Ассортимент ИТ-решений для контроля исполнения поручений руководителя

Журнал «Делопроизводство и документооборот на предприятии» № 1 / 2023

Анна Сосновая

основатель бизнес-школы ассистентов и помощников «АС», сертифицированный эксперт в области менеджмента знаний, преподаватель ВШЭ, РАНХиГС

Предлагаем вам обзор доступных сейчас программ для автоматизации проведения совещаний, контроля исполнения поручений, сбора статусов по задачам, формирования итоговой отчетности об исполнительской дисциплине. Как можно поделить зоны ответственности по контролю исполнения поручений между службой делопроизводства и личными помощниками руководителей (в крупных и малых организациях). Как помощнику (секретарю) преодолевать саботаж исполнителей, которым не нравится идея отчитываться перед ним о проделанной работе.

Кто контролирует

В классическом советском управлении уже был накоплен опыт организации контроля исполнения поручений: когда сроковый контроль возлагался на службу делопроизводства (или специальную группу контроля в ее составе), а контроль по существу (правильности выполнения) поручался руководителю, сформулировавшему поручение, либо он делегировал это руководителю уровнем пониже. Потому в приказах мы часто видим заключительный пункт:

«Контроль за исполнением приказа оставляю за собой» или
«Контроль за исполнением приказа возложить на заместителя генерального директора Иванова А.А.».

Вся эта система контроля исполнения была регламентирована.

Сейчас же все чаще в небольших организациях встречается ситуация, когда и сроковый контроль, и контроль по существу руководитель устно поручает своему помощнику (секретарю, ассистенту). Тогда у последнего должен быть высокий уровень компетенций и четкие инструкции от руководителя о том, чего надо добиться. Кроме того, помощнику приходится объяснять особо гордым сотрудникам, «с чего это вдруг они должны перед ним отчитываться».

Что делать ассистенту, если сотрудники саботируют контроль? Это происходит в основном из-за отсутствия понимания, что помощник выступает от лица руководителя и является его правой рукой, доверенным лицом. Здесь помощнику можно дать 2 рекомендации:

заручиться поддержкой руководителя. Важно, чтобы именно руководитель донес до сотрудников, что контроль от его лица осуществляет помощник. Очень часто именно этого шага не хватает, чтобы помощник приобрел авторитет в глазах сотрудников и его контроль отождествлялся с контролем руководителя;
писать письма через связки объяснения мотивов – это специальные речевые конструкции, объясняющие причину затребования информации. К примеру,
- «по приказу генерального директора»,
- «в соответствии с утвержденным регламентом»,
- «по согласованию с Ивановым А.А.».

Только после того, как вы указали мотив, можно приступать к описанию задач и просьб в адрес сотрудников. Такой метод минимизирует их вопросы и саботаж.

Обратите внимание: в действующем профстандарте «Специалист по организационному и документационному обеспечению управления организацией» (утв. приказом Минтруда России...