Исполнитель, подготовивший проект документа, отвечает не только за содержание и стиль изложения, но и за правильность оформления реквизитов. И не надо перекладывать эту ответственность с его плеч на свои!
За время работы в должности начальника отдела делопроизводства приходилось часто сталкиваться с такой проблемой, как ошибки в оформлении документов. Очень сложно переучивать людей, которые привыкли к тому или иному оформлению (например, позаимствовав его с предыдущего места работы или на автомате делая по-старому, хотя правила уже изменились).
В частности, было сложно переучивать людей, когда вышел новый ГОСТ Р 7.0.97-2016 1 по оформлению организационно-распорядительных документов, который сменил ГОСТ Р 6.30-2003 2 . Национальный стандарт рекомендован к использованию, следовательно, не обязателен, поэтому и правила оформления документов у каждой организации свои. Не скрою, что предыдущий стандарт нам нравился гораздо больше. Тем не менее необходимо опираться в своей деятельности на обновленные правила, и мы внесли в свою Инструкцию по делопроизводству изменения в соответствии с новым ГОСТом. И вот тут начался процесс внедрения новых требований составления документов. В большинстве случаев исполнители путались в оформлении писем, потому что это тот вид документов, который исполнители составляли чаще всего. А нам не хотелось «терять лицо» во внешней среде.
Читайте все накопления сайта по своему профилю, начиная с 2010 г.
Для
этого оформите комплексную подписку на выбранный журнал на полугодие или год, тогда:
А удобный поиск и другая навигация на сайте помогут вам быстро находить ответы на свои рабочие вопросы. Повышайте свой профессионализм, статус и зарплату с нашей помощью!
Как правильно составить график документооборота на предприятии? Есть ли образец графика, чем руководствоваться при его составлении?
Автор делится богатым опытом разрешения и предотвращения конфликтных ситуаций между работниками службы делопроизводства и других подразделений. Все разбирается на ситуациях из практики: когда от службы делопроизводства требуют выполнения функций, возложенных на других работников (например, заводить РКК в СЭД на исходящее письмо; доставлять бумажные документы в подразделения), когда частые задержки на работе превращаются в норму, когда на вас пытаются переложить ответственность за ошибки при выполнении смежных процессов. Вам это знакомо? Тогда воспользуйтесь конкретными решениями, которые вы можете внедрить в своей организации, чтобы дышать свободнее!
С 1 января 2026 года организациям, предпринимателям и физлицам будет выдаваться новый документ о постановке на налоговый учет. От выдачи каких документов отказываются? Как получить документ нового образца? Надо ли менять старый документ на новый?
В этой части статьи разбираемся с работой нормоконтролера, который стоит на страже грамотности издаваемых в организации документов. Основные принципы его работы, за что он отвечает. Какие удобные инструменты может использовать: бесплатные в интернете и платные программы, работа с чек-листами. Как можно оптимизировать процессы ДОУ по 7 принципам «бережливого производства». Показываем пример анализа и ускорения процесса регистрации входящих документов при помощи «схемотехники»: как выявить проблемы, выстроить новый алгоритм работы и вычислить выигрыш во времени.
ГОСТ Р 7.0.97-2016 описывает правила оформления даты документа предельно лаконично. Поэтому нам есть что добавить! Ставить 0 в начале даты? Можно использовать кавычки? «Длящаяся» дата протокола. Дата совместного документа. Специфика госорганов. Дата подписания электронного документа. Дата доверенности. Дата на обложке дела и на титульном листе ЛНА. В каких реквизитах и как лучше оформлять дату. Подробно остановились на оформлении дат в тексте документа в различных ситуациях. Статья содержит 25 примеров.
Какие гарантийные письма бывают. Особенности их оформления: специфика текста, кто должен подписывать (и должна ли быть подпись главбуха), нужна ли печать, какие данные об организации-авторе необходимо отразить.
Статья содержит 44 примера оформления всех реквизитов служебного письма, показывая возможные варианты их «изготовления» для различных ситуаций, а также образцы целых писем. Показаны бланки писем с угловым и продольным расположением реквизитов; бланки организации, структурного подразделения и должностного лица. Больше всего внимания уделено вариантам оформления адресата и приложений (они зависят от того, кому, как и что направляется). Все это сделано с учетом последней практики работы и тех изменений, которые ввел недавно ГОСТ Р 7.0.97-2016. Данной статьей удобно пользоваться как справочником самому и вооружить им коллег (если вы устали многократно повторять исполнителям азбучные истины о подготовке проектов служебных писем).
Как оформить адресатов в письме, когда их менее 4 и когда более, когда они перечислены в списке рассылки конкретного письма и когда в утвержденном списке постоянных корреспондентов организации. Бывает, что первому адресату направляют подлинник письма, остальным копии. А бывает, что все получают оригиналы. Порой надо проинформировать каждого адресата о полном списке получателей документа. А порой такой цели нет. Показываем для всех этих случаев особенности оформления адресата, как зарегистрировать исходящую корреспонденцию и что кому отправить (основываясь на ГОСТ Р 7.0.97-2016 и лучшей практике).
Оформить подписку на журнал
«Делопроизводство и документооборот на предприятии»
можно в любом отделении почты:
