Как отправить телеграмму от имени организации

Выгодные отличия телеграммы

Телеграмма – это текстовое сообщение, предназначенное для передачи средствами телеграфной связи.

В течение многих веков единственным действенным способом передачи информации оставались письма, однако доставить срочное сообщение таким образом было сложно. Ранние телеграфные аппараты распечатывали принятый текст на бумажной ленте с клейкой оборотной стороной, которая затем наклеивалась на лист бумаги для удобства чтения. К середине 1980-х годов появились телетайпы, в которых текст телеграммы распечатывался непосредственно на бумаге. Многие почтовые отделения за дополнительную плату предоставляли возможность отправки поздравительных телеграмм, в этом случае лента или лист с принятым текстом наклеивались на художественно оформленный бланк.

Когда-то принято было посылать телеграммы по случаю важных событий, но в настоящее время телеграмма потеряла былую актуальность ввиду появления множества более удобных и быстрых альтернативных средств связи. Тем не менее телеграмма, как вид документа, востребована и в наше время.

Сейчас телеграмма – один из самых быстрых способов отправки сообщения с доставкой на бумажном носителе. Кроме того, можно заказать уведомление о вручении и засвидетельствованную копию отправленной в телеграфную сеть телеграммы, подтверждающую факт отправки телеграммы. Телеграмма позволяет передавать текстовые сообщения по любому адресу в России и за рубежом (СНГ) с гарантией доставки в установленные сроки (срочные телеграммы – 4 часа, обыкновенные телеграммы – 8/12 часов).

Телеграммы используются в случаях, когда отправитель телеграммы хочет убедиться в том, что адресат в сжатые сроки гарантированно получит его сообщение и заверит факт получения собственноручной подписью. Юридические лица производят отправку телеграмм для решения различных задач, например:

• когда при длительных прогулах надо найти работника и затребовать у него объяснение относительно причин отсутствия на работе, если сотрудник на работе не появляется, на звонки не отвечает. Законодательство не запрещает в подобных случаях затребовать объяснение от работника путем направления ему почтовой корреспонденции (в т.ч. телеграммы) по адресу, указанному в трудовом договоре и личном деле работника. Ее следует направлять с уведомлением о вручении, а также с обязательным получением на телеграфе заверенной копии;
• работодатель вправе уведомить работника о необходимости явиться за трудовой книжкой или дать согласие на ее пересылку по почте путем направления телеграммы;
• в действующем процессуальном законодательстве допускается извещение лиц, участвующих в деле, а также свидетеля, эксперта, специалиста и переводчика посредством направления телеграммы;
• многоадресными телеграммами удобно извещать о собраниях акционеров.

Так что услуги телеграфной связи востребованы и актуальны для юридических лиц, которые тоже могут отправлять телеграммы.

Как отправить телеграмму

Основными регламентирующими документами для данного вида отправления являются:

• Правила оказания услуг телеграфной связи, утвержденные постановлением Правительства РФ от 28.05.2022 № 968 (далее – Правила). Примечательно, что срок действия данного документа ограничен 01.09.2028;
• Требования к оказанию услуг телеграфной связи, утвержденные приказом Минцифры России от 03.02.2022 № 85 (далее – Требования).

Для получения услуги по отправке телеграммы юридическое лицо может оформить договор об оказании услуг телеграфной связи, который заключается в соответствии с гражданским законодательством и должен содержать условия, предусмотренные Правилами.

При оказании услуги «телеграмма» в пунктах подачи при отсутствии указанного договора в письменной форме он считается заключенным с момента выдачи оператором связи отправителю чека, подтверждающего оплату пользователем оказанной услуги.

Это означает, что организация:

• может заключать договор на оказание услуг с оператором связи, что приоритетно при большом количестве отправляемых телеграмм;
• а может и не заключать, т.к. при отправке телеграммы уполномоченным лицом договор все равно будет считаться заключенным. Так что если количество отправляемых телеграмм невелико, то нет особой необходимости заключать этот отдельный специальный договор.

Тем не менее заключение указанного договора дает возможность дополнительных удобств, например можно отправить телеграмму по электронной почте с электронной подписью! Это стало возможным для нашей организации в результате заключения договора с ПАО «Центральный телеграф» – это основной поставщик услуг телеграфной связи.

