Постановление Правительства РФ от 29.12.2014 № 1595 изменило правила документирования командировок с 08.01.2015. Как теперь выглядит состав необходимого комплекта документов для подтверждения командировки? И как службе делопроизводства оформлять «оставшиеся в живых» документы, на которые ложится дополнительная доказательная нагрузка?

В связи со вступлением в силу 08.01.2015 постановления Правительства РФ от 29.12.2014 № 1595 с простым техническим заголовком «О внесении изменений в некоторые акты Правительства Российской Федерации»1 командировочное удостоверение, служебное задание и отчет о командировке не составляются при оформлении командировки и по ее итогам.

Командировочные удостоверения отменены и для государственных гражданских служащих в связи с изменениями, внесенными в порядок их командирования указом Президента РФ от 12.12.2014 № 765 (вступил в силу с 01.02.2015).

Доказательством фактического срока командировки теперь являются проездные документы, а по ее результатам необходимыми стали только авансовый отчет и другие документы о фактических расходах, ­связанных с командировкой.

Заметим, что для билетов, квитанций и особенно для чеков в настоящее время широко применяется термопечать, которая выцветает через год-два и не позволит предъявить эти документы в качестве доказательства. А 4 года – срок, который установлен Налоговым кодексом РФ как срок хранения первичных учетных документов; 5 лет – срок хранения по Перечню типовых управленческих архивных документов2 (ст. 362 или ст. 669).

Как применить на практике новые правила оформления командировок? Почему приказ о командировке приобретает роль главного документа и основного доказательства обоснованности командирования? Что ­делать с журналами регистрации командировок и ­командированных?

Что было?

На протяжении примерно 10–15 последних лет для оформления командировок сложилась оптимальная по составу совокупность ­необходимых и достаточных документов, в которых:

  • закреплялись основания командировки;
  • формулировались управленческие действия по командированию и сроки, закреплялись конкретные цели и задания;
  • подтверждались факты выполнения заданий и произведенные расходы.

Эта совокупность документов представляет собой функциональный документный комплекс, объединяющий документы, принадлежащие к различным системам документации, но связанные между собой целью создания и тем, что они возникают по одной и той же управленческой задаче – они необходимы для оформления командирования. В этой взаимосвязи они представляют собой комплексное доказательство. На практике же доказывать необходимо не сроки командировок, а самое главное – соответствие целей и заданий командировки основным направлениям деятельности организации. В зависимости от целей (а не от сроков) командировочные расходы в бухгалтерском и налоговом учете предстоит относить на прибыль или на себестоимость (в проектах, например), учитывать при исчислении НДФЛ и взносов во внебюджетные фонды, доказывать их ­обоснованность в налоговых проверках и перед регуляторами и ­контролерами.

Основанием для командировки традиционно являлся сводный план командировок, который составлялся на основании планов командировок структурных подразделений. План командировок и сейчас относится к системе плановой документации, при его формировании учитывается еще и финансовый план организации на год. Считается, что в планировании командировок находится одна из «точек оптимизации» бюджета организации. План командировок составляется прежде всего по основным направлениям деятельности организации, предусматривающим выполнение каких-либо работ вне ее места нахождения, в том числе в рамках исполнения договоров, реализации контрольных функций, повышения квалификации персонала, сотрудничества и кооперации, проведения ­маркетинговых и PR-акций с целью продвижения продуктов и услуг и т.п.

Не случайно в проверках обоснованности командирования ключевую роль играют уставы организаций, положения о подразделениях и должностные инструкции сотрудников. Без доказательных оснований на международный Давосский инвестиционный форум не может сам себя командировать руководитель обычного производственного ООО, не сделавшего каких-либо инновационных прорывов, курьер или рядовой сотрудник не направляются в командировку для заключения договора без соответствующих отдельно оформленных полномочий (а только для его получения или передачи), по проекту разработки и внедрения СЭД бизнес-аналитики и программисты командируются исключительно в соответствии с планом-графиком командировок, который утверждается в составе проекта (бюджет проекта, сметы оформляются как ­приложения к соответствующему договору).

Для оформления разовых управленческих действий по командированию сотрудников в...

Вы видите 20% этой статьи. Выберите свой вариант доступа

Купить эту статью
за 300 руб.
Подписаться на
журнал сейчас
Получать бесплатные
статьи на e-mail

Читайте все накопления сайта по своему профилю, начиная с 2010 г.
Для этого оформите комплексную подписку на выбранный журнал на полугодие или год, тогда:

  • его свежий номер будет ежемесячно приходить к вам по почте в печатном виде;
  • все публикации на сайте этого направления начиная с 2010 г. будут доступны в течение действия комплексной подписки.

А удобный поиск и другая навигация на сайте помогут вам быстро находить ответы на свои рабочие вопросы. Повышайте свой профессионализм, статус и зарплату с нашей помощью!

Внимание!
Ловите годовую подписку 2022 в сентябре!
Скидка становится меньше с каждым месяцем.

