Навигатор тем:
Войти или зарегистрироваться
Навигатор тем:
  1. Главная
  2. Делопроизводство и архив
  3. Информационные технологии

Зависимость юридической силы документа от электронной подписи и СЭД

0
Журнал «Делопроизводство и документооборот на предприятии» № 3 / 2023
Елисей Иодковский
главный специалист отдела информационной безопасности ГК «Электронные офисные системы» (ЭОС)
Попробовали сориентировать вас в следующих вопросах: как юридическую значимость документу обеспечивает электронная подпись (ЭП)? возможно ли это вне системы электронного документооборота (СЭД) по прошествии времени? Эти, казалось бы, простые вопросы становятся сложными, когда видишь проблемы существующих правил работы. Попутно мы пояснили: в какой момент что проверяется; каковы отличия 3 видов электронной подписи, используемых в России.
Вопрос в тему
Куда: delo@delo-press.ru
Тема: Бесплатные консультации для подписчиков

Может ли быть юридически значимым электронный документ вне СЭД, если он подписан УКЭП или УНЭП: в течение 1 года существования ЭП и в последующем?

Вариативность, заявленная в вопросе, – дикая. Но вообще, главный постулат – ЭП документа никак не связана с СЭД: в Законе «Об ЭП» 1 ничего про СЭД, ее связь и / или влияние на юридическую значимость электронного документа с ЭП нет.

СЭД – это инструмент для удобства обработки потоков документов, вполне может быть, что и бумажных, и электронных, но без ЭП.

А юридическая значимость – очень скользкий термин, хотя и употребляемый сейчас в хвост и в гриву. Закон нам говорит только о равнозначности квалифицированной ЭП и собственноручной подписи для любых применений.

Электронная подпись «ходит» вместе с электронным документом из «нашего СЭД» в «чужой СЭД» и обратно, и вполне успешно обрабатываются. Да и «вне СЭД» на обычном компьютере, оснащенном средствами ЭП, проверить или создать ЭП документа ничего не мешает.

Вы видите начало этой статьи. Выберите свой вариант доступа

Купить эту статью
за 840 руб.
Подписаться на
журнал сейчас
Получать бесплатные
статьи на e-mail
доступ
к Базе знаний

Читайте все накопления сайта по своему профилю, начиная с 2010 г.
Для этого оформите комплексную подписку на выбранный журнал на полугодие или год, тогда:

  • его свежий номер будет ежемесячно приходить к вам по почте в печатном виде;
  • все публикации на сайте этого направления начиная с 2010 г. будут доступны в течение действия комплексной подписки.

А удобный поиск и другая навигация на сайте помогут вам быстро находить ответы на свои рабочие вопросы. Повышайте свой профессионализм, статус и зарплату с нашей помощью!

доступ
к Базе знаний

Рекомендовано для вас

Автоматизация деятельности коллегиальных органов: опыт системообразующего банка

Делопроизводство и архив
№ 08 / 2026
Информационные технологии

Какие коллегиальные органы создаются в банках. Какие требования к организации их работы предъявляет Кодекс корпоративного управления (одобрен Советом директоров Банка России 21.03.2014) – вам стоит их учитывать. Какой функционал необходим системе документирования деятельности коллегиальных органов. Каких «болезненных» нюансов стоит избегать (например, нельзя позволять оставлять комментарии к варианту голосования «за», чтобы в результате их прочтения не получилось «я согласен, но скорее против»; что учесть при заочном голосовании и др.). Что стоит предусмотреть при разработке мобильного приложения (для защиты информации и корректной работы пользователей, в т.ч. офлайн в самолете). Как систему для коллегиальных органов интегрировать с СЭД и календарем на личных устройствах членов коллегиальных органов – какую информацию транслировать при подготовке заседания, составлении протокола и выдаче поручений на исполнение. Что важно подписывать усиленной квалифицированной ЭП, а где оптимальнее применять простые ЭП. Как заверять бумажные копии электронных протоколов. Показываем пример оформления протокола заседания коллегиального органа.

Павел Казанцев
руководитель проектов электронного документооборота

В какие описи дел включать электронные документы?

Делопроизводство и архив
№ 03 / 2026
Современное делопроизводство

Почему нельзя все электронные документы определенного года включать в одну опись (по форме из Приложения № 12 к архивным Правилам 2023 года)? На какие группы их следует разбить как минимум (каждую включив в свою опись электронных документов)? И какие дополнительные разновидности описей используют практики для удобства работы? Поводом для «разбирательств» стал вопрос читателя.

Вера Иритикова
профессиональный управляющий документами, документовед, приглашенный лектор Российской академии народного хозяйства и государственной службы при Президенте РФ

Как в СЭД настроить работу с гибридной перепиской и копиями приказов

Делопроизводство и архив
№ 08 / 2026
Информационные технологии

Как в нормативной базе формулируются требования к работе с гибридными делами. Для каких организаций они обязательны. Какие возможны варианты отражения в номенклатуре гибридных дел с перепиской (показываем примеры). Как потом вносить данные по ним в итоговую запись номенклатуры и описи дел. Как можно с бумажными оригиналами приказов передавать в архив в качестве фонда пользования их РКК из СЭД с вложенными сканами этих приказов. Как такие РКК можно отразить в номенклатуре дел. Сначала мы показываем, по какой логике желательно выстроить работу в любой СЭД с точки зрения современных правил делопроизводства. А потом – какой функционал вам поможет создавать гибридные дела в конкретной СЭД «1С:Документооборот», о которой нас спросил подписчик. Его вопросы и стали поводом для этой статьи.

Вера Иритикова
профессиональный управляющий документами, документовед, приглашенный лектор Российской академии народного хозяйства и государственной службы при Президенте РФ
Лариса Иванова
методолог отдела разработки программ документооборота фирмы «1С»

Как разработать Регламент конвертации / миграции электронных документов

Делопроизводство и архив
№ 03 / 2026
Информационные технологии

На основании какой нормативно-методической базы и каких ГОСТов разрабатывать ЛНА по работе с электронными документами. На что опираться при разработке ЛНА по конвертации / миграции электронных документов. Как его назвать: когда это будет инструкция, а когда регламент или положение, порядок. Какие вопросы необходимо регламентировать. Какие разделы включить.

Валентина Янковая
канд. ист. наук, доцент Российского государственного гуманитарного университета

Оформляем акты на уничтожение документов

Делопроизводство и архив
№ 04 / 2017
Оформление документов

В каком порядке в структурных подразделениях выявляются документы для уничтожения? Как описать в акте черновики, проекты и лишние экземпляры? Как составить сводный акт по организации о выделении к уничтожению документов, не подлежащих хранению? Какие графы таблицы и реквизиты в утвержденной форме акта не нужно заполнять, если ваша организация не является источником комплектования государственного или муниципального архива, а также если к уничтожению выделяются документы подразделений, еще не сданные в архив организации? Факт уничтожения нужно документировать отдельно. Какие варианты оформления при этом возможны?

Вера Иритикова
профессиональный управляющий документами, документовед, приглашенный лектор Российской академии народного хозяйства и государственной службы при Президенте РФ

Оформляем приложения к договорам: сложные случаи

Делопроизводство и архив
№ 10 / 2019
Оформление документов

Даем ответы на следующие вопросы подписчиков (с примерами оформления и алгоритмами действий). Как лучше нумеровать приложения к приложениям договоров? Если сначала было единственное приложение и его оставили без номера (в договоре есть неоднократные ссылки на него в таком виде), а потом к договору надо оформить второе приложение, то как быть с их нумерацией? Как форму документа (например, акта) сделать приложением к договору: как оформить его шапку, наименование и сколько комплектов подписей изобразить? Как придать юридическую силу скан-копиям договора и приложений к нему при их направлении по электронной почте, если у контрагентов нет электронных подписей? Как в этом случае можно упростить создание копий документов, если у них очень много страниц?

Светлана Ларина
юрист, эксперт журнала
Наталия Сараева
эксперт журнала

Правила деловой переписки по электронной почте

Делопроизводство и архив
№ 07 / 2020
Оформление документов

Даем практические советы с примерами формулировок, которые помогут вам правильно обратиться и приветствовать получателя вашего электронного письма, составить текст и оформить свою подпись. Грамотно обращаться с полями «Тема», «Кому», «Копия» и «Скрытая копия», не переусердствовать с назначением важности письмам. Правильно пересылать вложенные файлы, а для особо тяжелых покажем способ их передачи путем закачивания на Яндекс-диск и вставки в электронное письмо ссылки для скачивания. Вовремя отвечать на электронную корреспонденцию и настроить вежливый автоответ на период своего временного отсутствия. В результате вы узнаете, что уместно в деловой электронной переписке и как это реализовать.

Елена Игнатьева
член НАСПЭ, консультант по этикету, деловым коммуникациям и административному управлению, преподаватель «Smart and Talented»

Как загрузить документы в СЭД

Делопроизводство и архив
№ 07 / 2021
Современное делопроизводство

Описан ассортимент решений, которые сейчас используются для создания или «заглатывания» готовых документов в СЭД: их можно создавать по шаблонам; загружать готовые файлы; работать с комплектом файлов, из которых состоит один документ; автоматически распознавать текст отсканированного документа, чтобы СЭД сама заполнила часть полей для его регистрационной карточки (РКК) и смогла потом осуществлять полнотекстовый поиск, а не только по тем полям, что есть в РКК; как штрихкоды помогают организовать потоковое сканирование входящих документов. Эти современные возможности показаны на примерах из СЭД «1С: Документооборот».

Лариса Иванова
ведущий эксперт по документообороту отдела разработки программ документооборота фирмы «1С»
Руслан Кудабаев
руководитель направления 1С отдела продаж и внедрения систем электронного документооборота компании СофтЭксперт