Телеграмму можно отправить и через таких операторов связи, как «Почта России», Ростелеком и др.

Рассмотрим самый простой вариант, когда организации необходимо отправить телеграмму. Допустим, что договор на оказание услуг телеграфной связи предварительно не заключался.

В соответствии с Требованиями телеграмма должна быть написана или напечатана на лицевой стороне телеграфного бланка (Пример 2) или на листах бумаги формата А4 и содержать не более 3 000 знаков, включая пробелы. Допускается прием телеграмм от организаций на их фирменных бланках (Пример 1). Чаще всего организации оформляют телеграммы как раз на них. При этом текст самих бланков по телеграфной связи не передается.

Оформление телеграммы на бланке организации во многом схоже с оформлением исходящего письма, но имеются некоторые отличия:

• обязательно указывается вид документа – «Телеграмма» (отмечено «1» в Примере 1);
• перед реквизитом «Адресат» указывают категорию и вид телеграммы («2»). При подаче телеграммы категории «обыкновенная» отметка о категории не указывается (а в Примере 1 телеграмма у нас срочная);
• в реквизите «Адресат» указывают все адресные данные, необходимые для обеспечения доставки телеграммы адресату без розыска и наведения справок. По желанию отправителя в адрес телеграммы может быть дополнительно включен номер телефона получателя;
• все сообщение, которое вы хотите доставить адресату, включается в текст телеграммы;
• числа в телеграмме могут быть написаны либо цифрами, либо словами;
• обратите внимание на важность знаков препинания. Учитывайте это при формулировании мыслей, чтобы потом не получилось как в известном мультфильме – смысл прочитанного меняется на противоположный от местоположения запятой, которой не видно во фразе «Казнить нельзя помиловать». То ли понимать надо как «Казнить нельзя, помиловать». То ли наоборот «Казнить, нельзя помиловать».
  Был и такой реальный случай, когда еще не было мобильных телефонов и интернета. Молодой лейтенант поехал на родину в отпуск и высылает другу телеграмму следующего содержания: «ПРИЕЗЖАЙ НА СВАДЬБУ С ЕВКО». Только вот сотрудник почты подумала, что текст непонятный и просто 2 буквы здесь потерялись, она исправила – адресат в результате получил: «ПРИЕЗЖАЙ НА СВАДЬБУ С ДЕВКОЙ». Он сильно удивился, увидев такое! Но делать нечего, поехал на свадьбу не с их общим другом по фамилии Евко, а с милой знакомой. И такие ошибки случаются :) Так что формулируйте текст кратко, но понятно.
  Отдельные знаки препинания могут быть написаны полными или сокращенными словами, соответствующими символами, но только теми, которые предусмотрены в международном телеграфном коде МТК-2, мы свели их в Таблицу 1;
• как в телеграмме писать адрес электронной почты, покажем на примере: вместо «Ivan_Ivanov@telegraf.ru» там должно быть «IVAN НИЖНЕЕ ПОДЧЕРКИВАНИЕ IVANOV(A)TELEGRAF.RU»;
• в соответствии с Требованиями в подписи телеграммы указывается полная должность и фамилия лица, действующего от имени организации. То есть в подписи должность обязательно пишется полностью, включая наименование организации («3» в Примере 1), несмотря на то что оно уже присутствует на бланке документа («4» в Примере 1). Это связано с тем, что при передаче телеграммы реквизиты бланка не пересылаются;
• телеграммы от организаций должны быть подписаны должностными лицами и заверены печатью организации или печатью «Для телеграмм» (при наличии);
• если телеграмма оформляется не на бланке организации, то в нижней части подаваемой телеграммы отправитель указывает свою фамилию, адрес и, по возможности, контактный телефон. Эти фамилия, адрес и контактный телефон отправителя не входят в содержание телеграммы (не оплачиваются и не передаются).

