В отпуск по графику: баланс интересов и документальное оформление

Трудовые отношения наиболее детально урегулированы российским правом. Практически все вопросы, которые возникают в рамках трудового договора, нашли свое решение в Трудовом кодексе РФ¹ и иных нормативных актах.

Что такое основной отпуск?

Для тех, кому работа доставляет радость только 2 раза в месяц (в дни получения заработной платы), отпуск – это самое счастливое время. Для тех же, кто возводит свою работу в культ, отпуск – это страшное время, когда их вынуждают бездельничать. Несмотря на это, и для тех, и для других отпуск – это, прежде всего, возможность восстановить свое здоровье и набраться сил для новых трудовых свершений.

Закон не содержит расшифровки данного термина. Вместе с тем его легко понять, если обратиться к главе 19 «Отпуска» ТК РФ. По своей сути отпуск – это промежуток времени, в течение которого за работником сохраняется место работы, а сам он освобожден от исполнения трудовых обязанностей с целью отдыха и восстановления трудоспособности. Ежегодный отпуск бывает основным и дополнительным².

Ежегодный основной оплачиваемый отпуск предусмотрен в ст. 114–115 ТК РФ. Он составляет 28 календарных дней и должен предоставляться таким образом, чтобы хотя бы одна из его частей была не менее 14 календарных дней.

Поскольку продолжительность ежегодного основного отпуска значительна, законодатель с целью баланса интересов работника и работодателя вводит такое понятие, как «график отпусков». По своей природе это достаточно уникальный инструмент. С одной стороны, его разрабатывает работодатель, хотя и с учетом мнения выборного органа первичной профсоюзной организации и пожеланий самих работников. С другой стороны, с момента утверждения этот документ ограничивает, прежде всего, самого работодателя (ст. 123 ТК РФ). Но если отпуск и так обязательный, не проще ли предоставлять его, что называется, «с колес», когда возникают «окна в производственном процессе»? Попробуем разобраться.

График отпусков – жесткий план или гибкий график?

График отпусков с 1 января 2013 года составляется в форме, определенной руководителем организации (ч. 4 ст. 9 Федерального закона от 06.12.2011 № 402-ФЗ «О бухгалтерском учете»). Но большинство компаний продолжают пользоваться графиком отпусков, составляемым по унифицированной форме № Т-7³, т.к. она подгружена в программу «1С» и другие бухгалтерские и кадровые системы. И мы в Примере 7 заполнили именно ее с небольшими корректировками под нужды организации (см. отметки с «1» по «3).

Сводный график отпусков по организации отражает распределение очередных (ежегодных) оплачиваемых отпусков работников всех структурных подразделений на календарный год. Он должен быть утвержден на следующий год не позднее чем за 2 недели до его наступления. После этого «график отпусков обязателен как для работодателя, так и для работника» (ст. 123 ТК РФ), т.е. теоретически это очень жесткий документ. Но практически все выглядит иначе.

Во-первых, есть перечень случаев, когда работник вправе требовать перенести отпуск. К ним относятся:

• временная нетрудоспособность работника, совпадающая с отпуском;
• исполнение работником во время отпуска государственных обязанностей, если для этого трудовым законодательством предусмотрено освобождение от работы (например, военные сборы);
• ситуации, когда работодатель не выплатил вовремя отпускные;
• случаи, если работодатель предупредил работника о времени начала этого отпуска позднее чем за 2 недели до его начала.

Перенос отпуска происходит по письменному заявлению работника (см. Пример 4). При этом новые даты предоставления отпуска должны быть согласованы сторонами.

Во-вторых, в исключительных случаях в интересах организации отпуск можно перенести с согласия работника. Под исключительными случаями понимаются ситуации, когда предоставление отпуска может неблагоприятно отразиться на нормальном ходе работы организации.

ТК РФ составлен так, как будто работник и работодатель всегда смогут договориться. А если не смогут, то целый раздел кодекса посвящен порядку разрешения индивидуальных трудовых споров. На практике же возникновение конфликта между работником и администрацией компании в большинстве случаев заканчивается увольнением первого. Обычно наиболее пострадавшей стороной становится работник. Поэтому сотрудники редко отказываются от предложений работодателя перенести отпуск.

