Ассортимент ИТ-решений для контроля исполнения поручений руководителя

Кто контролирует

В классическом советском управлении уже был накоплен опыт организации контроля исполнения поручений: когда сроковый контроль возлагался на службу делопроизводства (или специальную группу контроля в ее составе), а контроль по существу (правильности выполнения) поручался руководителю, сформулировавшему поручение, либо он делегировал это руководителю уровнем пониже. Потому в приказах мы часто видим заключительный пункт:

• «Контроль за исполнением приказа оставляю за собой» или
• «Контроль за исполнением приказа возложить на заместителя генерального директора Иванова А.А.».

Вся эта система контроля исполнения была регламентирована.

Сейчас же все чаще в небольших организациях встречается ситуация, когда и сроковый контроль, и контроль по существу руководитель устно поручает своему помощнику (секретарю, ассистенту). Тогда у последнего должен быть высокий уровень компетенций и четкие инструкции от руководителя о том, чего надо добиться. Кроме того, помощнику приходится объяснять особо гордым сотрудникам, «с чего это вдруг они должны перед ним отчитываться».

Что делать ассистенту, если сотрудники саботируют контроль? Это происходит в основном из-за отсутствия понимания, что помощник выступает от лица руководителя и является его правой рукой, доверенным лицом. Здесь помощнику можно дать 2 рекомендации:

• заручиться поддержкой руководителя. Важно, чтобы именно руководитель донес до сотрудников, что контроль от его лица осуществляет помощник. Очень часто именно этого шага не хватает, чтобы помощник приобрел авторитет в глазах сотрудников и его контроль отождествлялся с контролем руководителя;
• писать письма через связки объяснения мотивов – это специальные речевые конструкции, объясняющие причину затребования информации. К примеру,
  • «по приказу генерального директора»,
  • «в соответствии с утвержденным регламентом»,
  • «по согласованию с Ивановым А.А.».

Только после того, как вы указали мотив, можно приступать к описанию задач и просьб в адрес сотрудников. Такой метод минимизирует их вопросы и саботаж.

Обратите внимание: в действующем профстандарте «Специалист по организационному и документационному обеспечению управления организацией» (утв. приказом Минтруда России...