Разбираем правила составления информационной справки и справки по личному составу. Какие реквизиты обязательны, а какие факультативны для внутренней и внешней справки. Варианты их оформления показаны на примерах целых документов и отдельных реквизитов.
Как указывать получателя справки, когда он точно известен и когда не известен. Когда нужен оттиск печати. Кому подписывать. Сколько действует справка.
Приведены примеры справок о состоянии исполнения приказов и распоряжений за месяц, об объеме документооборота за год, о работе по совместительству, о занятости и среднемесячном доходе с отпуском – по типовому формуляру, а также справки о среднемесячном заработке по утвержденной Минтрудом РФ форме.
Виды и разновидности
Проанализируем справки, которые относятся к системе организационно-распорядительной документации и являются документами-основаниями для принятия управленческих решений.
Справка – документ, содержащий описание и подтверждение тех или иных фактов и событий. Такое определение известно со времен Единой государственной системы делопроизводства (М., 1974) и в настоящее время встречается в ряде ведомственных нормативных правовых актов 1, а также фактически подтверждается современным словарем видов и разновидностей документов 2. Правда, данный словарь фиксирует документирование фактов и событий (похожую сферу применения) с помощью записок (аналитических), сводок, информации, сведений и даже обзоров, в которых тем не менее прослеживаются общность цели создания документа и его функционального назначения. А некоторые особенности оформления (например, архивная справка, историческая справка к документам архивного фонда, справка о работе с обращениями граждан и др.) зависят от систем и подсистем документации, в которых так или иначе составляются и оформляются эти справки.
Справка составляется, как правило, единолично в отличие от коллегиально составляемого акта, также подтверждающего факты и события. Но факты и события в акте должны быть установлены комиссией (несколькими лицами), созданной по указанию руководства и в пределах конкретных, предоставленных на определенный срок, полномочий.
Связанный материал
Исполнение запросов социально-правового характера
№ 02 / 2019
См. статью «Исполнение запросов социально-правового характера» в № 2’ 2019: сведения о зарплате, стаже могут храниться как у работодателя (в подразделениях либо архиве), так и в архивном учреждении. В этих случаях существуют свои особенности оформления справок, выписок и копий (когда оформляется архивная справка, а когда обычная, в чем их отличие, особенности заверительной надписи). Сколько времени отводится на исполнение запроса. Как составить архивные справки о зарплате, с выборкой специальных выплат, о стаже, в т.ч. льготном, об отпусках, о переименованиях и реорганизациях работодателя (см. примеры)
Таким образом, автором (исполнителем) справки может быть любой сотрудник организации, если у него есть полномочия по информированию руководства (организации или структурного подразделения), предоставлению информации о ходе работы, бизнес-процесса или административной процедуры, отчетных сведений и данных по конкретному вопросу деятельности. Подобные полномочия сотрудников могут быть закреплены в должностной инструкции, трудовом договоре, локальном нормативном акте. Например, в соответствии с Инструкцией по делопроизводству служба делопроизводства составляет справки об объеме документооборота (ежемесячные, ежеквартальные накопительным итогом), о состоянии исполнения поручений и резолюций (по исполнителям, направлениям деятельности, структурным подразделениям, проектам и т.п.).
Справки, относящиеся к системе организационно-распорядительной документации (ОРД), подразделяются на 2 группы, т.е. представляют собой 2 разновидности по сфере применения и некоторым особенностям оформления:
-
справки информационные для подтверждения фактов по направлениям деятельности организации (включаются в подсистему информационно-справочных документов системы ОРД);
-
справки по личному составу для подтверждения фактов служебного характера, относящихся к сотрудникам организации (включаются...