Еще более формальными графики отпусков являются, например, для лиц, служащих в органах внутренних дел. Для них такой документ вполне официально является ориентиром, тогда как сам отпуск предоставляется только на основании приказа руководителя. Данный вывод можно сделать из толкования норм Федерального закона от 30.11.2011 № 342-ФЗ «О службе в органах внутренних дел...», сделанного апелляционной инстанцией Московского городского суда в деле № 33-50461/2016:

Что дает график отпусков работнику?

Если трудовые отношения с работником регулируются общими правилами, то его отпуск, закрепленный в графике отпусков, дает ему уверенность и возможность планировать свой отдых, например заранее покупать турпутевку, билеты. На это неоднократно указывали и суды.

Более того, работник вправе уйти в отпуск по графику (прекратить выходить на рабочее место) даже в том случае, если работодатель нарушает свои обязанности по своевременному предупреждению работника о начале отпуска и не выплачивает ему «отпускные». Однако сложившаяся практика показывает, что работник в этом случае должен уведомить работодателя о том, что уходит в отпуск по графику (копию данного уведомления с отметкой о его передаче в канцелярию или руководителю лучше сохранить).

Что дает график отпусков работодателю?

Как ни странно, но то же самое, что и работнику, – возможность планировать и рассчитывать рабочий график. Правда, в отличие от работника работодателю нужно учесть намного больше переменных факторов. Именно поэтому законодатель и предоставил ему право фактически самостоятельного составления и утверждения графика отпусков – мнение иных участников трудовых отношений только учитывается... по возможности. То есть работник может пожелать уйти в отпуск в июле, но работодатель вправе поставить его в график в январе (исключение составляют льготные категории сотрудников, перечисленные в Таблице 1).

Единственное, что требуется, это соблюдение формальных требований к порядку и срокам утверждения графика отпусков. Если график отпусков утвержден, работнику можно обоснованно отказывать в предоставлении отпуска в любой другой период. Данная позиция неоднократно подтверждалась судами⁴.

Более того, работник не вправе даже выйти из отпуска досрочно по своей инициативе.

График отпусков помогает работодателю:

• выявить льготные категории граждан (перечислены в Таблице 1), благодаря чему можно наиболее полно учесть их пожелания, а оставшиеся «промежутки» предложить другим работникам. Ведь из-за отпусков не должен пострадать производственный процесс;
• контролировать реальность и продолжительность предоставленных отпусков. Не секрет, что работники стараются прибегнуть к различным уловкам, чтобы продлить оплаченные отпуска. Наиболее распространенная из них – это заявления на отпуск без включения в его календарные дни выходных. Но ведь законодатель, говоря о гарантированной продолжительности отпуска в 28 календарных дней (фактически это 4 недели), подразумевал, что в них помещается 20 рабочих и 8 выходных дней. Нерабочие праздничные дни в составе календарных дней отпуска и так не учитываются (т.е. отдых в них рассматривается не как отпуск, даже если они оказываются внутри него). Поясним:

Как ознакомить?

Особо хотелось бы обратить внимание наших читателей на проблему ознакомления работников с графиком отпусков. Трудовой кодекс такого требования не содержит. Однако представители госорганов неоднократно указывали на обязательность этой процедуры⁵. Они обосновывают это тем, что график отпусков является локальным нормативным актом работодателя. С этим сложно согласиться, т.к. он не содержит норм, общих для всех работников организации, а является сводной ведо-мостью, отражающей порядок реализации работодателем индивидуальных условий трудовых договоров с работниками.

Ранее доведение утвержденного графика отпусков до сведения всех работников осуществлялось путем вывешивания его в удобном для ознакомления месте. Такая обязанность была установлена в п. 20 Типовых правил внутреннего трудового распорядка для рабочих и служащих предприятий, учреждений, организаций, утв. постановлением Госкомтруда СССР от 20.07.1984 № 213. Но сейчас законодатель уделяет защите персональных данных работников куда больше внимания, чем в советские времена. Поэтому работодателю необходимо учитывать, что предоставляя для ознакомления каждому работнику весь график отпусков, можно дождаться обвинений в разглашении персональных данных работников. Как решить данную проблему? Самое простое – после утверждения графика отпусков ознакомить каждого работника со сведениями только о его отпуске:

• направив персональное уведомление (под подпись) каждому работнику либо
• добавив в график отпусков дополнительную графу, где работники могли бы расписываться в ознакомлении с указанием даты (см. графу 11 в Примере 7). При проставлении подписи работником можно прикрывать часть текста листом бумаги.

