Как оформить уничтожение электронных документов?

Аспект управления документами

Вопрос, заданный одним из читателей журнала и ставший названием статьи, заставил порассуждать на эту тему. Прежде чем оформлять уничтожение электронных документов, важно понять оптимальную систему работы с ними, тогда вы сможете реализовать ее в своей организации.

Электронный документ представляет собой физическое поле, в котором информация отображается в виде сигналов и символов, но помимо этой физической, технической структуры он имеет и логическую структуру, то есть систему отношений между элементами данных, составляющих документ.

Метаданные – это данные электронного документа (о его контексте, содержании, структуре и управлении им), которые необходимы для поддержки требований ГОСТа Р ИСО 15489 и установлены связанным с ним стандартом ГОСТ Р ИСО 23081–1–2008 «Система стандартов по информации, библиотечному и издательскому делу. Процессы управления документами. Метаданные для документов. Часть 1. Принципы». Если не побояться тавтологии, то можно дать еще одно точное определение метаданным – это данные о данных, информация об информации, это описание контента электронного документа.

Создание, использование, хранение и уничтожение документов в информационной системе необходимо рассматривать как единую технологию.

Все вопросы определения сроков хранения электронных документов, включенных в информационную систему, выделения их на дальнейшее хранение или уничтожение должны решаться на стадии проектирования и внедрения данных систем. Это правило отражено и в требованиях к информационным системам электронного документооборота, утвержденных приказом Минкомсвязи России от 02.09.2011 № 221 (далее – Требования к СЭД), в соответствии с которыми информационная система должна выполнять функцию формирования описей дел, актов о выделении документов и дел к уничтожению и даже уничтожать сами документы (см. п. 20 Требований к СЭД).

То есть информационные системы должны обеспечивать не только движение документов (быть неким «транспортом»), но и выполнять все технологические операции с ними. К сожалению, на отечественном рынке сейчас практически отсутствуют системы, поддерживающие в полной мере весь цикл управления документами – от их создания (включения документа или информации о нем в информационную систему) до уничтожения. Не случайно Министерство экономического развития РФ в конце 2011 года специально подчеркнуло, что программное обеспечение, используемое в системах электронного документооборота федеральных органов исполнительной власти, должно в обязательном порядке соответствовать Требованиям к СЭД (см. информационные письма от 16.12.2011 № ОГ-Д09-2522 и от 16.11.2011 № Д09-3254).

Напомним, что если вы как пользователь информационной системы хотите избавиться от файла (например, вордовского документа) и выбираете в Windows команду «Удалить», то операционная система физически не затирает этот документ, а просто начинает считать, что данное пространство свободно для последующей записи на него новой информации. И покуда записи этой новой информации поверх фактически не удаленного, а помеченного к удалению документа не произошло, физически он продолжит существовать, хотя в Windows для обычного пользователя будет выглядеть удаленным. Это значит, что его еще можно будет восстановить и использовать.

Чтобы такого не происходило, говоря об удалении, мы будем подразумевать физическое уничтожение электронного документа, которое означает:

• окончательную и необратимую потерю документа и его метаданных,
• окончательный разрыв связей документа с другими, с которыми он связан контекстом / содержанием или ссылками (например, в рамках механизма «связанные документы» в информационной системе).

Отбор электронных документов к уничтожению и составление на них акта должны производиться в обычном порядке – после подготовки описей дел постоянного и временного (свыше 10 лет) сроков хранения за период, за который проводится экспертиза ценности документов.

Первый этап экспертизы ценности документов, как известно, начинается в процессе разработки номенклатуры дел организации. Поэтому важное значение имеет включение в номенклатуры дел структурных подразделений четкого описания и общих, и локальных информационных систем, баз данных, представлений, файлов, всех электронных ресурсов, которые используются подразделениями организации:

• это могут бытьфайлы, таблицы или целые папки (директории) общего (т.е. коллективного) доступас указанием ответственного за их ведение и его «дублера». Ответственные лица в этом случае обязательно перечисляются в номенклатуре дел, например, в графе «Примечания»: