Авторы делятся своей методикой обследования документооборота организации. В прошлый раз мы говорили о проведении опроса работников и удобного способа фиксации его результатов, чтобы потом структурированную информацию было легче анализировать.
В этой заключительной части статьи речь идет о дальнейшей формализации и систематизации собранных данных о том, с какими документами и как работают в организации (модель «как есть сейчас»), о подготовке отчета, рекомендаций по оптимизации и дорожной карты по их внедрению.
Авторы делятся не содержанием возможных решений по автоматизации, а методикой работы и формами документов, таблицами, в которых удобно систематизировать информацию.
Продолжаем описывать собственную методику аудита документооборота в рамках подготовки предприятия к внедрению системы электронного документооборота, которая обкатана нами уже на десятках проектов.
Напомним, что аудит документооборота включает 4 этапа:
- Сбор первичных данных методом опроса (о нем мы подробно говорили в № 2’ 2023).
- Полученные данные формализуются и обрабатываются.
- Анализируются документальные источники.
- Результаты исследования интерпретируются, выявляются отклонения от эталонной модели и сводятся в итоговые отчеты.
Методика формализации, анализа и интерпретации первичных данных, собранных на первом этапе аудита документооборота, будет рассмотрена в этой публикации (т.е. речь пойдет о трех последних этапах аудита документооборота).
Подчеркнем, что наша цель – раскрыть именно методику работы, отдельные элементы которой (или всю целиком) вы сможете позаимствовать и реализовать на своем предприятии. Ведь задачу внедрения либо оптимизации СЭД довольно часто руководство организации ставит перед руководителем службы ДОУ 1.
Формализация и обработка первичных данных
Первый этап аудита мы завершаем подготовкой протоколов интервью. Это и есть первичные данные, которые потом требуют формализации и анализа. Особенность проектов автоматизации документооборота заключается в значительном объеме таких первичных данных – объем протоколов интервью с описанием процессов обработки документов может превышать 500 страниц. Поэтому уже на этапе составления протоколов мы предложили использовать формализованный текст.
Следующий шаг – преобразование такого текста в табличный формат, а точнее, в 2 таблицы для дальнейшей формализации первичных данных:
- в Таблице 1 см. «шапку» Реестра видов документов с набором постоянных и переменных информационных компонент;
- в Примере 8 – Описание моделей документных процессов, применяемых в организации.
