Создаем для документа предметный указатель средствами MS Word

В конце каждого уважающего себя учебника, энциклопедии, научной или научно-популярной книги, изданных в старом добром «бумажном» виде, есть список терминов, которые фигурируют в тексте, с указанием страниц, на которых эти термины встречаются. Не всегда нужное читателю понятие можно найти в оглавлении, зато почти наверняка его можно обнаружить в предметном указателе.

Примером предметного указателя может служить тот, что расположен в конце привычного нам Перечня типовых управленческих архивных документов со сроками хранения:

Цифры в конце строк в данном случае – не страницы Перечня, а номера его статей, в которых указан срок хранения конкретной разновидности документа.

Посмотрим, как работает предметный указатель на примере информационных писем (отмечены выше знаком «!»). Они фигурируют в статьях 504 и 535, но слово «письма» там находится далеко не в начале текста статьи:

Электронный формат позволяет пользователю пойти еще дальше и немедленно, в один клик, перейти из предметного указателя не только на страницу, где содержится искомый термин, но и прямо к соответствующему абзацу. Такой предметный указатель мы и научимся создавать на примере основополагающего локального нормативного акта (ЛНА) по ДОУ – Инструкции по делопроизводству. Принципы создания указателя в версиях Microsoft Word 2007 и 2010 одинаковы.

Когда составлять предметный указатель?

Вопрос, который сразу возникнет у авторов ЛНА: предметный указатель делается во время работы над текстом документа или после, одновременно с вычиткой? По нашему опыту, лучше совместить эти подходы и помещать термины в указатель после того, как будет написан один раздел ЛНА. При вычитке большого текста велик шанс что-то упустить, а при наборе текста отвлекаться на указатель не очень удобно. Впрочем, при том же наборе можно помечать термины, например, «маркером», чтобы потом сразу найти их и поместить в ПУ.

Чтобы фрагмент текста выглядел, как будто закрашенный фломастером / маркером, нужно сначала в вордовском файле выделить его «мышкой», а потом на верхнем меню в закладке «Главная» нажать экранную кнопку, отмеченную на Рисунке 1 знаком «!». Если нажать на стрелочку справа от нее, то можно еще будет выбрать цвет заливки.

Чем пользуемся?

Программа MS Word определяет предметный указатель как «Список ключевых слов с указанием номеров страниц документа, на которых находятся эти слова». Для работы нам понадобится готовый локальный нормативный акт (или его фрагмент), открытый в программе Word, а также вкладка верхнего меню «Ссылки». В ней следует найти группу команд «Предметный указатель» (Рисунок 2).