Защита документа от несанкционированных исправлений

Поводом для написания этой статьи стал вопрос читательницы: «Нам на подписание партнерская организация прислала договор по электронной почте, в котором редактированию поддаются только преамбула и заключительный раздел с нашими реквизитами. Все остальное редактированию не подлежит. А мы можем так сделать? Если бы мы смогли и свои договоры направлять клиентам в таком виде, то можно было бы их потом не вычитывать, т.к. у нас не было бы опасений в изменении условий договора клиентом перед его распечаткой и подписанием. Или же подобный запрет на редактирование фрагментов word`овского текста, который установлен автором документа, все-­таки можно преодолеть и внести правки «инкогнито»?»
Поводом для написания настоящей статьи стал полученный нами вопрос читателя:
Вопрос в тему
Куда:  delo@delo-press.ru
Тема:  Вопрос читателя
От кого: Камышева Ирина, г. Липецк

Нам на подписание партнерская организация прислала договор по электронной почте, в котором редактированию поддаются только преамбула и заключительный раздел с нашими реквизитами. Все остальное редактированию не подлежит. А мы можем так сделать? Если бы мы смогли и свои договоры направлять клиентам в таком виде, то можно было бы их потом не вычитывать, т.к. у нас не было бы опасений в изменении условий договора клиентом перед его распечаткой и подписанием. Или же подобный запрет на редактирование фрагментов word`овского текста, который установлен автором документа, все-таки можно преодолеть и внести правки «инкогнито»?

Очень часто в жизни нам приходится заполнять какие-либо анкеты, готовые формы. Как правило, в таких формах уже имеется текст, остается только вписать некоторую переменную информацию, проставить отметки для выбора тех или иных вариантов ответа.

Многие и по сей день делают такие формы на компьютере в виде текстового документа, потом распечатывают на бумаге в определенном количестве и раздают для заполнения. Но в наш технологический век можно это делать в электронном виде.

Таким образом поступили и создатели проекта договора из вопроса нашей читательницы. Итак, как же можно защитить текст документа, созданного в программе MS Word, от исправлений?Предлагаем и вам освоить эту технологию.

Это очень удобно, как справедливо заметила Ирина (см. вопрос читателя), такие документы нет нужды вычитывать целиком – после заполнения проекта документа партнером достаточно будет внимательно прочитать лишь разрешенные для редактирования фрагменты. Это экономит время и защищает от дорогостоящих ошибок: когда незначительное изменение фразы может иметь ощутимые юридические последствия.

Санкционированная свобода творчества...

С помощью MS Word можно легко разработать любые анкеты для сотрудников, регистрационные карты, бланки документов, текст которых имеет неизменяемые части и при этом сохраняется возможность ввода информации в определенные места текста.

Как же создать форму документа в MS Word? Разберем это на примере договора.

Обращаем ваше внимание, что автор защищенного документа может разрешить для редактирования как отдельные фразы / предложения, так и целые разделы текста (один или несколько абзацев).

... в разрешенных полях

В преамбуле созданного вами договора партнерской организации нужно будет заполнить, кем с их стороны будет подписан договор и на основании какого документа действует это уполномоченное лицо. В подобных случаях мы имеем дело с редактированием пользователем маленького фрагмента текста внутри абзаца. Для этих целей лучше подойдет изменяемое поле документа.

Содержимым такого поля может быть не только простой текст, ­но и список, дата, время, число и результат вычислений.

Чтобы в месте ввода добавить поле и установить формат его содержимого, необходимо воспользоваться панелью управления «Формы». Активировать ее можно следующим образом: в главном меню выбирается «Вид», далее «Панели инструментов», далее «Формы» (см. Рисунок 2).

В результате этих действий появится новая панель инструментов:

Рисунок 1

Поля добавляются в документ следующим образом: нужно установить курсор в тексте на то место, где должно находиться поле, и нажать ­пиктограмму «Текстовое поле» ( ).

Для полей, добавленных в текст, необходимо задать параметры ввода.

Рисунок 2. Активизация панели инструментов «Формы»

Для чего это нужно? Есть поля, в которые вводится текстовая информация, например, наименование организации-контрагента или предмет договора. Также в любом документе присутствуют поля, в которые вводится дата (например, дата документа) или числовые поля (например, сумма договора). Кроме перечисленных типов полей, можно задавать такие, как «Текущая дата», «Текущее время» и «Вычисления».

Параметры вставленных полей задаются для каждого поля отдельно. Чтобы сделать это, необходимо выделить поле и нажать пиктограмму «Параметры поля формы» ( ). После ее нажатия появится окно, представленное на Рисунке 3.

Рисунок 3

Если для вводимых данных в поле был выбран тип «Обычный текст» (самый распространенный вариант), то дополнительно для данного поля можно задать такие параметры, как:

  • текст по умолчанию – этот текст будет автоматически подставляться в данное поле при создании документа на основе данной формы. Такой текст может быть изменен при условии, что в параметрах будет установлен флаг «Разрешить изменения»;
  • максимальную длину вводимого текста;
  • формат текста, т.е. какими буквами будет написан вводимый в поле текст:
    • прописными,
    • строчными,
    • первая буква первого вводимого слова начинается с прописной, остальные строчные,
    • первые буквы каждого вводимого слова начинаются с прописной.

Если для вводимых данных в поле был выбран тип «Дата», то для данного поля можно задать следующие параметры:

  • дата по умолчанию – эта дата будет автоматически подставлена в поле;
  • формат даты:
    • dd.MM.уууу (например: 07.07.2008),
    • dddd, d MMMM уууу ‘г.’ (например: понедельник, 7 июля 2008 г.»),
    • d MMMM уууу ‘г.’ (например: 7 июля 2008 г.),
    • dd.MM.уу (например: 07.07.08),
    • уууу-MM-dd (например: 2008-07-07) и другие форматы.

Для полей также можно создавать подсказки. Их текст будет отображаться в строке состояния при выделении поля, а также появляться на экране при нажатии на клавиатуре клавиши «F1».

Для создания справки нужно в окне настройки параметров поля нажать на кнопку «Текст справки…». В результате на экран будет выведено окно, показанное на Рисунке 4.

Рисунок 4. Окно «Текст справки для поля формы»

Для добавленных полей можно задать такие параметры форматирования, как размер шрифта, его начертание, межстрочный интервал и др. Эти параметры задаются для каждого поля отдельно через команды меню «Формат», далее «Шрифт» (для назначения параметров шрифта) или «Абзац» (для назначения параметров абзаца).

После того как все поля будут добавлены, необходимо установить параметры защиты. Для этого нужно выбрать команду «Защитить документ» в меню «Сервис». В результате на экране появится область задач «Защита документа» (см. Рисунок 5). Здесь в группе «Ограничения на редактирование» необходимо установить флажок на «Разрешить только указанный способ редактирования документа», а затем выбрать из раскрывающегося списка «Ввод данных в поля форм».

Рисунок 5

... в разрешенных разделах

Иногда уместнее использовать не поля, а защищенные разделы формы документа. Например, когда необходимо добавить таблицу или разрешить получателю документа править большой фрагмент текста – один или несколько абзацев.

В этом случае алгоритм действий будет состоять из двух шагов:

  • сначала нужно поделить документ на разделы;
  • потом для каждого из них можно будет назначить запрет или ­разрешение на его редактирование.

Например, если вы захотите разрешить получателю своего документа редактировать только один фрагмент в середине текста, то разбить документ придется на 3 части: первый и последний разделы запретить для редактирования, а находящийся в середине – разрешить изменять.