Телеграмма оформляется и предоставляется в пункт подачи в 2 экземплярах, на одном из которых работник оператора связи проставляет штамп, подтверждающий прием телеграммы. Этот экземпляр передается представителю организации и является подтверждением в случае разрешения спорных вопросов. Если оплата происходила наличными средствами, то выдается чек об оплате. Хотелось бы отметить, что представитель организации (отправитель, курьер) обязательно должен иметь при себе документы, удостоверяющие тот факт, что он уполномочен на отправку телеграммы от данной организации. Это может быть доверенность. Экземпляр телеграммы с отметкой (штампом) оператора связи, а также кассовый чек являются документами, подтверждающими отправку телеграммы.

Также телеграмму можно оформить на специальном бланке по форме ТГ-1а – см. Пример 2.

При наличии договора об оказании услуг телеграфной связи оплата производится посредством наличных или безналичных расчетов непосредственно после оказания таких услуг, а также путем внесения аванса или с отсрочкой платежа. При оказании услуги «телеграмма» в пунктах подачи оплата услуги производится непосредственно после подачи телеграммы.

По сложившейся практике регистрацию телеграмм осуществляют в общем журнале регистрации исходящей корреспонденции. Поэтому рекомендую организациям, использующим систему электронного документооборота, предусмотреть в перечне каналов отправки / получения документов телеграфную связь. Некоторые организации продолжают регистрировать телеграммы в отдельных журналах, что, впрочем, также не противоречит правилам делопроизводства.

Виды телеграмм

Стоимость телеграммы зависит от ее вида и категории, количества слов (в адресате, тексте, подписи) и наличия дополнительных услуг.

Телеграммы в зависимости от приоритета обработки разделяются на следующие категории:

• «вне категории»;
• «внеочередная»;
• «Президент Российской Федерации»;
• «Председатель Правительства Российской Федерации»;
• «высшая правительственная»;
• «правительственная»;
• «срочная»;
• «обыкновенная».

Правилами установлены следующие сроки доставки телеграмм:

• например, «срочная» – не более 4 часов,
• «обыкновенная» – не более 8 часов (для телеграмм, передаваемых между административными центрами) и не более 12 часов (между поселениями, имеющими телеграфную или факсимильную связь).

Телеграммы, имеющие особенности по назначению, способу оформления, подачи или доставки, разделяются на следующие виды:

• «с уведомлением о вручении телеграфом» (с отметкой «уведомление телеграфом»);
• «с уведомлением о вручении телеграфом «срочное» (с отметкой «уведомление телеграфом срочное»);
• «с доставкой в срок, указанный отправителем» (с отметкой «вручить (дата)»);
• «с доставкой в населенный пункт (поселение), не имеющий телеграфной, факсимильной (телефонной) связи» (с отметкой «почтой заказное»);
• «на художественном бланке» (с отметкой «люкс»);
• «на художественном бланке формата A4» (с отметкой «люкс/в»);
• «на художественном бланке по случаю траура» (с отметкой «делюкс»);
• «заверенная оператором связи» (с отметкой «заверенная»);
• «криптограмма» (с отметкой «криптограмма»);
• «криптограмма перфоленте» (с отметкой «криптограмма перфоленте»);
• «метео» (с отметкой «метео»);
• «переводная» (с отметкой «переводная»);
• «схемная» (с отметкой «схема (номер)»).

Чем воспользоваться организации из этого многообразия? Для большей подстраховки лучше отправлять телеграмму с уведомлением о вручении телеграфом с соответствующей отметкой:

• «уведомление телеграфом» или
• «уведомление телеграфом срочное».

Но стоит отметить, что телеграммы этих видов принимаются только в населенные пункты, имеющие телеграфную связь. Такая отметка указывается перед адресом (см. «2» в Примере 1). При подаче многословной телеграммы, состоящей из нескольких частей (телеграмм), отметка «уведомление телеграфом» указывается только на первой телеграмме.

Обратите внимание на Пример 1 – формулировка перед адресом «СРОЧНАЯ С УВЕДОМЛЕНИЕМ ТЕЛЕГРАФОМ» означает, что:

• сама телеграмма – срочная,
• отправляется с обычным (не срочным) уведомлением о вручении.

Если бы было написано «УВЕДОМЛЕНИЕ ТЕЛЕГРАФОМ СРОЧНОЕ», то срочность относилась бы к уведомлению.