Часть 3 статьи 123 ТК РФ предписывает работодателю уведомлять работника об отпуске не позднее чем за 2 недели до его начала. Многие считают, что достаточно ознакомить работника с графиком отпусков сразу после его утверждения (т.е. задолго до начала отпуска). Но ознакомление с графиком отпусков в конце предыдущего года и уведомление о начале отпуска накануне его предоставления – это разные вещи.

С формальной точки зрения, ознакомив в декабре 2016 года работника с запланированным на лето 2017 года отпуском, работодатель соблюдает букву закона – уведомляет не позднее чем за 2 недели до начала отпуска. Однако в этом случае теряется сам смысл уведомления (как напоминания ближе к отпуску). Да и статью 136 ТК РФ (которая требует оплату отпуска производить не позднее чем за 3 дня до его начала) никто не трактует так, чтобы перечислять отпускные за полгода до него.

Поэтому, на наш взгляд, вне зависимости от того, ознакомлен ли работник с графиком отпусков непосредственно после его утверждения, перед началом отпуска необходимо такое уведомление повторить. Сделать это можно разными способами⁶:

• персональное уведомление (кроме необходимого извещения о дате запланированного отпуска эту форму можно приспособить для получения обратной связи от работника и его непосредственного руководителя, ведь со времени утверждения графика могли открыться новые обстоятельства, требующие переноса отпуска, см. Пример 2),
• журнал уведомлений (плюс данного способа в экономии бумаги – не надо печатать индивидуальные извещения, минус – в необходимости вносить записи в журнал от руки (Пример 3)) либо
• внесение в график отпусков дополнительных граф (одна может отражать ознакомление с утвержденным графиком, а вторая – уведомление перед началом отпуска, см. графы 11 и 12 в Примере 7). А заодно можно удалить и отметку об учете мнения профсоюзного органа, если такового в вашей организации нет (см. «2» там же).

Сразу оговоримся, что система журналов и подписей в графике отпусков работает только с традиционными офисными сотрудниками. Если у вас есть дистанционные работники или надомники, требовать их появления в офисе для проставления подписей «в журнале» просто не рационально. В этом случае возможны только индивидуальные уведомления. Дистанционному работнику такое уведомление может быть направлено не только в бумажной, но и в электронной форме с подписанием электронной подписью (ч. 4 и 5 ст. 312.1 ТК РФ).

Уведомить работника надо как минимум о дате начала и продолжительности отпуска. Но далеко не все сотрудники сведущи в тонкостях подсчета его календарных дней, потому могут промахнуться с датой окончания отпуска. Чтобы избежать досадных недоразумений, советуем в извещении об отпуске указывать еще и дату его окончания.

В Примере 2 (см. «1») отражена ситуация, когда отпуск в 28 календарных дней начинается 5 июня 2017 года. Многие подумают, что отпуск с понедельника продолжительностью 4 недели и завершится через 4 недели (в воскресенье 02.07.2017) с выходом на работу в понедельник 03.07.2017. Но в период отпуска попадает нерабочий праздничный день 12 июня, поэтому отпуск оканчивается на день позже – т.е. появиться на работе нужно будет во вторник 04.07.2017.

Перенос отпуска

Если у работника есть какие-либо возражения относительно предоставления ему отпуска в запланированный период, ему необходимо письменно уведомить об этом работодателя, в противном случае его действия могут быть расценены как злоупотребление своими правами. Это можно сделать в форме из Примера 2 (см. «2») либо отдельным документом (Пример 4).

Например, уже после утверждения графика отпусков у работника могут появиться льготы, которые работодатель обязан учесть. Наиболее простой вариант – сотрудница вышла замуж за военнослужащего. После этого у нее появилось право требовать предоставления отпуска одновременно с отпуском мужа⁷, см. Пример 4. Здесь работодателю остается только:

• издать приказ об изменении графика отпусков⁸ (Пример 6) и
• внести новые сведения в график (см. «4» в Примере 7).

К сожалению, законодатель не объяснил, как быть, если «льготный сотрудник» потребует повторно изменить сроки его отпуска уже после утверждения графика отпусков. С одной стороны, подобные действия работника вносят значительную неопределенность в производственный процесс, ставя под сомнение сам принцип предоставления отпусков по графику. С другой – ТК РФ указывает (ст. 123 ТК РФ) на безусловное право работника по собственному желанию определять дату начала своего отпуска. На практике специалисты контролирующих органов в этой ситуации часто встают на сторону работника.

Если же работодатель не обязан следовать пожеланиям работника, то сопоставляя свои возможности и потребности работника, он может пойти ему навстречу по доброй воле. Ситуация с отказом в визе и сменой турпутевки относится к таковым (см. «2» в Примере 2).

Работодатель тоже вправе выступить с инициативой переноса отпуска. Обычно это связано с производственной необходимостью.

Вне зависимости от того, кто выступает инициатором, порядок оформления внесения изменений в график отпусков практически идентичен. Разница лишь в том, как отражается инициатива переноса и согласие на него другой стороны. Документировать можно следующим образом:

• работник может инициировать перенос отпуска заявлением (Пример 4) либо в уведомлении об отпуске (Пример 2). Лучше письменно взять согласие его непосредственного руководителя, например путем оформления визы на инициативном документе (см. «1» там же). Окончательное решение закрепляется приказом о переносе отпуска или об изменении графика отпусков (см. пункт 1 приказа из Примера 6);
• работодатель может инициировать перенос отпуска, например, докладной запиской непосредственного руководителя (Пример 5) либо в форме уведомления об отпуске (Пример 2), а согласие на это работника можно оформить здесь же (см. «!»). Окончательное решение опять же закрепляется приказом (пункт 2 приказа из Примера 6).

После издания приказа о внесении изменений в график отпусков в графике отражается факт переноса отпуска в графах 8 и 9 (см. «4» в Примере 7). Если перенос будет повторяться, то записи осуществляются одна под другой.

В исключительных случаях, когда предоставление отпуска работнику в текущем рабочем году может неблагоприятно отразиться на нормальном ходе работы организации, допускается с согласия работника перенесение отпуска на следующий рабочий год. При этом отпуск должен быть использован не позднее 12 месяцев после окончания того рабочего года, за который он предоставляется. Запрещается непредоставление ежегодного оплачиваемого отпуска в течение 2 лет подряд, а также непредоставление ежегодного оплачиваемого отпуска работникам в возрасте до 18 лет и работникам, занятым на работах с вредными и (или) опасными условиями труда (ст. 124 ТК РФ).

При переносе и делении отпуска на части следует учитывать еще одно правило: хотя бы одна часть отпуска в году должна быть не менее 14 календарных дней, остальное можно «мельчить» до такой степени, до которой стороны договорятся (ст. 125 ТК РФ).

Оформляем фактическое предоставление отпуска

Оформление предоставления отпуска всегда производится соответствующим приказом. Причем в большинстве случаев такие приказы издаются заблаговременно и являются основаниями для начисления оплаты за отпуск (отпускных). Обычно это происходит за 5-7 дней до даты начала отпуска (на основании приказа о его предоставлении еще должны быть рассчитаны и перечислены отпускные не позднее чем за 3 дня до начала отпуска).

В крупных организациях, строго придерживающихся графика отпусков, может издаваться один или два приказа в месяц о направлении сотрудников в отпуск. Т.е. приказ может оформляться не только индивидуально на каждого отпускника (Пример 8), но и на группу счастливчиков (Пример 9), при этом ранее разработанные Госкомстатом унифицированные формы № Т-6 и Т-6а многие продолжают использовать. Впрочем, мы помним, что используемые формы документов теперь должны быть утверждены руководителем организации. Соответственно, и на самих документах нужно ставить номер и дату документа, которым была утверждена форма в организации, а не только ссылку на постановлениетГоскомстата РФ от 05.01.2004 № 1 (см. «1» в Примерах 7, 8 и 9).