Требования к СЭД и ее функциям: особенности оформления в ТЗ

Журнал «Делопроизводство и документооборот на предприятии» № 2 / 2018

Ушанов Александр

руководитель административного подразделения Группы компаний

Расскажем вам об общих требованиях к СЭД и к ее функциям, об особенностях их описания в процессе выработки технического задания на внедрение СЭД. При этом укажем на важные моменты, которые, как правило, забываются при его составлении. Вас ждет реальный опыт заказчика, а не советы разработчиков СЭД. В первой части статьи, публикуемой в этом номере журнала, сосредоточимся на создании, регистрации и редактировании документов. Расскажем об удобстве использования штрих-кодов и QR-кодов.

Начало статьи. Окончание в № 03 / 2018

Автоматизация документооборота способна оптимизировать бизнес-процессы, в которые она вклинивается, и в конечном счете сократить трудозатраты, а также расход иных ресурсов, если система электронного документооборота (СЭД) выбрана и внедрена грамотно! Это ключевое условие, потому чрезвычайно важно разумно подойти к формулированию технического задания (ТЗ), не отдавая его полностью на откуп разработчикам СЭД, каждый раз взвешивая, какие способности СЭД сколько будут вам стоить.

Надо исходить из того, что автоматизации подлежит система документооборота вашей конкретной организации и именно от этого и будут зависеть требования к функциям СЭД. Обычно автоматизации подлежат следующие процессы:

рассмотрение, регистрация, отправка на исполнение и хранение входящей корреспонденции;
подготовка, согласование, регистрация, отправка (если это делается по электронной почте или специальным каналам связи с использованием ЭЦП) и хранение исходящей корреспонденции;
подготовка, согласование, регистрация, отправка на исполнение и хранение внутренней организационно-распорядительной документации (служебные записки, приказы, локальные нормативные акты и др.);
подготовка, согласование, регистрация, отправка (если это делается в электронном виде) и хранение договоров;
контроль исполнения документов и поручений.

В рамках этих процессов СЭД должна обеспечивать выполнение следующих функций:

оперативность действий системы, ее постоянная работоспособность;
создание и редактирование документов;
регистрация документов;
хранение документов;
удаление документов;
поиск документов по различным данным / критериям;
поддержка версионности документов;
распознавание документов;
сканирование документов;
печать документов;
разграничение прав доступа (согласно ролям в СЭД);
делегирование прав;
рассылка документов назначенным исполнителям;
регистрация документа (т.е. возможность присваивания индивидуального номера по заранее заданным правилам) с возможностью печати штрих-кода или QR-кода;
ведение и использование справочников;
формирование различных отчетов.

Рассмотрим на конкретных примерах особенности описания требований к некоторым из указанных функций СЭД в техническом задании.

Оперативность действий системы, ее постоянная работоспособность

Это возможность работать в СЭД в любой момент (например, зарегистрировать какой-нибудь входящий документ), а также чтобы это действие (например, регистрация) не затягивалось и не «зависало» на десятки минут или часы. Это, естественно, будет зависеть от используемого программного комплекса и IT–оборудования. Следовательно, каждая СЭД диктует определенные требования к аппаратному и программному обеспечению.

Приведем далее в таблицах примерные технические требования, которые помогут вам сориентироваться в этом вопросе. А конкретные требования всегда обсуждаются только с поставщиком СЭД и прописываются вашей IT-службой, представитель которой участвует в выработке технического задания для внедрения СЭД.

В случае числа пользователей СЭД до 100 обычно допускается установка ее программной части и баз данных на одном сервере. При большем количестве пользователей используется несколько серверов. Требования к каналу связи, как правило, предъявляются, если серверы удаленные.

Таблица 1. Требования к операционной системе сервера