Top.Mail.Ru

Этикет переписки по электронной почте на русском языке

Каких правил придерживаться, чтобы служебное электронное письмо выглядело достойно, не попало в спам, его текст был понятен и все вложенные файлы замечены? Как структурировать и сохранять историю переписки? Как сообщить адресату оптимальные способы связи с вами?

Сразу следует сказать, что правила делового этикета и, в частности, электронной переписки по большей части являются неписаными. ГОСТ о том, что нужно уважать своего виртуального собеседника и стремиться облегчить ему восприятие своего письма и поиск информации, нет. Это вопрос личной культуры каждого из нас – того, кто садится за компьютер и собирается писать электронное письмо. Впрочем, многие компании заботятся о собственном имидже и создают стандарты и регламенты по корпоративному этикету, в которые входят и правила обмена электронными письмами.

Кроме того, многие компании могут похвастаться наличием так называемого брендбука – локального нормативного акта (ЛНА), в котором (помимо прочего) полностью описан фирменный стиль организации, начиная от специально разработанного корпоративного шрифта и заканчивая правилами дизайна офисов. Оформлению сайта и корпоративной электронной почты в брендбуке отводится целый раздел.

А необходимый минимум правил служебной электронной переписки приведен в Примере 12 в конце статьи. Работникам организаций, в которых правила оформления электронной почты пока еще нигде не описаны, остается полагаться только на свой здравый смысл, фирменный стиль компании и ее внутренние стандарты.

Все предписания этикета электронной переписки можно условно разделить на 2 группы:

  • первая относится к оформлению письма;
  • вторая – к общению с адресатом.

Надо стремиться сделать восприятие информации получателем письма максимально легким. Тем более что все больше пользователей для оперативности смотрят электронную почту и отвечают на письма, не только сидя за компьютером, но и с мобильных устройств, включая смартфоны. Это нужно учитывать.

Фон

В почтовых программах можно оформить любое письмо так, как захочется владельцу аккаунта: раскрасить фон в любой цвет, замостить его хоть логотипом компании, хоть собственным фото. Вот только делать всего этого не нужно: никто не обязан разделять наши представления о прекрасном. Фон делового электронного письма должен быть нейтральным. Лучше всего – стандартным белым, заданным по умолчанию.

Шрифт

Если у компании есть корпоративный шрифт, то тексты всех писем и документов пишутся им. Если такого шрифта нет, то для электронной переписки рекомендуем выбирать простые шрифты без засечек: Arial, Calibri, Verdana. Цвет текста – черный или темно-серый.

Не нужно выделять даже самые важные места в письме красным или каким-либо другим цветом, а если без выделения никак не обойтись, то лучше воспользоваться курсивом или жирным начертанием.

Размер шрифта – тоже нейтральный, лучше всего заданный по умолчанию почтовой программой. Некоторые авторы писем почему-то привыкли специально уменьшать шрифт своей подписи под письмами. Это ложная скромность, и прибегать к ней не нужно. О вреде многочасовой работы за компьютером для глаз знают все, и не стоит усугублять ситуацию мелкими, а также витиеватыми, слишком бледными или разноцветными буквами.

Тема письма

Тему письма нужно заполнять обязательно. Это – важнейшее средство поиска писем в своем электронном ящике.

Тема должна быть короткой и информативной. Краткость нужна для того, чтобы тема полностью отображалась в списке писем. Старайтесь уместиться в 70 печатных знаков. Однако на небольших экранах смартфонов и планшетов в окне входящих...

Вы видите 20% этой статьи. Выберите свой вариант доступа

Купить эту статью
за 300 руб.
Подписаться на
журнал сейчас
Получать бесплатные
статьи на e-mail

Читайте все накопления сайта по своему профилю, начиная с 2010 г.
Для этого оформите комплексную подписку на выбранный журнал на полугодие или год, тогда:

  • его свежий номер будет ежемесячно приходить к вам по почте в печатном виде;
  • все публикации на сайте этого направления начиная с 2010 г. будут доступны в течение действия комплексной подписки.

А удобный поиск и другая навигация на сайте помогут вам быстро находить ответы на свои рабочие вопросы. Повышайте свой профессионализм, статус и зарплату с нашей помощью!

Внимание!
20% скидки на 2 полугодие 2021 г. на электронную версию журнала только в мае + специальный промокод от 10% на любой тип подписки (бумажная, электронная, комплект с доступом к базе знаний) = скидка от 30%

Рекомендовано для вас

Правила деловой переписки по электронной почте

Даем практические советы с примерами формулировок, которые помогут вам правильно обратиться и приветствовать получателя вашего электронного письма, составить текст и оформить свою подпись. Грамотно обращаться с полями «Тема», «Кому», «Копия» и «Скрытая копия», не переусердствовать с назначением важности письмам. Правильно пересылать вложенные файлы, а для особо тяжелых покажем способ их передачи путем закачивания на Яндекс-диск и вставки в электронное письмо ссылки для скачивания. Вовремя отвечать на электронную корреспонденцию и настроить вежливый автоответ на период своего временного отсутствия. В результате вы узнаете, что уместно в деловой электронной переписке и как это реализовать.

Коммерческая тайна при обмене документами с контрагентом

Можно ли установить режим коммерческой тайны для информации, которой контрагенты обмениваются между собой? Что для этого необходимо (обязательна ли при этом реализация в компании – обладателе коммерческой тайны полного комплекса мероприятий по ее защите, включая издание специального ЛНА)? Как нанести гриф ограничения доступа на документ? А если он отсутствует на физическом носителе, например направляется по электронной почте? Поводом к написанию статьи послужили вопросы читателя.

Корпоративная электронная почта на Google

На Google-почте можно создать электронный ящик не только с родным доменом этого бренда (gmail), но и с любым адресом после @, что позволяет использовать ее и для корпоративной почты. Здесь удобно одновременно обмениваться электронными письмами и вести общение в чате. Покажем, как можно структурировать архив электронных писем, осуществлять поиск, настроить автоматическую подпись в конце текста создаваемых посланий, писать письма (в т.ч. сохраняя историю переписки и пересылая их нескольким адресатам).

Англоязычная деловая переписка по электронной почте

Рассказывая о правилах англоязычной международной переписки, порой будем отмечать ее национальные особенности в некоторых странах. Но большинство правил все-таки универсальны. Из статьи вы узнаете, как грамотно и уважительно написать партнеру, чтобы рассчитывать на аналогичный «теплый прием». Какой шрифт использовать? С какой формулы вежливости начать (если вы знаете пол и семейное положение адресата и если не знаете)? Насколько церемониально витиеватые обороты к кому уместо использовать? Что считать приглашением перейти на «ты»? Каковы особенности в применении знаков препинания? Какие общеизвестные сокращения будут восприняты как неуместный сленг, а какие – подчеркнут ваш уровень владения языком? В какие сроки считается вежливым дать ответ? Что написать, если вы в них не укладываетесь? Как сформулировать автоматический ответ на приходящие на ваш электронный ящик письма в период своего длительного отсутствия (например, на время отпуска)? В каком формате лучше указывать даты? Ведь в разных странах порядок расположения в них дня, месяца и года различается. Как указывать точное время с использованием всемирного (UTC)? Какие заключительные формулы вежливости уместны в тексте электронного письма? И как оформить свою подпись?

Правила деловой переписки по электронной почте

Даем практические советы с примерами формулировок, которые помогут вам правильно обратиться и приветствовать получателя вашего электронного письма, составить текст и оформить свою подпись. Грамотно обращаться с полями «Тема», «Кому», «Копия» и «Скрытая копия», не переусердствовать с назначением важности письмам. Правильно пересылать вложенные файлы, а для особо тяжелых покажем способ их передачи путем закачивания на Яндекс-диск и вставки в электронное письмо ссылки для скачивания. Вовремя отвечать на электронную корреспонденцию и настроить вежливый автоответ на период своего временного отсутствия. В результате вы узнаете, что уместно в деловой электронной переписке и как это реализовать.

Англоязычная деловая переписка по электронной почте

Рассказывая о правилах англоязычной международной переписки, порой будем отмечать ее национальные особенности в некоторых странах. Но большинство правил все-таки универсальны. Из статьи вы узнаете, как грамотно и уважительно написать партнеру, чтобы рассчитывать на аналогичный «теплый прием». Какой шрифт использовать? С какой формулы вежливости начать (если вы знаете пол и семейное положение адресата и если не знаете)? Насколько церемониально витиеватые обороты к кому уместо использовать? Что считать приглашением перейти на «ты»? Каковы особенности в применении знаков препинания? Какие общеизвестные сокращения будут восприняты как неуместный сленг, а какие – подчеркнут ваш уровень владения языком? В какие сроки считается вежливым дать ответ? Что написать, если вы в них не укладываетесь? Как сформулировать автоматический ответ на приходящие на ваш электронный ящик письма в период своего длительного отсутствия (например, на время отпуска)? В каком формате лучше указывать даты? Ведь в разных странах порядок расположения в них дня, месяца и года различается. Как указывать точное время с использованием всемирного (UTC)? Какие заключительные формулы вежливости уместны в тексте электронного письма? И как оформить свою подпись?

Коммерческая тайна при обмене документами с контрагентом

Можно ли установить режим коммерческой тайны для информации, которой контрагенты обмениваются между собой? Что для этого необходимо (обязательна ли при этом реализация в компании – обладателе коммерческой тайны полного комплекса мероприятий по ее защите, включая издание специального ЛНА)? Как нанести гриф ограничения доступа на документ? А если он отсутствует на физическом носителе, например направляется по электронной почте? Поводом к написанию статьи послужили вопросы читателя.

Корпоративная электронная почта на Google

На Google-почте можно создать электронный ящик не только с родным доменом этого бренда (gmail), но и с любым адресом после @, что позволяет использовать ее и для корпоративной почты. Здесь удобно одновременно обмениваться электронными письмами и вести общение в чате. Покажем, как можно структурировать архив электронных писем, осуществлять поиск, настроить автоматическую подпись в конце текста создаваемых посланий, писать письма (в т.ч. сохраняя историю переписки и пересылая их нескольким адресатам).