Работодатель потерял трудовую книжку работника (часть 1)

Единичная утеря трудовой книжки

Специального регламента восстановления трудовых книжек, утерянных по вине работодателя, законодательством не установлено. Поэтому следует соблюдать порядок, утвержденный для восстановления книжек, утраченных по вине работника ¹. Речь идет об оформлении дубликата трудовой книжки.

Во всех случаях дубликат оформляется работодателем только по последнему месту работы. Предыдущие работодатели записи в дубликат не вносят ².

По общему правилу, именно работнику придется собирать документально подтвержденные сведения о предыдущих местах работы (при их наличии) ³. А работодатель обязан оказать содействие работнику в получении таких документов ⁴.

Но у негодующих работников и добросовестных работодателей здесь возникает логичный вопрос: почему именно работник должен писать заявление на выдачу дубликата и собирать документы, подтверждающие стаж, если в утере трудовой книжки виноват работодатель? К сожалению, действующее законодательство этот вопрос не регулирует, поэтому многие руководствуются общим порядком из утвержденных Правил.

Однако в разъяснении, данном на сайте онлайнинспекция.рф, Роструд допускает, что запрашивать справки с предыдущих мест работы для восстановления трудового стажа работника может не только работник, но и работодатель (например, сотрудник отдела кадров) ⁵.

В некоторых консультациях представители Роструда соглашаются, что если в утрате виновен работодатель, то «он должен самостоятельно оформить дубликат за свой счет. Работник лишь должен помочь по возможности предоставив информацию о предыдущих местах работы для ускорения процесса оформления дубликата». И ссылаются на порядок выдачи и оформления дубликата трудовой книжки, установленный в п. 31, 32 Правил ⁶ .

В других консультациях чиновники делают отписку, фактически оставляя за работником обязанность собирать документы, напоминая, что работодатель должен оказать содействие в их получении ⁷.

Как видите, работник чисто формально в подобной ситуации может отказаться сам собирать документы, подтверждающие его стаж и «повесить» это на работодателя (и будет абсолютно прав!). Но здесь есть 2 момента, которые необходимо разъяснить обиженному сотруднику:

•  в оформлении дубликата трудовой книжки и восстановлении всей информации о периодах своей работы «кровно» заинтересован именно работник. Он знает о том, где трудился и как долго, какую должность занимал. Работодатель же, скорее всего, к этому вопросу подойдет формально, сделав несколько запросов. А ведь если собранные документы не будут содержать полных сведений о работе в прошлом, то в дубликат будут внесены только имеющиеся в них сведения. Поэтому ради восстановления утраченной книжки работнику можно и побегать, причем с текущим работодателем вполне можно договориться, что это будет делаться работником в его рабочее время. Так будет значительно быстрее и, как правило, эффективнее;
• не нужно забывать, если запрашивать персональную информацию о работнике (а сведения о работе относятся именно к ней) от прежних работодателей, то придется получить на это разрешение у сотрудника в письменном виде. Обратите внимание: в согласии на получение персональных данных от третьих лиц нужно обязательно написать цель такого запроса и во избежание рисков желательно перечислить организации, куда вы планируете сделать запросы (см. Пример 3).

В любом случае не нужно конфликтовать с работником (поскольку это может вылиться в жалобу в государственную трудовую инспекцию, а это чревато внеплановой проверкой и штрафами, см. раздел «Ответственность»), стоит обсудить все плюсы и минусы обоих вариантов (когда работник самостоятельно собирает доказательства, и когда это делает работодатель). Возможно, часть сведений сотрудник соберет самостоятельно, а часть – работодатель (например, в отношении прежних работодателей из других регионов). И в такой совместной работе вы не только сохраните добрые отношения с обиженным работником, но и с большей долей вероятности восстановите данные из утерянной трудовой книжки.

Делаем выводы:

• при утере трудовой книжки для выдачи ее дубликата документы, подтверждающие стаж, может собирать как работник, так и работодатель;
• если это будет делать работодатель, то число оформляемых документов в процессе сбора необходимой информации увеличится.

Действия работодателя, если он сам собирает документы

Предположим, работник настроен негативно и отказывается заняться сбором сведений о прежней работе самостоятельно (либо у него физически нет на это времени). Тогда действия работодателя будут следующими:

Шаг 1. Вначале следует попросить работника написать заявление на выдачу дубликата трудовой книжки, как того требует общая процедура (см. п. 31 ​Правил и образец документа в Примере 1).

Роструд советует работникам оформлять заявление о выдаче дубликата в 2 экземплярах и зарегистрировать его у секретаря, чтобы на экземпляре сотрудника осталась отметка о дате и номере получения заявления ⁸.