № 77; далее – Правила 2023). В нем достаточно подробно описываются все процедуры, которые предшествуют непосредственной передаче дел в архив, и процедура самой передачи дел. Далее в статье будем опираться на его положения, добавляя «секреты» оптимизации работы от практика. Собственно говоря, не такие уж это и секреты, однако многие о них не знают, особенно если на предприятии 1 нет архива 2 как структурного подразделения. Так что освежить все в памяти будет совсем нелишним.
Итак, в архив дела попадают не ранее чем через 1 год и не позднее чем через 3 года после завершения их в делопроизводстве предприятия 3. Дела должны передаваться в архив по описям дел структурных подразделений в полностью технически обработанном виде: подшитые, с пронумерованными листами, оформленными обложками и листами-заверителями. То есть подразумевается, что данную работу должны выполнять сотрудники структурных подразделений. Хотя на практике такое бывает далеко не всегда – как «выкручиваться» в этом случае работникам архива 4, поговорим в следующем номере журнала. А пока покажем, как выполнить полную техническую обработку дел. Эту статью вы можете использовать сами или раздать сотрудникам подразделений в качестве методического материала, чтобы им было легче справиться с такой задачей (обычно ее поручают тому, кто в подразделении отвечает за делопроизводство).
Техническая обработка дел структурного подразделения состоит из нескольких этапов:
Обратите внимание, не все категории дел подлежат полной технической обработке, но еще меньше группа дел, к которым необходимо составлять внутреннюю опись документов.
Правила организации хранения, комплектования, учета и использования документов Архивного фонда Российской Федерации и других архивных документов в государственных органах, органах местного самоуправления и организациях» (утв. приказом Росархива от 31.07.2023 № 77)
48. Дела постоянного (в том числе со сроком хранения «до ликвидации организации») и временных (свыше 10 лет) сроков хранения, в том числе по личному составу, подлежат полному оформлению и описанию (включению в опись дел, документов).
...50. Полное оформление дел на бумажном носителе предусматривает:
а) изъятие файлов-вкладышей, скрепок, металлических скоб, стикеров, физически обособленных носителей электронных документов (глава X Правил);
б) нумерацию листов дела;
в) составление листа-заверителя дела (рекомендуемый образец приведен в приложении № 4 к Правилам);
г) составление внутренней описи документов дела (на отдельные категории дел, указанные в пункте 54 Правил) (рекомендуемый образец приведен в приложении № 5 к Правилам);
д) оформление обложки дела (рекомендуемый образец приведен в приложении № 6 к Правилам);
е) подшивку или переплет документов дела (неформатные документы хранятся в закрытых твердых папках или в коробках);
ж) лист использования (при необходимости).
...53. Лист-заверитель дела составляется на отдельном листе, подписывается его составителем, подшивается (вклеивается) в дело. Все последующие изменения в составе и состоянии дела отмечаются в листе-заверителе со ссылкой на соответствующий акт.
54. Для учета документов определенных категорий дел на бумажном носителе (личные, судебные дела, материалы уголовных дел, дела о присуждении ученых степеней и присвоении ученых званий, дела, связанные с выдачей авторских свидетельств и патентов на изобретения) составляется внутренняя опись документов дела.
На основании локальных нормативных актов внутренняя опись документов дела может составляться и для других категорий дел.
Листы внутренней описи документов дела нумеруются отдельно от общей нумерации документов дела. Информация о количестве листов внутренней описи документов дела включается в лист-заверитель.
Изменения состава документов дела отражаются в графе «Примечание» внутренней описи документов дела со ссылками на соответствующие акты.
Обычно рассортировать документы по срокам хранения не составляет особого труда, если он указан на обложках дел:
Все перечисленные выше группы дел кроме 5-й (со сроками хранения до 10 лет) подлежат полному оформлению и описанию. На каждую из 4 оставшихся групп дел составляется своя опись.
Пример 1. Указание срока хранения на обложке дела, если оно имеет индекс по номенклатуре дел (где есть ссылка на статью перечня)
Хранить 5 лет
Пример 2. Указание срока хранения на обложке дела, если на предприятии нет номенклатуры дел (тогда ссылку на статью перечня можно добавить на обложку дела)
Хранить 5 лет,
ст. 434 в ТП 2019
Если работаете с документами за несколько лет, то после того, как вы рассортировали дела по срокам хранения, внутри каждой группы сортируем дела по годам. Как правило, техническая обработка дел начинается с документов постоянного хранения. Но мы рекомендуем разложить по годам не только дела постоянного хранения, но и дела других групп и только потом приступать к обработке и составлению описей дел – это позволит вам избежать ситуаций, если вдруг случайно какое-то дело попадет не в «свою» группу.
В дело включаются документы, которые по своему содержанию соответствуют его заголовку, предусмотренному номенклатурой дел за соответствующий год.
Документы в деле сортируются по хронологии – от наиболее ранней даты к наиболее поздней либо по алфавиту. Но главное, что в ходе сортировки документов внутри дела выявляются документы с несоответствующим сроком хранения и не подлежащие включению в данное дело. Кроме того, на этом этапе из дела изымаются черновики, дублетные документы.