Чтобы разбить документ на разделы, необходимо поставить курсор в конце каждого раздела и выбрать в главном меню пункт «Вставка», далее «Разрыв». В открывшемся окне в большинстве случаев нужно выбрать вариант начала нового раздела «на текущей странице» (как это показано на Рисунке 6), тогда визуально расположение текста на странице не поменяется. Если же вы выберете вариант «со следующей страницы», то независимо от того, сколько еще осталось места после окончания раздела, последующий текст (принадлежащий следующему разделу) начнется только на следующей странице. Здесь также можно установить начало следующего раздела только «с четной...» или «с нечетной страницы».

Рисунок 6

Чтобы защитить от исправлений определенные разделы документа, нужно поступить следующим образом:

  • в области задач «Защита документа» нажать на строку «Выбор разделов», расположенную в группе «Ограничения на редактирование»;
  • в появившемся окне снять флажки, соответствующие тем разделам, которые защищать не нужно (см. Рисунок 7).
Рисунок 7. Установка защиты разделов 1 и 3

Строка «Выбор разделов» появляется в данной области задач только в том случае, если документ разбит на разделы. Если документ не разбит на разделы, этой строки не будет.

Включаем защиту

Все параметры защиты установлены, теперь необходимо включить защиту. Для этого нужно нажать кнопку «Да, включить защиту» в области «Защита документа» (см. Рисунок 7). В результате этого действия на экране появится окно для ввода пароля:

Рисунок 8

Как видите, пароль требуется вносить дважды. Это делается для того, чтобы выявить опечатку, которую вы можете не заметить при наборе пароля с клавиатуры: если оба раза пароль набран единообразно, он принимается программой. В противном случае свою попытку нужно будет повторить.

Только те пользователи, которым известен пароль, смогут впоследствии снять защиту и внести изменения в форму документа. Другим пользователям будет доступен ввод данных только в незащищенные вами поля и разделы.

Теперь нужно сохранить результаты своих усилий в виде шаблона документа, присвоив ему формат файла .dot. Это специальный формат MS Word, который содержит информацию о стилях форматирования, полях ввода информации документа, элементы автотекста, нестандартное меню и др.

Благодаря шаблону пользователь может создавать на его основе документы, затрачивая на это минимум времени (см. Рисунок 9):

  • поля, в которые необходимо внести информацию, выделяются серым цветом, остальная часть текста будет недоступна для редактирования и форматирования;
  • большинство команд меню текстового редактора MS Word будет неактивным при работе с полями данных (если же пользователь поставит курсор в раздел документа, разрешенный для редактирования, все меню опять станет доступным);
  • в строке состояния будет отображаться подсказка о том, какую ­информацию нужно ввести в выделенное поле.
Рисунок 9. Окно создания документа на основе защищенной формы

Для некоторых полей могут быть установлены форматы, которые просто не позволят пользователю сделать ошибки при вводе данных. Есть еще один плюс: если по данной форме составляется много документов, то их заполнение будет более единообразным, а потому их будет быстрее «пробегать глазами» и легче анализировать.

В случае ввода данных в формате, отличном от установленного для данного поля, произойдет следующее:

  • формат будет автоматически изменен на установленный или
  • на экран будет выведено сообщение о том, что нужно ввести ­информацию в правильном формате.

Если формат вводимых в поле данных жестко не закреплен, пользователь может вводить данные в любом удобном ему формате. А вот в открытых для ­редактирования разделах документа руки у пользователя «всегда развязаны».

Внеся всю необходимую информацию в документ, пользователь может его сохранить. При этом сама форма останется неизменной, а сохранение документа будет осуществляться в отдельный файл.

Если пользователь попытается снять защиту с данной формы с помощью команды «Снять защиту» через пункт «Сервис» главного меню, программа попросит его ввести пароль.

Рисунок 10

Лирическое отступление на тему надежности защиты

А теперь ответим на вопрос, можно ли полностью положиться на предлагаемую разработчиками MS Word защиту от несанкционированных исправлений? Данная технология удобна и эффективна, но! Нужно отдавать себе отчет в том, что нет таких паролей, которые невозможно было бы вычислить. И мало таких замков, которые невозможно было бы вскрыть. Все всегда упирается в цену вопроса, количество отведенного времени и мастерство взломщика. Поэтому в особо важных случаях перед подписанием ­полученного документа желательно проверять его целиком.

Если договор вернется к вам не в виде распечатки на бумаге, а в электронной форме, то автоматически найти все внесенные изменения поможет функция «Сравнить и объединить исправления...», которая запускается из пункта «Сервис» главного меню (о ней мы подробно рассказывали ­в статье «Режим записи исправлений в MS Word»).

Технология, о которой мы рассказали по просьбе нашей читательницы сейчас, будет уместна при заполнении большинства документов и анкет. Но каких именно, решать вам!

Оценить статью
s
В избранное

Выбери свой вариант доступа

Получать бесплатные
статьи на e-mail
Подписаться на
журнал на почте
Подписаться на
журнал сейчас

Читайте все накопления сайта по своему профилю, начиная с 2010 г.
Для этого оформите комплексную подписку на выбранный журнал на полугодие или год, тогда:

  • его свежий номер будет ежемесячно приходить к вам по почте в печатном виде;
  • все публикации на сайте этого направления начиная с 2010 г. будут доступны в течение действия комплексной подписки.

А удобный поиск и другая навигация на сайте помогут вам быстро находить ответы на свои рабочие вопросы. Повышайте свой профессионализм, статус и зарплату с нашей помощью!

Для того, чтобы оставить комментарий, необходимо авторизоваться

Комментарии 10

Dima
21.01.2014, 00:10

Единственная токовая статья на эту тему. Лучше, чем у Microsoft и т.д.
Спасибо большое!

Dima
21.01.2014, 00:12 Dima

Ошибся: токовая
ТОЛКОВАЯ!

Пользователь
02.11.2013, 20:03

Спасибо за статью. Полезная информация.
Только проблема редактирования договора осталась открытой, в том случае если нам нужно получить подписанный документ уже в распечатанном виде. т.к. остается возможность скопировать весь текст в новый документ и распечатать с любыми изменениями. А следовательно все равно придется перечитывать каждый договор.
Есть ли способ запретить копирование текста?

Советчик
15.07.2013, 11:00

В новой версии MS Office можно ещё защитить "цифровой" документ от редактирования просто завершив его, то есть финализировать, в таком случае новый пользователь при его изменении будет обозначен как последний редактировавший человек.
К более защищенному виду можно привести защитив свой документ цифровой подписью, в таком случае его взломать будет невозможно.

doslidnik
27.04.2012, 17:29

Не нашел картинку
http://www.delo-press.ru/storage/D/20..._ris_4.gif
А тут http://www.delo-press.ru/storage/D/20..._ris_7.gif у меня все не активно... Что не так делаю.
Стоит задача заблокировать изменение докумена, но оставить возможность перехода по записям слияния.

Fox
12.01.2017, 20:42 doslidnik

Нашел способ "Стоит задача заблокировать изменение докумена, но оставить возможность перехода по записям слияния"???
.
Источник: http://www.delo-press.ru/articles.php?n=5395

Анонимный гость
17.01.2012, 13:37

СПАСИБО, ОГРОМНОЕ!

Аноним
06.12.2011, 16:17

Добрый день! А более надежный способ есть? Просто такой способ, даже при максимальной длине пароля и очень закрученном пароле, не очень надежный. Программа %PROGRAM_NAME%, делает файл доступным для редактирования, до смешного быстро - за 0 секунд... Варианты, перегнать в pdf, djvu, сканировать, не предлагать =) так мы и сами умеем..