Рекомендовано для вас

Быть иль не быть командировочному удостоверению? Взгляд юриста

Согласно новой редакции Положения об особенностях направления работников в служебные командировки командировочное удостоверение и служебное задание с января 2015 г. оформлять не требуется. Но юрист выступает в защиту первого, объясняя, как этот документ поможет отстоять ваши интересы в диалоге с ­налоговыми органами.

Как утвердить формы документов внутри организации?

Формы каких документов с января 2013 года должны утверждаться в коммерческих организациях и госсекторе? Для них правила существенно различаются – автор объясняет, в чем отличие. Как утвердить первичные учетные документы в составе учетной политики предприятия? Как решить задачу унификации, учета и утверждения форм документов организации в режиме минимально необходимых трудозатрат? И как выполнить эту работу по максимуму, используя возможности Табеля, Альбома и Классификатора форм документов, но уже на современном уровне, т.е. для оптимизации и автоматизации бизнес-процессов организации? В ходе ответа на эти вопросы автор обращает внимание читателей на то, какие функции стоит брать на себя службе делопроизводства и зачем, а какие оставить другим (например, бухгалтерии или ИТ-подразделению).

Оформляем актуализацию локальных нормативных актов

Конец года – это повод пересмотреть и актуализировать внутренние регламентирующие документы организации (как минимум, обратите внимание на те, что определяют деятельность вашего подразделения). Когда целесообразнее внести изменения, дополнения, а когда лучше заменить старый документ на новый целиком? Как документально оформить разные способы «рокировки» и все зарегистрировать, чтобы потом легко «находить концы»? Как организовать и зафиксировать ознакомление ­отрудников с первоначальным документом и его ­последующими редакциями?

Отправляем сотрудника в командировку

Мы решили собрать воедино все рекомендации относительно командирования сотрудников: каков порядок работы, какие требования необходимо соблюсти, как оформить полный комплект документов? Мы займемся не только привычными для всех служебным заданием и отчетом о его выполнении (унифицированная форма № Т-10а), приказом и командировочным удостоверением (формы № Т-9 и № Т-10). Вы узнаете, кого нельзя отправить в командировку и как оформлять с ними отношения документально, как продлить командировку, как вести журналы учета выбывших и прибывших в командировку (которые появились только в конце прошлого года).

Как утвердить формы документов внутри организации?

Формы каких документов с января 2013 года должны утверждаться в коммерческих организациях и госсекторе? Для них правила существенно различаются – автор объясняет, в чем отличие. Как утвердить первичные учетные документы в составе учетной политики предприятия? Как решить задачу унификации, учета и утверждения форм документов организации в режиме минимально необходимых трудозатрат? И как выполнить эту работу по максимуму, используя возможности Табеля, Альбома и Классификатора форм документов, но уже на современном уровне, т.е. для оптимизации и автоматизации бизнес-процессов организации? В ходе ответа на эти вопросы автор обращает внимание читателей на то, какие функции стоит брать на себя службе делопроизводства и зачем, а какие оставить другим (например, бухгалтерии или ИТ-подразделению).

Оформление командировок работников бюджетных организаций, занимающихся деятельностью, приносящей доход

При оформлении командировок работников бюджетных организаций возникают определенные трудности. Во-первых, в бюджетных организациях, занимающихся деятельностью, приносящей доход, необходимо определять источники финансирования оплаты командировочных расходов. Во-вторых, для значительного числа бюджетных организаций характерно совмещение должностей их штатными работниками. Поэтому приходится оформлять направление работника в командировку не только по основному месту работы В-третьих, при направлении в командировку руководителя (организации или ее подразделения) необходимо документально оформить возложение его обязанностей на другого работника на период командировки. В этой статье мы покажем, как можно решить все три проблемы, внеся соответствующие дополнения в унифицированные формы, используемые при оформлении командировок работников.

Оформляем актуализацию локальных нормативных актов

Конец года – это повод пересмотреть и актуализировать внутренние регламентирующие документы организации (как минимум, обратите внимание на те, что определяют деятельность вашего подразделения). Когда целесообразнее внести изменения, дополнения, а когда лучше заменить старый документ на новый целиком? Как документально оформить разные способы «рокировки» и все зарегистрировать, чтобы потом легко «находить концы»? Как организовать и зафиксировать ознакомление ­отрудников с первоначальным документом и его ­последующими редакциями?

Отправляем сотрудника в командировку

Мы решили собрать воедино все рекомендации относительно командирования сотрудников: каков порядок работы, какие требования необходимо соблюсти, как оформить полный комплект документов? Мы займемся не только привычными для всех служебным заданием и отчетом о его выполнении (унифицированная форма № Т-10а), приказом и командировочным удостоверением (формы № Т-9 и № Т-10). Вы узнаете, кого нельзя отправить в командировку и как оформлять с ними отношения документально, как продлить командировку, как вести журналы учета выбывших и прибывших в командировку (которые появились только в конце прошлого года).