Утверждение форм первичных учетных документов быстро и правильно

Если организация продолжает использовать формы кадровых документов, утвержденные еще Госкомстатом РФ (постановление от 05.01.2004 № 1) без их изменения, то надо ли их утверждать руководителю организации? Если все-таки надо, то как максимально просто это можно сделать, чтобы сами формы документов не приводить в качестве приложений к разрабатываемому приказу? Можно ли ввести в действие в своей организации «госкомстатовские» формы сейчас «задним числом», если вовремя к 2013 году это сделано не было? Существует ли разница в процедуре утверждения у коммерческих и бюджетных организаций?
Вопрос в тему
Куда:  delo@delo-press.ru
Тема:  Бесплатные консультации для подписчиков

Если организация продолжает использовать формы кадровых документов, утвержденные еще Госкомстатом РФ (постановление от 05.01.2004 № 1) без их изменения, то надо ли их утверждать нашему руководителю?

Если все-таки надо, то как максимально просто это можно сделать, чтобы сами формы документов не приводить в качестве приложений к разрабатываемому нами приказу?

Существует ли разница в процедуре утверждения у коммерческих и бюджетных организаций?

Когда и кого обязали утверждать свои формы документов

Вопрос о необходимости утверждения форм первичных учетных документов стал актуальным с 1 января 2013 г. в связи с вступлением в силу Федерального закона от 06.12.2011 № 402-ФЗ «О бухгалтерском учете» 1, потому что его статья 9 обязала руководителей организаций небюджетной сферы утверждать формы используемых ими первичных учетных документов.

Подразумевалось, что таким образом эти организации получают свободу создавать собственные формы подобных документов и затачивать под свои хозяйственные операции унифицированные формы, ранее разработанные Госкомстатом РФ. Единственное ограничение, которое при этом накладывалось, – в ч. 2 той же статьи 9 перечислялись реквизиты, которые обязательно должны присутствовать в первичном учетном документе. Мы процитировали эту статью далее, правда, в ее современном звучании, т.к. позже в нее дважды вносились поправки (в декабре 2013 и июле 2019 г.).

Фрагмент документа
Федеральный закон от 06.12.2011 № 402-ФЗ «О бухгалтерском учете»

Однако бюджетным организациям не дали такой «вольности» – они, как и прежде, обязаны использовать только те формы первичных учетных документов, которые утверждаются на государственном уровне.

О формах каких документов идет речь

Часть 1 статьи 9 Закона о бухучете говорит, что первичным учетным документом оформляется «каждый факт хозяйственной жизни». Естественно, что в Законе перечень их видов отсутствует, а дана лишь общая характеристика. Конкретные классы и подклассы унифицированных форм документов закрепляются в ОКУД:

Фрагмент документа
ОК 011-93 «Общероссийский классификатор управленческой документации» (утв. постановлением Госстандарта России от 30.12.1993 № 299; далее – ОКУД)

<...>

0300000 Унифицированная система первичной учетной документации

0301000 Документация по учету труда и его оплаты

0306000 Документация по учету основных средств и нематериальных активов

0310000 Документация по учету кассовых операций

0315000 Документация по учету материалов

0317000 Документация по учету результатов инвентаризации

0320000 Документация по учету малоценных и быстроизнашивающихся предметов

0322000 Документация по учету работ в капитальном строительстве и ремонтно-строительных работ

0325000 Документация по учету сельскохозяйственной продукции и сырья

0325100 Документация по учету движения зерна

0325200 Документация по учету движения другой продукции растениеводства

0325300 Документация по учету движения животных

0325400 Документация по учету движения продукции животноводства

0325500 Документация по учету реализации продукции

0335000 Документация по учету продукции, товарно-материальных ценностей в местах хранения

0340000 Документация по учету работы строительных машин и механизмов

0345000 Документация по учету работ в автомобильном транспорте

<...>

0500000 Унифицированная система бухгалтерской финансовой, учетной и отчетной документации организаций государственного сектора

0501000 Финансовая документация

0503000 Документация по бухгалтерской (бюджетной) отчетности

0504000 Документация по бухгалтерскому учету учреждений

0505000 Плановая документация по формированию бюджета

0507000 Документация по отчетности об исполнении федерального бюджета, представляемая в Правительство Российской Федерации

0508000 Документация по финансовой отчетности об исполнении федерального бюджета для представления в Счетную палату Российской Федерации

<...>

Формы отчетности (бюджетной и бухгалтерской), виды, разновидности и формы первичных учетных документов для органов власти, органов управления государственными внебюджетными фондами, государственных и муниципальных учреждений утверждает Минфин России, который «ведет» и актуализирует формы унифицированной системы документации класса 05, входящего в ОКУД. Кстати, если коммерческие организации по системе госзакупок исполняют государственные контракты, то они обязаны в бухгалтерском учете соответствующих операций использовать необходимые унифицированные формы из класса 05.

Практика показала, что унифицированные формы документов по учету труда класса 03 ОКУД (именно они были утверждены постановлением Госкомстата России от 05.01.2004 № 1 и продолжают действовать) удобно применять в кадровом делопроизводстве и госорганам, и органам местного самоуправления, и обычным организациям:

  • во-первых, функция управления персоналом с конца 1990-х годов окончательно оформилась и стала универсальной для любой организации, что предполагает единый порядок ее документирования;
  • во-вторых, система унифицированных форм документов дает...

Вы видите 20% этой статьи. Выберите свой вариант доступа

Купить эту статью
за 300 руб.
Подписаться на
журнал сейчас
Получать бесплатные
статьи на e-mail

Читайте все накопления сайта по своему профилю, начиная с 2010 г.
Для этого оформите комплексную подписку на выбранный журнал на полугодие или год, тогда:

  • его свежий номер будет ежемесячно приходить к вам по почте в печатном виде;
  • все публикации на сайте этого направления начиная с 2010 г. будут доступны в течение действия комплексной подписки.

А удобный поиск и другая навигация на сайте помогут вам быстро находить ответы на свои рабочие вопросы. Повышайте свой профессионализм, статус и зарплату с нашей помощью!

Внимание!
20% скидки на 2 полугодие 2021 г. на электронную версию журнала только в мае + специальный промокод от 10% на любой тип подписки (бумажная, электронная, комплект с доступом к базе знаний) = скидка от 30%

Рекомендовано для вас

Создаем «умные» бланки документов в MS Word

Иллюстрированная пошаговая инструкция создания шаблона документа в Word для служебного документа (на примере письма): как лучше внести неизменные реквизиты и те, что оформляются исполнителями; как защитить от удаления исполнителями обязательные реквизиты документа; как заложить подсказки и примеры оформления реквизитов в сам бланк; включить закладки для определения координат отметки об электронной подписи и штампа с датой и регистрационным номером документа, присваиваемые в СЭД; разместить отметку об исполнителе внизу последнего листа документа, на сколько бы страниц он ни получился; задать правильную нумерацию страниц (начиная со 2-й).

Создаем «умные» бланки документов в MS Word

Сначала рассказываем, зачем нужны «умные» бланки служебных документов, которые можно создать при помощи шаблонов документов в MS Word версии 2010 и 2016: можно закрепить зоны расположения реквизитов; задать им форматирование; заложить подсказки и примеры оформления реквизитов в сам бланк; защитить от редактирования неизменные реквизиты и от удаления исполнителями обязательные реквизиты документа; задать правильную нумерацию страниц, включить закладки для определения координат отметки об электронной подписи и штампа с датой и регистрационным номером документа, присваиваемых в СЭД. Потом начинаем показывать, как создать такой «умный» бланк документа в Word – даем иллюстрированную пошаговую инструкцию (в этом номере журнала читайте ее начало, в следующем – окончание).

Можно ли изымать пустые графы при заполнении форм документов, утвержденных нормативными правовыми актами?

Архивные Правила 2015 года являются нормативным правовым актом (НПА). Из форм, предусмотренных НПА, можно изымать графы из таблицы, как советует автор статьи? В сноске графы 4 (номер описи) акта о выделении к уничтожению архивных документов, не подлежащих хранению, сказано следующее: «При выделении к уничтожению документов при подготовке дел к передаче в архив организации графы 4, 5 не заполняются», но не изымаются, как советует автор. Если делать сводный акт так, как советует автор статьи, он уже не будет соответствовать установленной Правилами форме. Тогда на чем основывает свои рекомендации автор статьи?

Обязательно ли указывать ОГРН, ИНН на бланках госорганов?

Обязательно ли указывать данные ОГРН, ИНН на бланках? Интересуют бланки госорганов. Где найти подтверждение обязательности либо не обязательности?

Оформляем приказ по обновленным правилам

Новый ГОСТ Р 7.0.97-2016 немного скорректировал правила оформления приказов – в этой статье мы предлагаем их полное актуальное изложение. Даны примеры оформления каждого реквизита (с тонкостями для различных ситуаций). Особо детально рассмотрели документирование согласования в бумажном и электронном виде. Объяснили, как визуализировать электронную подпись, если невозможно воспользоваться единственным вариантом, предусмотренным в ГОСТ. Показали, где ГОСТ расходится с методическими рекомендациями для федеральных органов исполнительной власти.

Письмо: все тонкости оформления реквизитов

Статья содержит 44 примера оформления всех реквизитов служебного письма, показывая возможные варианты их «изготовления» для различных ситуаций, а также образцы целых писем. Показаны бланки писем с угловым и продольным расположением реквизитов; бланки организации, структурного подразделения и должностного лица. Больше всего внимания уделено вариантам оформления адресата и приложений (они зависят от того, кому, как и что направляется). Все это сделано с учетом последней практики работы и тех изменений, которые ввел недавно ГОСТ Р 7.0.97-2016. Данной статьей удобно пользоваться как справочником самому и вооружить им коллег (если вы устали многократно повторять исполнителям азбучные истины о подготовке проектов служебных писем).

Общие правила составления и оформления протокола

Только правильно составленный и оформленный протокол в полной мере может обеспечить юридическую силу решений, которые принимаются на основе принципа коллегиальности. Мы подробно объясняем, как следует оформлять каждый реквизит этого документа. Отмечаем, что в оформлении протокола является обязательным, а что факультативным. Демонстрируем множество примеров. Общий алгоритм составления и оформления протоколов заслуживает самого внимательного и подробного изучения не только секретарями, ведущими делопроизводство, но и руководителями, специалистами, организующими процедуры корпоративного управления.

Справки, копии и выписки из документов

Каковы назначение и правила оформления справок, выписок и заверенных копий документов? Подробно разобран состав используемых реквизитов, даны образцы оформления.