Суть работы понятна и без пояснений, но один маленький нюанс все же отметим: перебрать таким образом необходимо дела во всех группах документов до их подшивки – это позволит вам не сомневаться в том, что в деле имеются все документы. Тогда ни одно дело не придется расшивать, чтобы добавить обнаруженные в других делах «его» документы, которые первоначально были вложены «не по адресу».
Пример 3. Где порой «прячутся» документы
В деле «Приказы, заявления о предоставлении отпуска за 2022 год» отсутствует какой-либо приказ. Поскольку на основании него производятся бухгалтерские расчеты, он мог «осесть» в бухгалтерии.
В бухгалтерских платежных документах могут оставаться договоры, соглашения либо акты приемки выполненных по договорам работ.
Документы временных (до 10 лет) сроков хранения не обязательно перекладывать по хронологии – достаточно их просто просмотреть в целях выявления документов, подлежащих включению в другие дела.
Дела со сроком хранения менее 10 лет не подлежат полной технической обработке и передаче на архивное хранение, они должны оседать в структурных подразделениях и там «ждать» истечения срока хранения и выделения к уничтожению. Хотя для...
Читайте все накопления сайта по своему профилю, начиная с 2010 г.
Для
этого оформите комплексную подписку на выбранный журнал на полугодие или год, тогда:
А удобный поиск и другая навигация на сайте помогут вам быстро находить ответы на свои рабочие вопросы. Повышайте свой профессионализм, статус и зарплату с нашей помощью!
В организации основания к приказам по личному составу группируются вместе с приказами. Необходимо ли при подшивке и описании дел разделять это дело?
В итоговой записи к номенклатуре указано, сколько дел постоянного хранения образовано в истекшем году. Но в архив организации поступило дел больше, чем указано в итоговой записи. Возможна ли ситуация наоборот: в архив поступает меньше дел, чем указано в итоговой записи к номенклатуре? В принципе, должно ли совпадать количество дел постоянного хранения в номенклатуре дел и в описи за один и тот же год?
После проведения экспертизы ценности документов архивист должен принять в архив дела постоянного, временных (свыше 10 лет) сроков хранения, а также по личному составу. Подскажем, как лучше организовать и провести этот процесс. Когда это надо делать. Как составить график приема-передачи дел разными подразделениями в архив организации, как его утвердить (показываем возможные варианты). Образец описи дел структурного подразделения на передачу их в архив сопровождаем подробными комментариями по ее составлению. Как на основе итоговой записи номенклатуры дел рассчитать количество ожидаемых к поступлению в архив дел, как рассчитать необходимое место на стеллажах (к математическому примеру добавляем важную оговорку, т.к. чистая математика здесь не спасет). Как выбрать стеллажи. Документы со сроком хранения до 10 лет включительно не включаются в архивный фонд, но в исключительных случаях могут быть переданы в архив на депозитарное хранение – показываем пример акта для этого.
Дела перед сдачей в архив необходимо подшить в специальные обложки или переплести в картон (этого требуют архивные Правила 2023 года). Но данная технология отличается от оформления и заверения сшива документов – объясняем, какие дела надо готовить для хранения именно таким образом и на основании каких нормативных актов. А главное – почему не надо создавать гибрид этих технологий! Поводом для разбирательств стал вопрос подписчика.
Проследим преемственность учетно-справочных данных – покажем, как они «перетекают» из номенклатуры дел в описи дел и на обложку дела, как заполняются книга учета поступления и выбытия дел, лист фонда, список фондов и реестр описей дел. Сначала покажем стандартный вариант учета дел в архиве, установленный новыми архивными Правилами 2023 года, а потом разберем, как можно действовать в нестандартных ситуациях. В этом номере журнала читайте 1 часть подробной статьи, где мы разберем заполнение итоговой записи к номенклатуре дел, описи дел и обложки дел – то, что получается «на выходе» по окончании делопроизводственного года.
Какие документы надо передать временному управляющему. Как правильно рассчитать срок в 7 дней (в законе не сказано, рабочие это или календарные дни). Как организовать сбор документов, чтобы уложиться в столь сжатый срок. Что и кому грозит, если вы не успеете. Как заверять копии документов, в т.ч. сшивы. Почему их должны подписывать и руководитель организации, и главбух. Как составить доверенность для делегирования права заверения копий. Как документально оформить передачу затребованных документов.
Здесь собраны ответы на вопросы читателей о формировании личных дел работников, хранении и ознакомлении с должностными инструкциями: — в каком порядке коммерческой организации подшивать документы в личные дела? — где лучше хранить должностные инструкции и собирать подписи об ознакомлении с ними? — возможно ли принимать личные дела уволенных работников в архив в электронном виде?
Надо ли подписывать исходящий документ в 2 оригинальных экземплярах, чтобы 1 отправить, а другой подшить в наше дело? Или можно подписать 1 оригинал и его отправить, а в свое дело подшить копию? Тогда как ее оформить? Ответное письмо необходимо формировать в дело следом за инициативным письмом. Но что делать, когда цепочка переписки гораздо длиннее? По каким критериям формировать переписку в разные дела, как при этом формулировать заголовки? Как определить сроки хранения дел с перепиской? Когда приложения к письму следует подшивать следом за самим письмом в дело с перепиской? И когда поступать иначе?
Оформить подписку на журнал
«Делопроизводство и документооборот на предприятии»
можно в любом отделении почты:
