Для начала определимся со сложившимися понятиями.
Форма документа – это совокупность фиксированной информации и реквизитов документа, расположенных на носителе информации в определенной последовательности, которая устанавливается с целью оптимизации составления и оформления документов, применяемых в определенной сфере деятельности.
Типовая форма документа разбатывается в процессе приведения к единообразию (единой модели и единым правилам оформления) документов одного и того же вида или одной и той же системы документации.
Формуляр документа – совокупность реквизитов документа, расположенных в определенной последовательности.
Типовая унифицированная форма является результатом процесса унификации документов и представляет собой формуляр документа определенного вида, содержащий постоянную часть текста.
В СЭД важны и внешнее оформление документа, и внутреннее представление информации, и пригодность системы для обеспечения юридической силы документа и его существования как визуализированной информационной единицы. Вопрос о форме представления электронных документов в СЭД необходимо рассматривать с позиций документоведения и в аспекте удобства восприятия человеком.
Система электронного документооборота (СЭД) в современных условиях должна рассматриваться не только как «транспорт» для движения документов и средство реализации документооборота, а, прежде всего, как информационная система, обеспечивающая внедрение концепции управления документами. Полнофункциональные и «зрелые» СЭД должны обеспечивать сквозной процесс создания, использования, хранения и уничтожения документов в информационной системе, т.е. представлять собой системы управления документами (СУД), что закрепляется в стандартах ИСО, МЭК и ГОСТах Р ИСО, отражающих, действительно, лучшие международные практики.
В этой концепции «включение» в СУД документов или информации о документах, которое обычно осуществляется с помощью карточной «входной» формы1, считается обоснованным только по отношению к «входящим» документам, т.е. созданным не в данной организации-авторе и вне данной СЭД / СУД. С входящими документами работает в основном служба делопроизводства.
А вот для всех сотрудников важно, чтобы на базе карточной «входной» формы СЭД / СУД помогала бы составлять и оформлять управленческие документы, которые образуются в их деятельности и обеспечивают все внутренние коммуникации (служебные записки, заявления, планы, отчеты) и облегчают ведение деловой переписки.
СУД рассматриваются как инфраструктурные информационные системы, которые обеспечивают общие функции управления организацией (включая деятельность топ-менеджмента). И если документы по профильным направлениям деятельности создаются в других специализированных, учетных, конструкторских, проектных, расчетных и т.п. системах, то за счет сетевого взаимодействия консолидированная аналитическая информация, необходимая для принятия управленческих решений, в форме отчетов и других представлений должна быть доступна руководителям всех уровней через СУД. Именно такой подход предусматривает новое семейство стандартов ИСО 30300 и концепция построения единого информационного пространства организации.
Экспертное сообщество управляющих документами сосредоточилось в последние годы на разработке требований к построению систем управления документами (management systems for records; стандарт ИСО 30300), т.к. признало, что внедрение информационных технологий в процессы производства доказало свою эффективность и обозначило новый этап развития всех отраслей промышленности, называемый постиндустриальным и информационным. Но вот технологии и стандарты работы с документами, необходимыми для управления организацией, принятия решений топ-менеджментом, развиваются медленно и отражают, в основном, специфику деятельности конкретных организаций, которые складываются исторически («так принято»). Кроме того, существенное влияние на ситуацию оказывает функциональность готовых «коробочных» СЭД, которые организации-заказчики покупают у компаний-разработчиков, несмотря на то, что они не всегда учитывают нормативный и технологичный подход к делопроизводству. Управленческая информация, интерфейсы, системное сетевое взаимодействие становятся заметными факторами, которые влияют и на показатели качества управления, и на производство, и на персонал.
В связи с этим «ключевой точкой роста» функциональности СЭД / СУД2 является технологичное решение проблем создания документов в информационной системе в статусе электронных оригиналов (их проектов и заверенных копий). Создание, обработка и использование документов осуществляются в процессе деятельности всех категорий сотрудников организации:
Эффективность СЭД в настоящее время оценивается по показателю сокращения времени не на движение, а на создание документов, на документирование. Основным ресурсом любой организации являются сотрудники и их рабочее время. Цену рабочего времени и стоимость выполнения рабочих операций очень легко рассчитать через фонд оплаты труда подразделения или каждого сотрудника. Экономия рабочего времени на документирование за счет применения утвержденных типовых унифицированных форм и электронных шаблонов для составления проектов документов является одним из основных средств повышения эффективности труда.
Специалисты давно подсчитали, что составление и оформление документа по типовой унифицированной форме (шаблону) осуществляется в 3–5 раз быстрее, чем составление конкретного индивидуального документа. Поэтому управляющие документами и ИТ-специалисты должны взаимодействовать прежде всего в области разработки унифицированных типовых форм документов, на базе которых в СЭД настраиваются соответствующие типовые формы документов, т.е. электронные шаблоны на основе карточной «входной» формы. Конечно, форма зависит от программной платформы и архитектуры СЭД, но в большинстве имеющихся на рынке систем это можно делать через настройки, а не за счет программирования (как утверждают некоторые компании-подрядчики). Унифицированная форма документа, реализованная как электронный шаблон, заполняется пользователем в удобной и привычной для него форме бланка или образца документа того или иного вида, что обеспечивает создание документа в СЭД сразу в статусе электронного оригинала (проекта или в последующем заверенной копии), что необходимо для реального электронного документооборота.
Карточная «входная» форма остается формой ввода информации, формой документирования. Она может содержать большое количество полей (до 100 в зависимости от вида документа / документопотока, его маршрутизации и необходимых...
Читайте все накопления сайта по своему профилю, начиная с 2010 г.
Для
этого оформите комплексную подписку на выбранный журнал на полугодие или год, тогда:
А удобный поиск и другая навигация на сайте помогут вам быстро находить ответы на свои рабочие вопросы. Повышайте свой профессионализм, статус и зарплату с нашей помощью!
Каким видом приказа назначать ответственных за делопроизводство в подразделениях, за эксплуатацию лифтов, определение начальной минимальной цены при закупках, отходы и т.д.? Когда нужен кадровый приказ, когда по основной или административно-хозяйственной деятельности? Сколько их хранить? Как отличить индивидуальную и типовую должностные инструкции? Какие у них сроки хранения?
Объясняем правила группировки документов в дела, а также даем «адреса» их нахождения в нормативных и методических документах. Показываем критерии, по которым документы могут объединяться в одно дело, и как их отражать в заголовке дела. Как заголовок дела из номенклатуры дел трансформируется в заголовок единицы хранения в описи дел: в каком порядке располагать элементы, как уточнить заголовок при разбивке дела на тома, когда и как добавлять аннотацию.
Когда надо успеть исполнить запрос, требование госоргана о представлении документов / информации? Какие санкции за нарушение срока есть для должностных лиц и организаций? На эти вопросы даем ответы, учитывая специфику отдельных госорганов. В прошлом номере журнала разбирались с запросами правоохранительных органов (прокуратура, полиция, Следственный комитет, ФСБ России), в этом займемся налоговыми органами, трудовой инспекцией и другими органами государственного, муниципального контроля. Покажем, как правильно рассчитать срок исполнения различных требований: как определить дату получения в зависимости от способа доставки (лично, «Почта России», электронная почта, личный кабинет на сайте госоргана, ТКС) и вида госоргана (это важно, т.к. отсчет срока начинается на следующий день после получения)? что делать, если срок истекает в нерабочий день, – успеть исполнить в предыдущий или можно на следующий рабочий день? Когда можно отказать госоргану в представлении запрошенных сведений, документов? Как написать об их отсутствии? Как предупредить в сопроводительном письме о наличии в них персональных данных? Почему коммерческая тайна – не преграда?
Разбираем 3 задачи, которые часто возникают на практике. Объясняем, почему и как действовать, какие бывают исключения, показываем примеры отражения дел в номенклатуре. 1. В организации откладываются специфические годовые отчеты по одному из направлений основной деятельности, каждый на 8–10 листах. Можно ли их формировать в 1 дело за несколько лет? 2. Очень много ЛНА: инструкции, порядки, положения. Надо ли вносить в номенклатуру дел отдельно каждое ЛНА? Или можно включить их все в одно дело? По какому принципу их можно объединять? Как на это влияет способ утверждения ЛНА? 3. Как в номенклатуре дел учитывать личные карточки работающих и уволенных сотрудников (при их ведении в информационной системе и на бумаге)?
Вы поймете, на какие обращения можно ответить в течение 30 дней, и обнаружите, что на большинство обращений физических и юридических лиц коммерческая организация должна отвечать в течение 7 календарных дней (приводим ссылки на законы и судебную практику). Еще объясняем, когда действуют другие варианты сроков: 3 дня, 5 дней, 10 дней, 45 дней и др. Даем примеры расчета даты ответа на календаре – для сроков по Закону об обращениях граждан и исчисляемых по Гражданскому кодексу РФ (их методики различаются).
По каким правилам хранить личные карточки и личные дела: где, как и сколько? Как вести Журнал регистрации личных дел, как заполнять их обложки? Что нужно сделать после увольнения сотрудника с его личной карточкой и личным делом? Когда их передавать в архив? Каковы плюсы и минусы сшива карточек и дел разных людей в общие наряды (дела) по году увольнения, как при этом систематизировать документы внутри? Как в описи дел по личному составу на передачу документов из отдела кадров в архив формулировать заголовки дел и томов (что в них включать в зависимости от выбранного способа систематизации)? Каковы особенности написания дат в описи дел? Что делать, если ранее уволенный человек вернулся работать в вашу организацию?
В конце года необходимо составить (или актуализировать имеющуюся) номенклатуру дел на следующий год. Если в вашей организации ее еще нет, то эта статья поможет исправить данную ошибку. Ведь без номенклатуры дел невозможно систематизировать имеющиеся документы и наладить соблюдение сроков их хранения. Мы объяснили, какие документы необходимо включить в номенклатуру дел, как сформировать заголовки дел (которые потом будут переноситься на их обложки), как их проиндексировать, как установить сроки хранения, какую структуру номенклатуры выбрать, чем отличается номенклатура дел организации от номенклатуры структурного подразделения, как оформить, подписать, согласовать и утвердить документ, что заполняется перед началом делопроизводственного года и что — по его окончании.
Эта статья посвящена участку работы, который есть в любой организации. Новичкам она поможет грамотно организовать данный процесс. А опытным специалистам – обучить своих подопечных. Ведь статья написана практиком, имеющим многолетний опыт работы как в классическом советском бумажном делопроизводстве, так и в смешанном документообороте современных банков. Даны советы, на что стоит обратить внимание в самом начале – при получении документа. Далее анализируются все этапы обработки: прием и сортировка корреспонденции, регистрация, направление на рассмотрение руководству, принятие управленческого решения (наложение резолюции), направление документа на исполнение, контроль исполнения и подшивка в дело исполненного документа. Наглядно демонстрируется, как ход обработки входящего документа отражается на нем самом в виде появления новых реквизитов / отметок, а также в регистрационных формах организации.
Оформить подписку на журнал
«Делопроизводство и документооборот на предприятии»
можно в любом отделении почты:
