Навигатор тем:
Войти или зарегистрироваться
Навигатор тем:
  1. Главная
  2. Делопроизводство и архив
  3. Оформление документов

Как уменьшить количество ошибок в проектах документов (часть 2)

0
Журнал «Делопроизводство и документооборот на предприятии» № 12 / 2018
Сергей Шуринов
начальник отдела документационного обеспечения ОАО «Метрострой»
Руководитель службы ДОУ крупного предприятия делится своим опытом минимизации количества ошибок при создании документов исполнителями. В этой части статьи автор рассказывает об оставшихся 3 инструментах. Во-первых, о том, что из часто «выгребаемых» за исполнителями ошибок в организации был разработан специальный справочник, заточенный под задачи создания текстов управленческих документов (он опубликован целиком, можете его позаимствовать). Во-вторых, речь идет об образцах документов. И в-третьих, об обучающих семинарах.
Окончание статьи. Начало в № 11 / 2018
Окончание статьи. Начало в № 11 / 2018

4. Инструкция по делопроизводству

При разработке своей Инструкции по делопроизводству мы старались:

  • собрать в ней правила подготовки и оформления организационно-распорядительных документов, проиллюстрировать их достаточным количеством примеров отдельных реквизитов и целых образцов документов для различных ситуаций;
  • писать ее максимально понятным языком;
  • логично структурировать информацию, чтобы ею удобно было пользоваться – быстро находить искомое.

В Примере 2 показано ее содержание.

Пример 2. Содержание Инструкции по делопроизводству в ОАО «Метрострой»

Вы видите начало этой статьи. Выберите свой вариант доступа

Купить эту статью
за 700 руб.
Подписаться на
журнал сейчас
Получать бесплатные
статьи на e-mail
доступ
к Базе знаний

Читайте все накопления сайта по своему профилю, начиная с 2010 г.
Для этого оформите комплексную подписку на выбранный журнал на полугодие или год, тогда:

  • его свежий номер будет ежемесячно приходить к вам по почте в печатном виде;
  • все публикации на сайте этого направления начиная с 2010 г. будут доступны в течение действия комплексной подписки.

А удобный поиск и другая навигация на сайте помогут вам быстро находить ответы на свои рабочие вопросы. Повышайте свой профессионализм, статус и зарплату с нашей помощью!

доступ
к Базе знаний

Рекомендовано для вас

Оформление пункта приказа о контроле за его исполнением

Делопроизводство и архив
№ 05 / 2026
Оформление документов

Почему некоторые специалисты и руководители считают, что не нужно нумеровать пункт приказа о контроле его исполнения, если его оставляет за собой руководитель, подписавший приказ? Откуда пошло данное заблуждение? И как аргументировать необходимость нумерации? Цитируем правила и показываем примеры, закрепленные в нормативных и методических документах (объясняя логику «развития событий»). Как грамотно формулировать пункт о контроле исполнения приказа, если он остается за руководителем и если делегируется иному лицу, – какие есть варианты. Поводом для данной статьи стал вопрос нашего читателя.

Вера Иритикова
профессиональный управляющий документами, документовед, приглашенный лектор Российской академии народного хозяйства и государственной службы при Президенте РФ

Методические рекомендации по применению ГОСТ Р 7.0.97-2025

Делопроизводство и архив
№ 04 / 2026
Оформление документов

На какие документы распространяется ГОСТ Р 7.0.97-2025. Какие разделы Методических рекомендаций по применению этого ГОСТа и чем могут быть вам полезны. Обратите внимание на 2 таблицы. В первой таблице дано сравнение прежней (2016 г.) и текущей (2025 г.) редакций стандарта о правилах оформления реквизитов документов, где выделены жирным внесенные в 2025 г. изменения. Во второй таблице показано соответствие реквизитов документов метаданным, что позволит автоматически заполнять реквизиты в документах на основе сведений, внесенных в их электронные регистрационные карточки в СЭД. Предупреждаем и о нововведениях, с которыми надо быть осторожными (особенно при оформлении отметки о приложении и грифа ограничения доступа).

Валентина Янковая
канд. ист. наук, доцент Российского государственного гуманитарного университета

Нужны ли доверенность и приказ для наделения правом подписи заместителей гендиректора?

Делопроизводство и архив
№ 05 / 2026
Оформление документов

Если руководитель организации делегирует своим замам (или иным сотрудникам) право утверждения локальных нормативных актов и подписания приказов, то каким документом это должно быть оформлено? Лучше ЛНА, а подойдет ли для этого приказ либо доверенность? Почему приказа о назначении на должность и должностной инструкции будет недостаточно? Нужно ли оформлять доверенность для наделения должностного лица правом ведения переписки от имени компании? Поводом для данной статьи стали вопросы нашего читателя.

Сергей Россол
корпоративный консультант МКА «Калинин, Трач и партнеры»

«Вы» или «вы», «я» или «мы» в тексте письма

Делопроизводство и архив
№ 04 / 2026
Оформление документов

Как соблюсти золотую середину в употреблении местоимения «вы» с большой и маленькой буквы в тексте служебного письма? От какого лица его излагать? Попутно разбираем и другие распространенные ошибки – все это делаем на примерах нескольких писем: в крупную организацию о направлении документов с просьбой обратной связи; в вышестоящую организацию о выполнении поручения; письма, адресованного нескольким организациям.

Петр Шипиль
начальник административно-документационного управления в организации гражданской авиации

Формы написания чисел в тексте документов

Делопроизводство и архив
№ 08 / 2007
Оформление документов

В тексте некоторых документов встречаются числа, которые сначала приводятся цифрами, а следом в скобках – буквенным способом. В каких случаях и в каких документах требуется текстовое дублирование суммы? В каком падеже следует делать такую расшифровку и необходимо ли писать число с заглавной буквы? Если речь идет о сумме, то возможно ли применение ­сокращений «руб.» и «коп.» и какую часть текста брать в скобки?

Юсипова Е.Г.
заместитель начальника правового управления, начальник договорного отдела фармацевтической компании, член Гильдии Управляющих Документацией

Правила написания адресов

Делопроизводство и архив
№ 03 / 2009
Оформление документов

Основное внимание мы уделили отечественным правилам адресования корреспонденции. Какими документами осуществляется нормативное регулирование в этой сфере? Как указать адресата – частное лицо, организацию или должностное лицо (здесь возникают вопросы с инициалами и падежом)? В какой последовательности указывать элементы адреса? Какие общепринятые сокращения можно использовать? Что писать с заглавной буквы? Как правильно указывать простой, двойной и литерный номера домов? Когда перед городом не ставится буква «г.»? В каких случаях кроме непосредственно населенного пункта нужно включить в адрес его вхождение в определенные административно-территориальные единицы (это касается не только поселков и деревень, но и городов)? Что нужно учесть при использовании отметок «до востребования» и «лично»?

Быкова Т.А.
доцент кафедры документоведения РГГУ, кандидат исторических наук

Оформляем приказ по обновленным правилам

Делопроизводство и архив
№ 09 / 2018
Оформление документов

Новый ГОСТ Р 7.0.97-2016 немного скорректировал правила оформления приказов – в этой статье мы предлагаем их полное актуальное изложение. Даны примеры оформления каждого реквизита (с тонкостями для различных ситуаций). Особо детально рассмотрели документирование согласования в бумажном и электронном виде. Объяснили, как визуализировать электронную подпись, если невозможно воспользоваться единственным вариантом, предусмотренным в ГОСТ. Показали, где ГОСТ расходится с методическими рекомендациями для федеральных органов исполнительной власти.

Лариса Доронина
к.э.н., эксперт Национальной ассоциации офисных специалистов и административных работников при Президенте Российской Федерации, разработчик профстандартов в области документоведения, доцент кафедры Государственного университета управления

Правила оформления даты в документах

Делопроизводство и архив
№ 02 / 2022
Оформление документов

ГОСТ Р 7.0.97-2016 описывает правила оформления даты документа предельно лаконично. Поэтому нам есть что добавить! Ставить 0 в начале даты? Можно использовать кавычки? «Длящаяся» дата протокола. Дата совместного документа. Специфика госорганов. Дата подписания электронного документа. Дата доверенности. Дата на обложке дела и на титульном листе ЛНА. В каких реквизитах и как лучше оформлять дату. Подробно остановились на оформлении дат в тексте документа в различных ситуациях. Статья содержит 25 примеров.

Лариса Доронина
к.э.н., доцент кафедры Государственного управления и кадровой политики МГГУ при Правительстве Москвы