Утверждение форм первичных учетных документов быстро и правильно

Если организация продолжает использовать формы кадровых документов, утвержденные еще Госкомстатом РФ (постановление от 05.01.2004 № 1) без их изменения, то надо ли их утверждать руководителю организации? Если все-таки надо, то как максимально просто это можно сделать, чтобы сами формы документов не приводить в качестве приложений к разрабатываемому приказу? Можно ли ввести в действие в своей организации «госкомстатовские» формы сейчас «задним числом», если вовремя к 2013 году это сделано не было? Существует ли разница в процедуре утверждения у коммерческих и бюджетных организаций?

Вопрос в тему

Если организация продолжает использовать формы кадровых документов, утвержденные еще Госкомстатом РФ (постановление от 05.01.2004 № 1) без их изменения, то надо ли их утверждать нашему руководителю?

Если все-таки надо, то как максимально просто это можно сделать, чтобы сами формы документов не приводить в качестве приложений к разрабатываемому нами приказу?

Существует ли разница в процедуре утверждения у коммерческих и бюджетных организаций?

Когда и кого обязали утверждать свои формы документов

Вопрос о необходимости утверждения форм первичных учетных документов стал актуальным с 1 января 2013 г. в связи с вступлением в силу Федерального закона от 06.12.2011 № 402-ФЗ «О бухгалтерском учете» ¹, потому что его статья 9 обязала руководителей организаций небюджетной сферы утверждать формы используемых ими первичных учетных документов.

Подразумевалось, что таким образом эти организации получают свободу создавать собственные формы подобных документов и затачивать под свои хозяйственные операции унифицированные формы, ранее разработанные Госкомстатом РФ. Единственное ограничение, которое при этом накладывалось, – в ч. 2 той же статьи 9 перечислялись реквизиты, которые обязательно должны присутствовать в первичном учетном документе. Мы процитировали эту статью далее, правда, в ее современном звучании, т.к. позже в нее дважды вносились поправки (в декабре 2013 и июле 2019 г.).

Фрагмент документа

Федеральный закон от 06.12.2011 № 402-ФЗ «О бухгалтерском учете»

Однако бюджетным организациям не дали такой «вольности» – они, как и прежде, обязаны использовать только те формы первичных учетных документов, которые утверждаются на государственном уровне.

О формах каких документов идет речь

Часть 1 статьи 9 Закона о бухучете говорит, что первичным учетным документом оформляется «каждый факт хозяйственной жизни». Естественно, что в Законе перечень их видов отсутствует, а дана лишь общая характеристика. Конкретные классы и подклассы унифицированных форм документов закрепляются в ОКУД:

Фрагмент документа

ОК 011-93 «Общероссийский классификатор управленческой документации» (утв. постановлением Госстандарта России от 30.12.1993 № 299; далее – ОКУД)

<...>

0300000 Унифицированная система первичной учетной документации

0301000 Документация по учету труда и его оплаты

0306000 Документация по учету основных средств и нематериальных активов

0310000 Документация по учету кассовых операций

0315000 Документация по учету материалов

0317000 Документация по учету результатов инвентаризации

0320000 Документация по учету малоценных и быстроизнашивающихся предметов

0322000 Документация по учету работ в капитальном строительстве и ремонтно-строительных работ

0325000 Документация по учету сельскохозяйственной продукции и сырья

0325100 Документация по учету движения зерна

0325200 Документация по учету движения другой продукции растениеводства

0325300 Документация по учету движения животных

0325400 Документация по учету движения продукции животноводства

0325500 Документация по учету реализации продукции

0335000 Документация по учету продукции, товарно-материальных ценностей в местах хранения

0340000 Документация по учету работы строительных машин и механизмов

0345000 Документация по учету работ в автомобильном транспорте

<...>

0500000 Унифицированная система бухгалтерской финансовой, учетной и отчетной документации организаций государственного сектора

0501000 Финансовая документация

0503000 Документация по бухгалтерской (бюджетной) отчетности

0504000 Документация по бухгалтерскому учету учреждений

0505000 Плановая документация по формированию бюджета

0507000 Документация по отчетности об исполнении федерального бюджета, представляемая в Правительство Российской Федерации

0508000 Документация по финансовой отчетности об исполнении федерального бюджета для представления в Счетную палату Российской Федерации

<...>

Формы отчетности (бюджетной и бухгалтерской), виды, разновидности и формы первичных учетных документов для органов власти, органов управления государственными внебюджетными фондами, государственных и муниципальных учреждений утверждает Минфин России, который «ведет» и актуализирует формы унифицированной системы документации класса 05, входящего в ОКУД. Кстати, если коммерческие организации по системе госзакупок исполняют государственные контракты, то они обязаны в бухгалтерском учете соответствующих операций использовать необходимые унифицированные формы из класса 05.

Практика показала, что унифицированные формы документов по учету труда класса 03 ОКУД (именно они были утверждены постановлением Госкомстата России от 05.01.2004 № 1 и продолжают действовать) удобно применять в кадровом делопроизводстве и госорганам, и органам местного самоуправления, и обычным организациям:

во-первых, функция управления персоналом с конца 1990-х годов окончательно оформилась и стала универсальной для любой организации, что предполагает единый порядок ее документирования;
во-вторых, система унифицированных форм документов дает...