Анонимный гость
22.11.2012, 19:41 Аноним

добавте в парольбуквы и значки

Анонимный гость
25.11.2011, 10:17

спасибо

Рекомендовано для вас

Режим рецензирования в Word: автоматическое выявление правок

Режим «Рецензирование» существенно облегчает разработку, согласование вордовского документа группой людей – он автоматически фиксирует каждую вставку, удаление, перемещение текста, форматирование и все это пользователи еще могут комментировать! Показываем, как управлять отображением правок (каким способом, какие типы и от каких пользователей показывать, как определить автора изменений, как распечатать исходный или окончательный вариант текста). Как выявить правки, которые коллега пытался вставить незаметно! Можно объединить в одном документе правки от разных людей, присланные ими в разных версиях файла. А еще можно защитить документ от редактирования либо установить пользователям пределы дозволенного. Даже если режимом «Рецензирование» уже пользуетесь, из этой статьи сможете узнать новые «ювелирные» настройки, которые сделают вашу работу еще удобнее.

Штрихкоды и QR-коды в делопроизводстве

Сравнили сильные и слабые стороны QR- и штрихкодов. Объяснили, где и как их лучше использовать в делопроизводстве, что это даст. Какие возможности для этого предоставляют современные СЭД. Как минимизировать необходимое оборудование, которым придется оснастить рабочие места сотрудников.

Возможности Zoom, о которых Вы могли не знать

В майском номере журнала мы показали в подробностях, как можно использовать программу Zoom для организации видеосовещаний при помощи компьютера. А сейчас поговорим об особенностях настройки Zoom на телефоне. О лечении проблем со звуком. О более оригинальных способах трансляции видеосовещаний.

Программа Trello – менеджер задач для визуалов

Это инструкция работы в программе Trello, которая будет удобна для визуалов, привыкших обклеивать монитор и стол стикерами-напоминалками. Кроме того, психолог дает советы руководителю по дистанционной постановке задач подчиненным и контролю их выполнения.

Режим рецензирования в Word: автоматическое выявление правок

Режим «Рецензирование» существенно облегчает разработку, согласование вордовского документа группой людей – он автоматически фиксирует каждую вставку, удаление, перемещение текста, форматирование и все это пользователи еще могут комментировать! Показываем, как управлять отображением правок (каким способом, какие типы и от каких пользователей показывать, как определить автора изменений, как распечатать исходный или окончательный вариант текста). Как выявить правки, которые коллега пытался вставить незаметно! Можно объединить в одном документе правки от разных людей, присланные ими в разных версиях файла. А еще можно защитить документ от редактирования либо установить пользователям пределы дозволенного. Даже если режимом «Рецензирование» уже пользуетесь, из этой статьи сможете узнать новые «ювелирные» настройки, которые сделают вашу работу еще удобнее.

Работа над ошибками при помощи рецензирования в MS Word

Microsoft Word – это не только отличная программа для набора и форматирования текста, но и прекрасное средство для исправления чужих ошибок и совместной работы над документами. Мы хотим избавить вас от необходимости вычитывания каждой версии проекта документа. Пусть вместо вас это сделает Word, пусть он выявит все внесенные правки и предложит вам каждую из них отклонить или принять. Мы объясним, как управлять составом информации, которая отображается на экране монитора о произведенных в документе изменениях; как выявить правки и комментарии, внесенные определенным автором; какие алгоритмы действий будут наиболее удобными при анализе и принятии / отклонении исправлений.

Контроль исполнения поручений в MS Excel

Автор напоминает основные принципы организации контроля исполнения поручений, а потом подробно объясняет, как удобнее автоматизировать эту работу с использованием стандартных возможностей MS Excel (какие поля в таблице регистрационной формы пригодятся, как настроить фильтрацию данных и пользоваться ею, какие сведения удобно выделять автоматически). Статья особенно пригодится тем, кому на покупку специализированного программного обеспечения для автоматизации делопроизводства денег пока не дают.

Презентация годового отчета и плана

Раскрыты секреты создания эффектной презентации в современном стиле для деловых отчетов и планов: как сделать данные наглядными, как привлекать внимание, как лучше форматировать гистограммы и диаграммы, как использовать шрифты, цвета и картинки, где взять бесплатные фото и иконки. Описаны интересные возможности программы PowerPoint из Microsoft Office, которые стоит применять.